Blog

„Musimy porzucić nadzieję, że morze kiedyś się uspokoi. Musimy nauczyć się pływać przy bardzo silnym wietrze” – te słowa greckiego przedsiębiorcy Arystotelesa Onassisa trafnie odzwierciedlają filozofię firmy BROCARD – przykład marki, która odważnie transformuje się za pomocą technologii.

Trochę historii:

1. Dynamics 365 Customer Insights Journeys – narzędzie do skutecznej orkiestracji interakcji z klientami poprzez różne kanały, zapewniające indywidualne podejście do każdego klienta.
2. Dynamics 365 Customer Insights Data – platforma do zarządzania danymi o klientach, umożliwiająca łączenie, analizowanie i wykorzystywanie różnych źródeł informacji w celu poprawy interakcji z konsumentami.
3. Dynamics 365 Customer Voice – rozwiązanie do zbierania i analizowania opinii klientów, które pozwala firmie uzyskać cenne informacje dotyczące satysfakcji i lojalności klientów.

IT-rewolucja BROCARD: główne czynniki transformacji i procesy wdrożone na platformie Microsoft

• Obsługi zamówień,
• Automatyzacji pracy centrum kontaktowego,
• Automatyzacji procesów magazynowych i wdrożenia kompletacji falowej,
• Realizacji katalogu produktowego,
• Wsparcia działań marketingowych (w tym promocji).

• elastyczną konsolidację danych o klientach,
• pełny portret klienta w ujęciu 360°,
• narzędzia do głębokiej segmentacji odbiorców,
• szerokie możliwości personalizowanej komunikacji,
• funkcjonalność do budowania złożonych, rozgałęzionych scenariuszy interakcji w ramach Customer Journeys,
• moduł Dynamics 365 Customer Voice do ankiet — umożliwiający tworzenie formularzy, zbieranie i analizę danych zwrotnych od klientów.

Rezultaty wdrożenia ekosystemu rozwiązań Microsoft

1. Bezszwową integrację wszystkich komponentów biznesowych — zamiast mozaiki niesynchronizowanych systemów, wszystkie procesy działają teraz spójnie w jednym środowisku.
2. Wysoki poziom ochrony danych — zgodny ze współczesnymi wymogami bezpieczeństwa i poufności dzięki wbudowanym mechanizmom Microsoft: szyfrowaniu danych, wielopoziomowej autoryzacji, zarządzaniu dostępem itp.
3. Pracę w środowisku chmurowym, która zapewnia wysoką dostępność, elastyczność i stabilność działania biznesu niezależnie od infrastruktury fizycznej, lokalizacji użytkowników czy zmian w środowisku operacyjnym.
4. Skalowalną architekturę, która pozwala łatwo rozbudowywać system w miarę potrzeb — dodawać nowe moduły, podłączać dodatkowe usługi i dostosowywać się do wzrostu firmy bez konieczności pełnej wymiany lub modernizacji infrastruktury IT.
5. Pełną przejrzystość i ślad audytowy — co jest istotną przewagą dla firmy działającej w sposób otwarty i zgodny z przepisami prawa. Taki poziom kontroli zwiększa zaufanie partnerów, ułatwia audyty i zmniejsza ryzyko błędów ludzkich.
6. Odporność na ryzyka zewnętrzne — np. terminale POS działają nawet w przypadku braku prądu lub Internetu dzięki lokalnemu buforowaniu danych i trybowi offline. To gwarantuje ciągłość sprzedaży i zachowanie informacji do późniejszej synchronizacji z centralnym systemem.
7. Natychmiastową aktualizację danych o kliencie w systemie, co jest kluczowe dla jakościowej personalizacji i szybkiej obsługi.
8. Lepszą współpracę między działami — zniknęła potrzeba wymiany tabel, plików czy niekończących się maili, ponieważ wszystkie dane są przechowywane centralnie i dostępne w czasie rzeczywistym.

Praktyczne case’y: w jaki sposób ekosystem IT BROCARD pomaga obecnie w pracy z realnymi klientami?

