CRM для навчальних закладів та проєктів – інтелектуальне рішення для освітньої галузі

Сучасна освітня галузь включає широкий спектр напрямків діяльності: це і традиційні навчальні заклади – школи, коледжі, університети, і різні освітні проєкти – приватні курси, онлайн-платформи, тренінгові центри тощо. Незалежно від формату діяльності, представники цієї галузі мають поєднувати найкращі бізнесові та управлінські практики, щоб залишатися конкурентоспроможними, ефективно досягати стратегічних цілей і забезпечувати якісний навчальний досвід для своєї авдиторії.

У цій парадигмі освіта має багато спільного з e-commerce чи іншими сервісними сферами бізнесу, а саме: необхідність працювати з великою кількістю даних, забезпечувати якісний сервіс, підтримувати довготривалі стосунки з клієнтами – якими тут є студенти, викладачі, батьки, інвестори – і налагоджувати ефективну комунікацію на кожному етапі взаємодії з ними. Саме тому CRM-системи (Customer Relationship Management), які вже давно довели свою ефективність у бізнесі, стають дедалі популярнішими і в освітній сфері.

Замовити демонстрацію

Як CRM education рішення допомагають в управлінні навчальними закладами й освітніми проєктами: ключові напрямки використання системи

Управління навчальним закладом чи освітнім проєктом вимагає якісної організації навчального процесу, злагодженого адміністрування, комунікації та роботи з даними, що може забезпечити CRM-система для освіти (CRM for education).

Ключові напрямки використання CRM в освітній галузі:

• Автоматизація вступних кампаній – CRM-рішення дозволяють автоматизувати управління вступною кампанією, забезпечуючи єдину базу всіх заявок, незалежно від того, звідки вони надійшли. Так, всі необхідні дані (рейтинги, бали тестів та ін.) будуть доступні в одному середовищі. CRM для освітніх закладів дозволяє автоматично перевіряти наявність обов’язкових документів, відправляти нагадування про відсутні файли та повідомляти про статус заявки.
• Управління базою контактів – у навчальних закладах «клієнтами» є не лише студенти, а й батьки, партнери та донори. CRM допомагає структурувати ці контакти, створюючи сегментовані бази для ефективніших взаємодій.
• Сегментація авдиторії – освітні CRM-рішення, як-от SMART CRM від компанії SMART business, надають інструменти для сегментування авдиторії за різними критеріями: рівень освіти, спеціальність, вік, успішність тощо. Це полегшує персоналізацію освітніх пропозицій, комунікації й сприяє оптимізації маркетингових кампаній. Наприклад, якщо навчальний заклад пропонує курси підвищення кваліфікації чи додаткові освітні програми, сегментація допомагає пропонувати їх тим студентам, яким вони будуть найбільш корисними.
• Забезпечення комунікації всередині навчального закладу – всі учасники освітнього процесу – адміністрація, викладачі та студенти – можуть взаємодіяти через єдину CRM-систему, а не розрізнені канали. Завдяки цьому важлива інформація, така як розклад занять, а також будь-які зміни чи новини не губляться й швидко доходять до цільової авдиторії.
• Організація життєвого циклу «клієнта» – CRM для освіти може фіксувати всю історію взаємодії студента з навчальним закладом: від першого контакту (подання заявки) до моменту завершення навчання і навіть після випуску. Так, платформа SMART CRM дозволяє зручно зберігати дані про документи, оплати, академічну успішність, участь у заходах, звернення до адміністрації та іншу важливу інформацію.
• Управління запитами – в CRM можна побудувати зручний сервіс для звернень і запитів, що забезпечує швидке реагування і високу якість взаємодії зі студентами, батьками чи викладачами.
• Управління оплатами – CRM оптимізує контроль за оплатами, що є важливою частиною адміністративного управління в навчальних закладах. Система дозволяє фіксувати та відстежувати платежі (оплата за навчання, проживання тощо). Скажімо, у SMART СRM є функціональність, що дозволяє генерувати автоматизовані нагадування про оплати й надсилати їх через електронну пошту, SMS чи месенджер, залежно від необхідних налаштувань.
• Реалізація маркетингових активностей – освітні заклади й організації можуть проводити розсилки, рекламні кампанії чи вебінари через спеціальні інтегровані інструменти, як-от рішення SMART Marketing для управління омніканальними маркетинговими комунікаціями в рамках платформи SMART CRM.
• Автоматизація роботи з розкладами – CRM, орієнтовані на освітні заклади, містять інструментарій для зручного створення розкладів занять, лекцій, семінарів, консультацій, або інших подій з урахуванням різних факторів, таких як: час, доступність приміщень, ресурси або специфіка навчальної програми.
• Цифровізація паперової роботи – студенти та адміністрація отримують доступ до необхідних документів, довідок чи заяв у цифровому вигляді, автоматизуючи їх подання й зменшуючи залежність від паперу та помилок. Такий підхід підвищує ефективність, забезпечує зручність, а також знижує витрати на друк і зберігання фізичних копій.
• Залучення донорів та інвесторів – CRM для освітніх закладів дозволяють створювати детальні та прозорі звіти про використання коштів, досягнення та результати, що підвищує довіру донорів та інвесторів. Система може забезпечити легкість у відстеженні фінансових потоків та ефективності використаних ресурсів. Таким чином, CRM сприяє залученню нових інвестицій завдяки надійності й прозорості фінансової діяльності закладу.
• Посилення безпеки даних – CRM для освіти посилюють рівень безпеки даних завдяки шифруванню, багаторівневій аутентифікації та обмеженому доступу до інформації за ролями. Це запобігає несанкціонованому доступу та витоку персональних даних студентів, викладачів і адміністрації. Крім того, регулярні резервні копії і моніторинг системи гарантують збереження даних навіть у разі технічних збоїв.
• Формування аналітики й звітності – CRM-системи на основі даних про студентів, абітурієнтів та викладачів можуть створювати детальні звіти, що допоможуть у прийнятті обґрунтованих рішень щодо розвитку навчальних програм, підвищення якості освіти та адаптації стратегій залучення студентів.

