SMART CRM: Niezawodna alternatywa dla Bitrix24

Jeszcze kilka lat temu znacząca część systemów CRM w Europie Wschodniej miała rosyjskie pochodzenie. Wśród nich szczególnie popularny był Bitrix24, szeroko stosowany w firmach.

Jednak obawy dotyczące bezpieczeństwa danych, zgodności z przepisami i ryzyk operacyjnych sprawiły, że korzystanie z rosyjskiego oprogramowania staje się coraz większym problemem. Przykładowo, aktualne trendy pokazują, że użycie takich CRM-ów spadło do ok. 14% firm.

Ta zmiana otworzyła drogę lokalnym rozwiązaniom CRM, takim jak SMART CRM, które zdobywają popularność dzięki oferowaniu bezpiecznych, nowoczesnych i w pełni zgodnych z regulacjami platform.

W tym artykule przeanalizujemy ryzyka związane z używaniem rosyjskich systemów CRM oraz przedstawimy kluczowe czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze współczesnej, bezpiecznej alternatywy dla Bitrix24 i podobnego oprogramowania.

Czym jest Bitrix24?

Bitrix24 to system CRM do zarządzania procesami biznesowymi, stworzony przez rosyjską firmę 1C-Bitrix. Do 2022 roku Bitrix24 posiadał znaczący udział w rynku CRM w Europie Wschodniej, szczególnie w sektorze małych i średnich firm. Popularność zawdzięczał temu, że oferował podstawowy zestaw narzędzi do komunikacji, zarządzania zadaniami i sprzedażą. Na pierwszy rzut oka podejście „all-in-one” wydawało się wygodne, zwłaszcza dla firm, które nie mogły inwestować w wyspecjalizowane systemy. Jednocześnie uniwersalny charakter platformy często wiązał się z ograniczoną elastycznością, problemami ze wsparciem oraz istotnymi ryzykami wynikającymi z pochodzenia producenta.

Krótki przegląd Bitrix24: najważniejsze funkcje i ograniczenia dla biznesu

Przez długi czas Bitrix24 prezentował się jako kompleksowe rozwiązanie do organizacji procesów wewnętrznych w firmie. Podstawowy pakiet obejmuje m.in.: zarządzanie bazą klientów (CRM), przypisywanie i śledzenie zadań, integracje z telefonią, pocztą elektroniczną i czatami, a także organizację przestrzeni roboczych do pracy zespołowej.

Pomimo szerokiej funkcjonalności, dziś Bitrix24 częściej kojarzony jest z ryzykiem i ograniczeniami niż z zaletami — szczególnie dla firm działających w ramach międzynarodowych regulacji prawnych.

Kluczowe wady Bitrix24:

1. Rosyjskie pochodzenie — opracowany przez 1C-Bitrix, wiąże się z ryzykiem dla bezpieczeństwa narodowego i może podważać zaufanie na rynku lokalnym.
   Możliwe konsekwencje: utrata zaufania partnerów, klientów i kontrahentów publicznych; problemy z wejściem na rynki międzynarodowe, gdzie przestrzeganie sankcji i etycznych polityk biznesowych jest obowiązkowe.
2. Ryzyka związane z przechowywaniem i przetwarzaniem danych — brak jasnych informacji o lokalizacji serwerów i jurysdykcji. Istnieje wysokie prawdopodobieństwo, że dane są przechowywane lub przesyłane przez Rosję, co stwarza możliwość dostępu władz rosyjskich do poufnych informacji. Dotyczy to nie tylko administracji technicznej, lecz także potencjalnych żądań ze strony służb bezpieczeństwa lub wpływu ze strony regulatora państwa-agresora.
   Możliwe konsekwencje: Niekontrolowany dostęp do wewnętrznych danych firmowych, kompromitacja baz klientów, informacji finansowych lub dokumentacji wewnętrznej przez osoby trzecie powiązane z Rosją. To może prowadzić do wycieków danych, strat finansowych lub niepożądanych konsekwencji prawnych, takich jak:
   • Naruszenie przepisów o ochronie danych — jeśli firma nie może zagwarantować, że dane są przechowywane i przetwarzane wyłącznie w bezpiecznych jurysdykcjach (np. UE), może naruszyć przepisy takie jak RODO czy CCPA, co grozi karami finansowymi lub zakazem działalności na określonych rynkach.
   • Problemy ze zgodnością (ISO/IEC, SOC 2 itd.) — wiele firm podlega audytom zgodności z międzynarodowymi normami bezpieczeństwa informacji. Obecność oprogramowania rosyjskiego pochodzenia w infrastrukturze IT automatycznie rodzi ryzyko niezgodności.
   • Potencjalne roszczenia klientów lub partnerów — w przypadku wycieku danych lub nieautoryzowanego dostępu firma może spotkać się z roszczeniami, presją wizerunkową lub pozwami ze strony partnerów biznesowych.
3. Przeładowany interfejs — Interfejs Bitrix24 jest często wypełniony nadmiarem przycisków, funkcji i sekcji, które nie zawsze są intuicyjne dla użytkowników. To zwiększa krzywą uczenia się i wymaga dodatkowych zasobów na szkolenie pracowników.
   Możliwe konsekwencje: Wdrożenie CRM trwa dłużej, a produktywność zespołu spada, ponieważ pracownicy poświęcają więcej czasu na adaptację do narzędzia.
4. Brak głębokiej integracji z lokalnymi usługami — Bitrix24 nie oferuje bezpośredniej, pełnej integracji z popularnymi platformami do księgowości, raportowania i komunikacji. W efekcie firmy często muszą przetwarzać dane poza systemem lub inwestować w skomplikowane integracje niestandardowe.
   Możliwe konsekwencje: Automatyzacja procesów pozostaje niepełna, co zwiększa ryzyko błędów i powoduje dodatkowe koszty związane z integracjami lub ręcznym duplikowaniem pracy.
5. Ograniczone opcje eksportu danych — Migracja danych z Bitrix24 może być trudna: automatyczny eksport jest ograniczony i wymaga dodatkowych narzędzi oraz zasobów. Dane są często eksportowane fragmentarycznie, bez wygodnej możliwości pełnego pobrania całej historii interakcji, zadań, plików, e-maili i innych elementów.
   Możliwe konsekwencje: Firmy tracą elastyczność i wpadają w „cyfrową pułapkę”, mając ograniczoną kontrolę nad własnymi danymi i zależność od jednego dostawcy.
6. Skomplikowana struktura licencjonowania — Cennik zależy nie tylko od liczby użytkowników, ale także od dostępu do podstawowej funkcjonalności, która niekiedy jest ukryta za dodatkowymi pakietami.
   Możliwe konsekwencje: Trudniej przewidzieć rzeczywiste koszty CRM, co utrudnia planowanie budżetu.
7. Ryzyka moralne i etyczne — Korzystanie z produktu pochodzącego z kraju o problematycznej reputacji może stać w sprzeczności z zasadami społecznej odpowiedzialności biznesu, szczególnie jeśli firma chce promować etyczny lub odpowiedzialny wizerunek.
   Możliwe konsekwencje: Negatywna percepcja marki wśród pracowników, partnerów, klientów, a nawet międzynarodowych interesariuszy. To kolejny istotny powód, aby rozważyć ukraińską alternatywę dla Bitrix24.

Dla firm korzystanie z Bitrix24 od dawna wykracza poza zwykły wybór technologiczny — stało się kwestią ryzyka i reputacji. Powiązania z rosyjskimi deweloperami niosą nie tylko potencjalne problemy prawne i związane ze zgodnością, ale także głębsze konsekwencje: od utraty zaufania partnerów i klientów po trudności z wejściem na rynki międzynarodowe. W środowisku biznesowym, w którym bezpieczeństwo cyfrowe jest strategicznym priorytetem, dalsze poleganie na tym oprogramowaniu tworzy niekontrolowaną strefę podatności: ograniczone wsparcie techniczne, ograniczone aktualizacje, nieoczekiwane awarie czy blokady kont. Przy rosnących wymaganiach dotyczących przejrzystości procesów biznesowych takie narzędzie może wyrządzić więcej szkody niż pożytku, co sprawia, że wybór bezpiecznej alternatywy dla Bitrix24 jest dziś koniecznością.