Case №1 — Praca z datami urodzin

W efekcie taka automatyzacja zapewnia:

• codzienne wysyłanie spersonalizowanych wiadomości,
• 4 różne zautomatyzowane customer journeys dla 4 dynamicznych grup klientów,
• ścieżki (journeys), które śledzą datę święta z wyprzedzeniem 7 dni — firma przeprowadziła kilka eksperymentów i ostatecznie zdecydowała się na opcję, w której komunikacja wysyłana jest 7 dni przed urodzinami klienta, a oferta obowiązuje jeszcze przez 7 dni po dacie urodzin,
• unikalny kod promocyjny zabezpieczony powiązaniem z numerem telefonu oraz PIN-em,
• walidację imion poprzez słownik, aby uniknąć błędów w pisowni.

Wcześniej specjaliści ds. marketingu nawet nie wyobrażali sobie, że można pracować z solenizantami na co dzień, a teraz zautomatyzowana strategia znacząco oszczędza czas i zasoby specjalistów. Co więcej, komunikacja przed urodzinami generuje tak duży obrót, że znalazła się w pierwszej trójce najskuteczniejszych działań marketingowych BROCARD.

Antonina Ohandżanian

Head of Marketing Projects, BROCARD

Case №2 — Aktywacja „uśpionych segmentów”

1. Czas od ostatniego zakupu (Recency),
2. Częstotliwość zakupów (Frequency),
3. Wartość wydatków (Monetary).

• segment „uśpionych” klientów zmniejszył się 4,9 razy,
• segment potencjalnego odpływu — 3,8 razy,
• segment odpływu — 1,5 razy.

Case №3 — Praca z Wishlists

• wykorzystywać informacje z list życzeń do promocji określonych marek lub pojedynczych produktów,
• personalizować ceny dla wybranych segmentów klientów, czyniąc oferty jeszcze bardziej atrakcyjnymi — np. informować kupujących o obniżce cen dokładnie na te produkty, które znajdują się na ich liście życzeń,
• zwiększać skuteczność wysyłek dzięki temu, że opierają się na realnych zainteresowaniach klienta.

Case №4 — Hierarchia promocji

• rabaty procentowe lub w wartości nominalnej,
• specjalne oferty obowiązujące tylko w określonych lokalizacjach, kanałach lub w wybranym okresie,
• akcje obejmujące cały asortyment lub wybrane marki,
• prezenty przy zakupie i inne.

1. Specjalista ds. marketingu oszczędza czas potrzebny na wprowadzanie promocji do systemu.
2. Klient zawsze otrzymuje najkorzystniejszą cenę — nawet jeśli produkt objęty jest kilkoma promocjami naraz, system automatycznie zastosuje najlepszy rabat.
3. Kasjer może skupić się na obsłudze klienta, ponieważ system sam wykonuje wszystkie obliczenia, eliminując ryzyko błędów.

Case №5 — Kody promocyjne

• Generowany jest kod promocyjny,
• Określane są zasady jego aktywacji,
• podczas zakupu system automatycznie nalicza rabat lub uruchamia odpowiednią promocję.

• odbywa się segmentacja odbiorców w celu wysyłki kodu promocyjnego,
• uruchamiana jest komunikacja – na podstawie wyzwalacza, np. w dniu urodzin lub przy przejściu do innego segmentu.

Case №6 — Nowa generacja kart podarunkowych

• są tworzone dopiero po dokonaniu zakupu,
• są powiązane z numerem telefonu,
• są chronione jednorazowym dynamicznym hasłem.

Wnioski: jak wdrożenie rozwiązań opartych na technologii Microsoft przekształciło marketing BROCARD?