Ці та інші можливості можна реалізувати за допомогою платформи SMART CRM. Вона забезпечує комплексну екосистему для освітніх закладів, надаючи всі необхідні інструменти для управління, комунікації, автоматизації, фінансового контролю, аналітики та взаємодії з партнерами.

Замовити демонстрацію

Переваги, що надає CRM для різних представників освітньої галузі:

CRM для школи
В школах CRM-система може стати незамінним інструментом для покращення комунікації з батьками учнів. Адже система дозволяє автоматично надсилати повідомлення про успішність учнів, пропуски уроків, важливі події, а також про плани на майбутнє. Завдяки цьому батьки можуть у будь-який час отримувати актуальну інформацію про своїх дітей, що сприяє тіснішій співпраці і залученості. Крім того, CRM допоможе з організацією батьківських зборів та інших заходів, забезпечуючи централізовану платформу для реєстрації та комунікації між батьками, викладачами та шкільною адміністрацією.

CRM для вищих навчальних закладів
ВНЗ зазвичай використовують такі рішення (СRM for higher education) для значного спрощення адміністративних процесів. За допомогою CRM-системи можна автоматизувати реєстрацію абітурієнтів, контроль за поданням документів, перевірку статусу заявок й інформування про приймальні кампанії. Також система допомагає керувати студентським розкладом, групами та дозволяє оптимізувати використання ресурсів кампусу — від аудиторій до лабораторій.

СRM для онлайн-школи
CRM-системи для онлайн-освіти надають можливість автоматично планувати та організовувати онлайн-уроки, а також відстежувати відвідуваність, успішність і загальний прогрес кожного учня дистанційно. Завдяки інтеграції з іншими інструментами, такими як системи для проведення відеоконференцій і платформи для тестування, онлайн-школи можуть швидко реагувати на прогалини в знаннях учнів і коригувати навчальний процес.

СRM-система для освітнього центру
CRM дозволяє централізовано реєструвати учнів на курси, вести облік їхніх успіхів, нагадувати про важливі дати, а також гнучко складати й корегувати розклади. Крім того, система дозволяє відстежувати кількість вільних місць на курсах, що допомагає у прийнятті рішень щодо формування додаткових груп або оптимізації процесу навчання для більш ефективного використання ресурсів.

Замовити демонстрацію

Які існують типи education CRM для навчальних закладів?

CRM для навчальних закладів можуть різнитися залежно від потреб та специфіки роботи закладу:

• Локальні CRM-системи – встановлюються безпосередньо на серверах навчального закладу, що забезпечує високий рівень контролю та безпеки даних. Вони підходять для закладів, які працюють з чутливою інформацією, що потребує додаткового захисту. Однак їхнім мінусом є складність масштабування і підтримки, оскільки потрібно мати команду фахівців для технічного обслуговування та оновлення системи, що потребує постійних інвестицій.
• Хмарні CRM-системи – хмарні CRM-системи дозволяють отримати доступ для використання з будь-якого пристрою, що підключений до інтернету. Це дає значну гнучкість для навчальних закладів, особливо у випадках, коли необхідно взаємодіяти з великою кількістю студентів, викладачів та співробітників, що працюють у різних локаціях. Оскільки дані зберігаються на віддалених серверах, хмарні CRM-системи пропонують легкість в інтеграції та оновлень, що знижує фінансові витрати на IT-інфраструктуру й обслуговування. SMART CRM якраз і є такою хмарною платформою, яка забезпечує простоту в інтеграції, швидку масштабованість системи й регулярну релізність без необхідності втручання з боку користувачів, оскільки це забезпечує вендор SMART business.
• Спеціалізовані CRM для конкретних освітніх установ і проєктів – системи, що розроблені з урахуванням специфіки роботи певних типів освітніх установ, таких як університети, коледжі, школи чи тренінгові центри. Вони можуть містити спеціальні модулі для управління програмами навчання, взаємодії з педагогічним персоналом, контролю за відвідуваністю та успішністю, а також можливість інтеграції з іншими освітніми платформами, такими як системи управління навчальним процесом (LMS). Спеціалізовані CRM-системи дозволяють точніше налаштувати функціональність під конкретні потреби закладу.

Яскравим прикладом вдалого вибору і впровадження CRM-cистеми для освіти є кейс British-Georgian Academy, відомого приватного навчального закладу у Грузії. Замовник інтегрував свої освітні процеси в платформу SMART CRM. Завдяки автоматизації адміністративних завдань, інструментам для управління заявками та рішенням SMART Customer Care і SMART Sales, академія змогла підвищити якість комунікації з батьками студентів та знизити навантаження на свій персонал.

SMART CRM є платформою, яку можна гнучко адаптувати під специфічні вимоги вашого навчального закладу або проєкту. Це можливо завдяки великому стеку модулів та широкому вибору корисних інтеграцій, наданих розробником SMART business. Все це дозволяє кожному освітньому закладу отримати максимальну користь від впровадження системи, адаптуючи програмний продукт під індивідуальні потреби та специфіку своїх робочих процесів.

Замовити демонстрацію

Як обрати CRMсистему для навчальних закладів і на що варто звернути увагу?

Вибір CRM для навчальних закладів — це важливий крок, який потребує ретельного підходу та врахування головних потреб організації. Щоб обрати ідеальне рішення, необхідно звернути увагу на кілька ключових аспектів:

1. Функціональність і модулі – важливо, щоб функціональність системи відповідала вимогам конкретного навчального закладу чи освітнього проєкту. З’ясуйте, чи потрібно вам інтегрувати систему з іншими платформами, такими як LMS або фінансовими рішеннями. Чи є потреба в спеціалізованих модулях? Зрозумійте, які функції є необхідними для вашого закладу і переконайтеся, що CRM-система їх підтримує.
2. Гнучкість і кастомізація – перевагою буде, якщо CRM матиме можливість адаптації під конкретні потреби вашого закладу. Це особливо важливо для великих університетів або довготривалих освітніх проєктів. Шукайте рішення, яке дозволяє легко налаштовувати систему під зміни в навчальному процесі та інтегруватися з іншими сервісами без значних витрат часу і ресурсів.
3. Безпека даних – вибір CRM-системи для освіти не повинен обмежуватись лише функціональними можливостями, адже захист особистих даних студентів та працівників є надзвичайно важливим. Перевірте, чи система відповідає вимогам щодо захисту інформації та чи надає достатньо рівнів безпеки для збереження чутливих даних.
4. Підтримка та оновлення – CRM-система повинна забезпечувати регулярні оновлення і технічну підтримку, аби йти в ногу з часом. Важливо, щоб вендор забезпечував актуальні оновлення, покращуючи програмний продукт й розвиваючи його.
5. Масштабованість – Якщо ваш навчальний заклад або проєкт планує зростати, система повинна мати здатність підтримувати більшу кількість користувачів, заявок або даних без втрати продуктивності.
6. Вартість і ROI – Оцінюючи CRM, варто порівняти вартість рішення з передбачуваними вигодами. Інвестиція в систему повинна виправдовувати себе через підвищення ефективності роботи та зниження витрат, особливо на адміністративні процеси.

Отже, вибір CRM-системи для навчального закладу — це комплексний процес, який вимагає врахування множини факторів: від функціональності до ціни та підтримки вендора.

Компанія SMART business готова зорієнтувати вас на цьому шляху. Розглядаючи платформу SMART CRM, досвідчені експерти допоможуть вам врахувати ключові потреби та нададуть всю необхідну інформацію для обґрунтованого і зваженого рішення.

Замовити демонстрацію