SMART CRM — bezpieczna alternatywa dla Bitrix24 oparta na technologiach międzynarodowych

SMART CRM to autorskie rozwiązanie firmy SMART business, zbudowane na Microsoft Power Platform. System łączy projektowanie zorientowane na klienta z niezawodnością globalnego giganta IT, oferując firmom narzędzia do sprzedaży, marketingu i obsługi, które spełniają nowoczesne standardy bezpieczeństwa i wspierają efektywne procesy biznesowe.

Platforma jest przeznaczona zarówno dla segmentu B2B, jak i B2C, umożliwiając płynne przejście ze starszego lub rosyjskiego oprogramowania, co czyni ją najlepszą ukraińską alternatywą dla Bitrix24.

SMART CRM zapewnia zgodność z RODO i CCPA oraz oferuje gotowe integracje z popularnymi lokalnymi usługami i aplikacjami. Wdrożenie trwa od jednego do trzech tygodni, a dzięki elastyczności platformy każda firma może dostosować ją do swoich unikalnych potrzeb.

Kluczowe funkcje i możliwości SMART CRM:

• Jednolita baza klientów — przechowuje wszystkie informacje o interakcjach z klientami w jednym, bezpiecznym środowisku.
• Integracja z aplikacjami biznesowymi — umożliwia połączenie z nowoczesnymi kanałami komunikacji i usługami płatniczymi bez dodatkowych kosztów rozwoju.
• Analityka w czasie rzeczywistym — zapewnia szerokie śledzenie kluczowych wskaźników i bieżących trendów, wspierając podejmowanie terminowych decyzji zarządczych.
• Szablonowe procesy biznesowe — zawiera gotowe rozwiązania dla scenariuszy B2B i B2C, z możliwością elastycznego dostosowania do specyficznych potrzeb firmy.
• Narzędzia współpracy zespołowej — przyspieszają komunikację wewnętrzną i ułatwiają wymianę informacji między działami.
• Zachowanie wiedzy korporacyjnej — centralizuje i zabezpiecza zgromadzoną wiedzę bez ryzyka utraty danych.

Cztery kluczowe rozwiązania SMART CRM:

1. SMART Sales — automatyzuje sprzedaż B2B od pierwszego kontaktu do zamknięcia transakcji. Funkcje obejmują zarządzanie klientami i sprzedażą, komunikację, katalogi produktów, adresy, zadania i powiadomienia, a także zaawansowaną analitykę i raportowanie.
2. SMART Customer Care — zapewnia efektywną obsługę klienta przez interfejs jednookienny (tzw. single window). Obsługuje zgłoszenia w czasie rzeczywistym, wspiera wiele kanałów, integruje popularne komunikatory przez SMART Chat, monitoruje SLA i generuje raporty.
3. SMART Order Management — umożliwia pełną kontrolę nad procesem realizacji zamówień. Od momentu przyjęcia do dostawy automatyzuje przydział, przetwarzanie i realizację, minimalizując czas oczekiwania klientów.
4. SMART Marketing — pozwala na prowadzenie marketingu omnichannel w czasie rzeczywistym: targetowanie odbiorców, zarządzanie segmentami klientów, automatyczne kampanie, zarządzanie treściami i analitykę skuteczności kampanii.

Jako ukraińska alternatywa dla Bitrix24, SMART CRM wspiera także rozszerzone możliwości dzięki dodatkowym narzędziom, takim jak SMART Chat, który konsoliduje komunikację z Facebook Messenger, Telegram, WhatsApp, Viber i Instagram w jednym oknie CRM dla spersonalizowanych interakcji.

Co wyróżnia SMART CRM spośród alternatyw dla Bitrix24: Kluczowe zalety

• Pełne bezpieczeństwo i kontrola danych dzięki technologiom chmurowym Microsoft.
• Szybka migracja z rosyjskich lub przestarzałych systemów bez utraty krytycznych informacji.
• Gotowe integracje i moduły — brak dodatkowych kosztów rozwoju.
• Elastyczne dostosowanie do firm każdej wielkości.
• Skrócenie czasu realizacji procesów operacyjnych i zwiększenie wydajności zespołu.
• Możliwość skalowania funkcjonalności wraz z rozwojem firmy.