1. Prawdziwe zrozumienie klienta — nie tylko jego wieku czy lokalizacji, ale także głębszych wzorców zachowań, preferencji i nawyków.
2. Natychmiastowe reakcje na działania klientów — niezależnie od kanału interakcji, ponieważ dane trafiają do CRM niemal w czasie rzeczywistym.
3. Znaczne skrócenie czasu potrzebnego na analizę informacji i uruchamianie nowych inicjatyw.
4. Wyższą efektywność kampanii marketingowych — dzięki precyzyjnej segmentacji, personalizacji i wykorzystaniu wyzwalaczy (triggerów).
5. Optymalizację wydatków na marketing — tylko kampanie trafiające do odpowiednich odbiorców.

Dlaczego można z pełnym przekonaniem stwierdzić, że to działa?

Wdrożenie fundamentalnych rozwiązań do przetwarzania danych klientów jest pierwszym etapem na drodze do dalszego wykorzystania AI oraz modeli predykcyjnych. Firma BROCARD już pewnie podąża kolejnymi krokami tej ścieżki. Jak pokazuje doświadczenie – kto pierwszy zasieje ziarno zmian, ten pierwszy zbierze plony. Dlatego w SMART business z radością obserwowaliśmy wdrożenie przez BROCARD hiperpersonalizowanego marketingu i z równie wielką radością będziemy śledzić ich sukcesy w wykorzystaniu AI.

Denys Shevchuk

BDM ds. CRM

Partnerstwo, które przynosi rezultaty

SMART business ma doświadczenie we wdrażaniu wszystkich rozwiązań Microsoft, a nasza współpraca trwa już 8 lat. Często przychodzimy jedynie z pomysłem lub marzeniem i wspólnie zanurzamy się w projekt, nawet jeśli na starcie wiele jest niewiadomych. Jednak dzięki synergii naszych zespołów pewnie przechodzimy tę drogę i osiągamy oczekiwany rezultat. Wiemy też na pewno — przed nami jeszcze wiele ambitnych planów!

Antonina Ohandżanian

Head of Marketing Projects, BROCARD

Doświadczenie BROCARD potwierdza: cyfryzacja to inwestycja w rozwój biznesu. Jakościowy, segmentowany marketing jest możliwy tylko wtedy, gdy silny zespół wspierają nowoczesne rozwiązania IT. Dzięki transformacji, którą detalista rozpoczął jeszcze w 2016 roku, dziś, w 2025 roku, BROCARD — jeden z tych ukraińskich detalistów, który może pochwalić się osobistą komunikacją z każdym z 2,5 mln klientów, co często bezpośrednio prowadzi do zakupu. Ponadto ekosystem rozwiązań Microsoft zapewnił BROCARD bezszwową współpracę między kluczowymi funkcjami biznesowymi. Rachunkowość finansowa i zarządcza, gospodarka magazynowa, operacje na stronie i w aplikacji, komunikacja z klientami oraz praca biurowa — wszystko to zostało połączone za pomocą technologii jednego dostawcy. Dzięki temu dane o klientach, sprzedaży i przepływach finansowych są skonsolidowane i się nie dublują. Jak to się mówi: kto ma informacje, ten ma władzę.

Kyryło Rudniew

Współzałożyciel i partner zarządzający, SMART business

1. Zgodność oprogramowania z międzynarodowym poziomem;
2. Rozwiązanie powinno uwzględniać najlepsze podejścia i sprawdzone praktyki, które okazały się skuteczne w firmach na całym świecie;
3. Zgodność z budżetem ustalonym przez firmę;
4. Elastyczna personalizacja i możliwość dostosowania do specyfiki procesów firmy;
5. Doświadczony partner, który pomoże we wdrożeniu rozwiązania i będzie je wspierać w dłuższej perspektywie.

Szukaliśmy dostawcy, który nie tylko wdrożyłby system, ale także byłby w stanie dostosować go do naszych potrzeb i zapewnić długoterminowe wsparcie przez cały okres naszej współpracy. W końcu rozwiązanie może mieć szeroki zakres funkcji, ale jest jak luksusowy samochód – jeśli w twoim kraju nie ma autoryzowanego serwisu, to przy pierwszej awarii pojazd staje się bezużyteczny. SMART business jako partner Microsoft był dla nas właśnie takim dostawcą – spełnił wszystkie nasze oczekiwania i pomógł przejść przez proces integracji z uwzględnieniem naszych potrzeb

Oleksandr Mokrovolskiy

Dyrektor Handlowy, Seeton

• Możliwość realizacji wstępnej przedsprzedaży: identyfikacja leadów, tworzenie ofert, przygotowywanie prezentacji – koniecznie z możliwością śledzenia każdego etapu;
• Funkcjonalność dla procesów związanych z przetargami: rejestracja wniosków, przygotowywanie i zatwierdzanie ofert, planów finansowych itp.
• Szczegółowa klasyfikacja sprzedaży według obszarów: seeton działa w kilku segmentach rynku, oferując zarówno rozwiązania partnerów technologicznych, jak i własne usługi;
• Integracja z systemem DMS (Document Management System): dla skonsolidowanego zarządzania dokumentacją;
• Przesyłanie informacji do systemu księgowego w celu budowania rzeczywistego Pipeline & Forecast;
• Automatyzacja powiadomień – na przykład powiadomienia na etapie interakcji z systemem finansowym lub księgowym (np. konieczność wykonania określonego kroku).

Wdrożenie Microsoft Dynamics 365 Sales: jak system został zintegrowany z procesami Seeton i czy spełnił kluczowe wymagania klienta

Podczas współpracy ze SMART business czuliśmy doskonałą organizację na każdym etapie. Projekt przebiegał zgodnie z planem: bez opóźnień, bez nieporozumień – wszystkie kwestie były rozwiązywane sprawnie i profesjonalnie. Zespół SMART business, bazując na swoim doświadczeniu, proponował alternatywne rozwiązania, które upraszczały proces i czyniły go bardziej efektywnym. Dzięki takiemu proaktywnemu podejściu cała współpraca przebiegała sprawnie i efektywnie

Anna Khudenko

Kierownik operacyjny ds. sprzedaży

1. Skalowalność i dopasowanie do wielkości biznesu – Dynamics 365 Sales zapewnił skalowalną architekturę wspierającą złożone procesy sprzedażowe klienta oraz umożliwiającą dostosowanie systemu do przyszłych wyzwań.
2. Mobilność i możliwość pracy z dowolnego miejsca – dzięki pełnoprawnemu interfejsowi mobilnemu Dynamics 365 Sales zapewnił elastyczność i szybkość pracy handlowców zarówno na komputerach, jak i urządzeniach mobilnych.
3. Cyfrowa dyscyplina zespołu i kontrola pipeline’u – CRM pomógł nie tylko rejestrować działania menedżerów oraz historię interakcji z klientami, lecz także kształtować w zespole trwałe nawyki pracy. System umożliwił uporządkowane podejście do zarządzania potencjalnymi transakcjami, raportowania i kontroli sprzedaży na każdym etapie.
4. Regularne raportowanie i transparentność dla inwestorów oraz kadry zarządzającej – Dynamics 365 Sales zapewnił wygodną wizualizację procesów zarówno dla zespołu, jak i rady nadzorczej. Dashbordy do cotygodniowych raportów oraz aktualizacje Pipeline & Forecast umożliwiły podejmowanie trafniejszych decyzji zarządczych.
5. Spójny ekosystem do automatyzacji wszystkich procesów – dzięki integracji Dynamics 365 Sales z innymi rozwiązaniami Microsoft możliwe było stworzenie jednolitego środowiska cyfrowego, łączącego CRM, obieg dokumentów, finanse i analitykę w jednej zintegrowanej ekosystemie IT.