Krótko mówiąc, SMART CRM jest idealną alternatywą dla Bitrix24. Platforma biznesowa SMART łączy w sobie międzynarodowe standardy, ukraińską wiedzę specjalistyczną i szybkie wdrożenie, zapewniając bezpieczne, nowoczesne i skuteczne narzędzie do zarządzania interakcjami z klientami.

SMART CRM vs. Bitrix24: Porównanie kluczowych funkcji

Aby obiektywnie ocenić, w jakim stopniu SMART CRM odpowiada na potrzeby nowoczesnych firm, warto zestawić jego możliwości bezpośrednio z Bitrix24. Poniżej znajduje się tabela podsumowująca najważniejsze funkcje obu platform.

Case Study: Udana migracja z Bitrix24 do SMART CRM

AQUA PLUS — czołowa ukraińska firma zajmująca się uzdatnianiem wody i kompleksowymi usługami oczyszczania wody — stanęła wobec rosnących wymagań klientów i potrzebowała narzędzia do systematycznego zarządzania relacjami z klientami. Ich wcześniejsze doświadczenia z Bitrix24 były niezadowalające: konfiguracja została wykonana wewnętrznie, funkcjonalność nie odpowiadała procesom firmy, a bezpieczeństwo danych pozostawało problematyczne. Te czynniki stały się decydujące w poszukiwaniu bardziej elastycznej i niezawodnej alternatywy dla Bitrix24.

Kluczowe kryteria wyboru obejmowały pełną migrację danych wraz z historią interakcji, zaawansowane możliwości personalizacji, intuicyjność dla menedżerów oraz wysoki poziom ochrony danych. Demonstracja systemu SMART Order Management przeprowadzona przez SMART business przekonała zespół AQUA PLUS, że system może zaspokoić kluczowe potrzeby firmy i skalować się wraz z przyszłymi wyzwaniami.

Rezultatem była migracja wszystkich procesów do SMART Order Management, w tym pełnej bazy klientów i historii komunikacji. Zarządzanie danymi stało się szybsze i bardziej przejrzyste, obsługa zamówień bardziej zautomatyzowana, a komunikacja z klientami efektywniejsza dzięki SMART Connector for GMS, który automatyzuje masową i wyzwalaną komunikację przez SMS i Viber bezpośrednio z CRM. Firma zyskała nie tylko wysokiej jakości ukraińską alternatywę dla Bitrix24, ale także elastyczne narzędzie, które łatwo dostosowuje się do nowych pomysłów, celów i zmian wewnętrznych, pozwalając zespołowi skupić się na tym, co najważniejsze — doskonałej obsłudze i rozwoju biznesu. Więcej informacji na temat wyników wdrożenia można znaleźć tutaj.

Wnioski:

Case study oraz analiza porównawcza jasno pokazują, że SMART CRM znacząco przewyższa Bitrix24 w kluczowych obszarach — od bezpieczeństwa danych i skalowalności po automatyzację procesów biznesowych. Bezproblemowa integracja z ekosystemem Microsoft, narzędzia oparte na sztucznej inteligencji oraz elastyczne możliwości dostosowania sprawiają, że SMART CRM jest bardziej niezawodnym i perspektywicznym rozwiązaniem dla firm, które chcą szybko dostosowywać się do zmian, zachowując jednocześnie wysoką efektywność.

Chociaż Bitrix24 oferuje szeroką funkcjonalność, ustępuje pod względem głębokości personalizacji, stabilności w procesie skalowania i zgodności z międzynarodowymi standardami bezpieczeństwa. Dodatkowo ograniczenia w darmowych planach, bardziej złożony proces wdrożenia oraz mniejszy nacisk na lokalizację zmniejszają jego atrakcyjność dla średnich i dużych przedsiębiorstw.

Dla organizacji skoncentrowanych na długoterminowym rozwoju, skalowalności i solidnej ochronie danych, SMART CRM to mądry i strategicznie trafny wybór.

Zamów konsultację