Naszą główną zaletą jest indywidualne podejście do każdego klienta. Naszymi kientami są firmy z różnych branż – od telekomunikacji, przez bankowość i przemysł, po sektor publiczny – i nie da się zaproponować jednego rozwiązania wszystkim. Nie kierujemy się tym, co jest wygodne tu i teraz, tylko tym, co będzie skuteczne dla klienta – pod względem ekonomicznym i technologicznym – i co wesprze realizację jego celów oraz strategii rozwoju. Stawiamy na długofalową współpracę opartą na profesjonalizmie i wzajemnym zaufaniu. Dynamics 365 Sales technologicznie wspiera nasze podejście, pozwalając firmie precyzyjnie śledzić każdy krok w procesie zawierania umowy, odpowiadać na zapytania klientów w czasie rzeczywistym, a także elastycznie i sprawnie planować i zarządzać projektami

Oleksandr Mokrovolskiy

Dyrektor handlowy, Seeton

Efekty wdrożenia i plany na przyszłość zespołu Seeton

1. Pełna przejrzystość portfela projektówWcześniej ocena stanu realizacji wdrożeń wymagała długotrwałego zbierania i analizowania danych. Teraz – dzięki wdrożeniu Dynamics 365 Sales – możliwe jest szybkie sprawdzenie, na jakim etapie znajduje się dany projekt: od początku oceny technicznej aż po oddanie do eksploatacji. Pozwala to natychmiast zidentyfikować opóźnienia i pozbyć się „martwych punktów” w obsłudze klienta.
2. Analityka sprzedaży top-downZestawienia w dashboardach pokazują podział transakcji według regionów, obszarów działalności oraz etapów sprzedaży – wszystko dostępne w kilku kliknięciach, zarówno na komputerze, jak i urządzeniu mobilnym.
3. Prognozowanie i zarządzanie ryzykiemPrzejrzystość wizualizacji danych dotyczących sprzedaży i projektów pozwala szybciej identyfikować ryzyka oraz prognozować nowe transakcje, co ułatwia zrównoważenie portfela i planowanie obciążenia zespołów projektowych.
4. Szybsze decyzje dla kadry zarządzającejZamiast poświęcać wiele godzin na przygotowanie raportów, kierownicy mogą z jednego dashboardu uzyskać dostęp do wszystkich kluczowych wskaźników. Mobilny dostęp gwarantuje, że niezbędne dane są zawsze pod ręką.

Ważne jest jednak, aby zrozumieć, że system CRM nie jest magiczną różdżką, która natychmiast zwiększy sprzedaż firmy. Nie, przede wszystkim jest to narzędzie w rękach ludzi, które pozwala im osiągać cele. Wdrożenie Dynamics 365 Sales pozwoliło naszemu zespołowi rozwinąć niezbędną dyscyplinę w dynamicznym środowisku, stać się bardziej efektywnym i elastycznym w codziennych działaniach, a przejrzystość procesów zapewniła zrozumienie, gdzie jesteśmy teraz i jakie kolejne kroki musimy podjąć, aby wszystko zadziałało, czego właśnie szukaliśmy

Oleksandr Mokrovolskiy

Dyrektor handlowy, Seeton

Niezwykle inspirujące jest to, że ukraińskie firmy każdego dnia, nawet w obliczu poważnych wyzwań, znajdują w sobie siłę i motywację do rozwoju. Pomimo trudności i niepewności nieustannie się zmieniają i doskonalą dla swoich zespołów, klientów i całego społeczeństwa. Dziś, jak nigdy wcześniej, aktualne stają się słowa Alana Deutschmana: "Change or die" – i jestem szczęśliwa, że Seeton wybrała właśnie naszą firmę na partnera tej zmiany, powierzając nam realizację transformacji cyfrowych, które naprawdę działają. Z całego serca dziękujemy zespołowi Seeton za pełne zaangażowanie w projekt oraz za zrozumienie, jak ważne jest kompleksowe podejście – możliwe dzięki ekosystemowi rozwiązań Microsoft, rozwiązaniom SMART business, naszej wiedzy oraz jasnemu zdefiniowaniu potrzeb automatyzacyjnych ze strony klienta

Natalya Onyshchuk

СЕО SMART business

Jak wyglądały procesy biznesowe przed wdrożeniem Dynamics 365 Sales i co było impulsem do poszukiwania nowego rozwiązania?

Wdrożenie rozwiązania cyfrowego nie miało na celu radykalnej reorganizacji istniejącego przepływu pracy, ponieważ był on skuteczny i przynosił pożądane rezultaty przez wiele lat. Chodziło o przeniesienie ręcznych operacji do środowiska cyfrowego, stworzenie przestrzeni do konsolidacji danych, wzmocnienie już funkcjonujących procesów biznesowych, automatyzację kluczowych etapów pracy z klientami, zmniejszenie obciążenia operacyjnego zespołów i zapewnienie skalowalności biznesu w warunkach dynamicznego wzrostu. I właśnie w tym pomogło nam wdrożenie Dynamics 365 Sales

Viacheslav Marikutsa

Project Manager, Business Process Analyst YURiA-PHARM

• Brak jednolitego mechanizmu oceny skuteczności strategii marketingowych – ten czynnik utrudniał podejmowanie szybkich decyzji na rynkach międzynarodowych. Informacje o kampaniach marketingowych, promocji produktów, kosztach i rezultatach mogły być przechowywane w różnych źródłach (arkusze kalkulacyjne, prezentacje, raporty itp.). Brak spójnego podejścia do zbierania i przechowywania tych danych utrudniał analizę ogólnego obrazu sytuacji. Dodatkowo każdy region mógł realizować działania marketingowe według własnego modelu. Posiadanie jednolitego mechanizmu umożliwiającego porównanie ich skuteczności pozwoliłoby firmie szybciej reagować na zmiany rynkowe, co pozytywnie wpłynęłoby na konkurencyjność biznesu. To właśnie system CRM był w stanie zapewnić takie podejście.
• Fragmentaryczność danych klientów i komunikacji – informacje nie były scentralizowane, co stwarzało ryzyko utraty ważnych kontaktów i historii współpracy. Na przykład, jeśli menedżer odszedł lub przeniósł się do innego działu, cenne informacje o kliencie, kontaktach lub specyfice współpracy mogły zostać utracone wraz z nim. Korespondencja z klientem lub ważne dokumenty mogły być przechowywane w skrzynce kierownika, a nie w ogólnodostępnym systemie. Jeśli klient zwracał się wielokrotnie, inni menedżerowie mogli nie wiedzieć o poprzednich zapytaniach, co utrudniało komunikację. Ponadto kilku menedżerów mogło pracować z tym samym klientem w tym samym czasie, nie wiedząc o tym. Może to prowadzić do powielania wniosków, nieporozumień w negocjacjach itp.
• Brak ujednoliconej bazy umów – w branży farmaceutycznej umowy mogą zawierać klauzule wyłączności, np. firma zgadza się na sprzedaż produktów wyłącznie za pośrednictwem określonych dystrybutorów lub partnerzy mają prawo do dystrybucji jedynie w konkretnym regionie. Jeśli kilka jednostek firmy (np. z różnych krajów lub regionów) działa na tym samym rynku bez wzajemnego uzgodnienia warunków, może dojść do sytuacji, w której jeden zespół realizuje sprzedaż z pominięciem obowiązującej umowy o wyłączności. Skutkiem może być naruszenie warunków umowy, co z kolei negatywnie wpływa na reputację firmy. W tym kontekście posiadanie scentralizowanego systemu zarządzania kontraktami pomaga zapobiec takim sytuacjom, umożliwia precyzyjne realizowanie warunków umów i utrzymanie reputacji rzetelnego partnera na rynku.

Jakie były główne kryteria wyboru rozwiązania i dlaczego wybrano Dynamics 365 Sales?

1. Systematyzacja pracy z partnerami – poszukiwano systemu, który umożliwiłby stworzenie jednolitej bazy informacji, w której można przechowywać wszystkie dane o klientach, historię komunikacji oraz istotne informacje związane z kontraktami. System miał zapewniać łatwy dostęp do aktualnych informacji i zwiększać efektywność współpracy z klientami i partnerami.
2. Zapewnienie bezpiecznego repozytorium danych klientów – kluczowym wymogiem było scentralizowane przechowywanie danych, ponieważ wcześniej były one rozproszone, co utrudniało dostęp. System musiał gwarantować bezpieczne, wygodne i szybkie przechowywanie kluczowych informacji w jednym środowisku, z możliwością dostępu w czasie rzeczywistym dla wszystkich upoważnionych osób.
3. Usprawnienie współpracy między jednostkami organizacyjnymi – priorytetowo traktowano rozwiązanie, które umożliwia jednolite zarządzanie danymi, tak aby różne działy firmy miały zawsze dostęp do aktualnych informacji o współpracy z klientami i partnerami. Istotna była możliwość poprawy komunikacji i koordynacji działań między departamentami.
4. Ułatwienie procesu pozyskiwania nowych partnerów – w kontekście dynamicznego rozwoju firmy kluczowe było szybkie nawiązywanie współpracy z nowymi partnerami na obecnych i nowych rynkach. Automatyzacja powiązanych procesów miała przyspieszyć tempo wyszukiwania, zapewniając lepszą organizację i wygodny dostęp do niezbędnych informacji.
5. Przejrzystość w zarządzaniu kontraktami – poszukiwano rozwiązania umożliwiającego scentralizowane przechowywanie wszystkich umów, łatwe śledzenie ich statusu i warunków oraz terminowe informowanie odpowiednich osób o kluczowych zmianach.
6. Możliwość bezproblemowej integracji z produktami Microsoft – ponieważ specjaliści YURiA-PHARM aktywnie korzystali już z wielu produktów Microsoft, takich jak Teams, Outlook, SharePoint, OneDrive, firma szukała rozwiązania, które umożliwiłoby sprawną integrację z tymi narzędziami.

• Możliwość integracji z istniejącymi produktami Microsoft – system zapewnia bezproblemową integrację z innymi produktami Microsoft. Dzięki temu nie było potrzeby poświęcania dodatkowych zasobów na integrację i możliwy był wygodny dostęp do znanych narzędzi w ramach jednej ekosystemu IT.
• Centralne zarządzanie sprzedażą i danymi klientów – Dynamics 365 Sales zapewnia uporządkowane przechowywanie informacji o klientach, komunikacji i umowach w jednym systemie.
• Automatyzacja procesów – rozwiązanie umożliwia standaryzację kluczowych procesów biznesowych, takich jak zatwierdzanie umów, obsługa zamówień czy śledzenie statusów kontraktów, co odciąża menedżerów i przyspiesza ich pracę.
• Zaawansowana analityka i prognozowanie – wbudowane w Dynamics 365 Sales narzędzia analityczne pomagają oceniać efektywność sprzedaży i podejmować trafne decyzje w oparciu o rzeczywiste dane, a nie przypuszczenia.
• Szybkie skalowanie – dla YURiA-PHARM niezwykle istotne było posiadanie stabilnego, sprawdzonego rozwiązania, które można wdrożyć i skalować szybko, bez potrzeby skomplikowanych modyfikacji. Gotowe rozwiązanie spełniło te wymagania – Dynamics 365 Sales umożliwia łatwe dodawanie nowych użytkowników, obsługę nowych rynków oraz adaptację logiki biznesowej bez konieczności wprowadzania znaczących zmian w systemie.

Jak przebiegało wdrożenie Dynamics 365 Sales: migracja procesów YURiA-PHARM do nowego systemu, z jakimi wyzwaniami trzeba było się zmierzyć i czy udało się osiągnąć założone cele?

Pewnym wyzwaniem na początku okazały się szerokie możliwości interfejsu rozwiązania pudełkowego – niektóre pola, przyciski i elementy okazały się zbędne w obecnych scenariuszach pracy, o czym przekonaliśmy się po otrzymaniu informacji zwrotnych od użytkowników w trakcie korzystania z systemu. Jednak ze względu na elastyczne opcje dostosowywania interfejsu rozwiązania, można go uprościć, pozostawiając tylko niezbędne elementy UX. To bardzo ważny etap – bo to właśnie wygoda użytkowania systemu, wsparta pozytywnymi doświadczeniami, wpływa na poziom zaufania do niego i zaangażowanie pracowników w korzystanie z nowego rozwiązania

Anastasia Komar

Analityk systemowy YURiA-PHARM

Po wdrożeniu uporządkowaliśmy już bazę klientów, wyeliminowaliśmy ryzyko utraty kontaktów, korespondencji czy ustaleń z klientami. Z jednym klientem może pracować kilku menedżerów, a teraz w systemie łatwo można zobaczyć aktualny stan współpracy z klientem w dowolnym momencie, bez konieczności czekania na »przekazanie sprawy« przez kolegę. To pozwala uniknąć sytuacji, w których dwóch menedżerów prowadzi oddzielne wątki komunikacji z tym samym klientem. Ponadto, bardzo łatwo jest wrócić do wcześniejszych ustaleń z klientem i od razu zobaczyć historię wcześniejszych interakcji: z kim rozmawiano, co było oferowane, jak najlepiej rozpocząć rozmowę na danym etapie. To znacząco oszczędza czas zarówno menedżera, jak i klienta. Zaczynamy śledzić zadania, biorąc pod uwagę lejek sprzedażowy (od pozyskania klienta do zawarcia umowy) i widzimy w tym perspektywę skrócenia cyklu sprzedaży

Serhii Iskra

Dyrektor ds. rozwoju sprzedaży zagranicznej, YURiA-PHARM

Wybierając rozwiązania Microsoft, firma podejmuje strategicznie korzystną decyzję. Produkty te już teraz uwzględniają najlepsze światowe praktyki biznesowe, a ich rozwój skupia się na przyszłości. Już teraz każde rozwiązanie Microsoft zostanie rozszerzone o agentów AI– wbudowaną sztuczną inteligencję, która pomoże pracownikom planować, podejmować decyzje i automatyzować wieloetapowe rutynowe zadania. Jesteśmy przekonani, że wybór technologii dokonany przez firmę YURiA-PHARM świadczy o przemyślanej strategii, zdolności prognozowania przyszłości oraz skupieniu się na długoterminowym, stabilnym sukcesie

Kyrylo Rudniev

Współzałożyciel i partner zarządzający SMART business

Nowe wyzwania podczas skalowania Nova Post i poszukiwania rozwiązań technologicznych

• stworzenie jednolitego środowiska cyfrowego dla pracy menedżerów sprzedaży, systematyzacji danych o klientach oraz historii interakcji;
• opracowanie nowych procesów biznesowych przy zachowaniu efektywności pracy zespołowej;
• dostarczenie rozwiązania dla BOK umożliwiającego automatyzację obsługi zgłoszeń.

Współpraca Nova Post ze SMART business i wdrożenie rozwiązań CRM dla sprzedaży B2B i obsługi klienta

Zdecydowaliśmy się wejść na rynek UE jak startup. Projektowaliśmy całą architekturę systemów od zera, ponieważ nie mieliśmy doświadczenia ani gotowego modelu działania w Europie – to było dla nas zupełnie nowe wyzwanie. Firma SMART business zainteresowała nas tym, że zaproponowała gotowe moduły dla działu obsługi klienta i sprzedaży, które wystarczyło dopasować do naszych potrzeb. Taki wybór pozwolił rozwiązać wiele zadań przy minimalnym nakładzie zasobów. Ponadto od początku przyjęliśmy, że wszystkie rozwiązania wdrażane w Europie będą chmurowe – z uwagi na bezpieczeństwo danych, łatwość skalowania, niższe koszty utrzymywania i dostępność z dowolnego miejsca na świecie, co jest kluczowe przy międzynarodowym skalowaniu działalności

Natalia Voitenko

Kierownik działu CRM

• Bezpieczeństwo – system spełnia wszystkie międzynarodowe standardy ochrony danych osobowych, takie jak GDPR i CCPA, co ułatwia wejście na nowe rynki, gdy jest to potrzebne;
• Szybkość wdrożenia – gotowe szablony dla kluczowych procesów pozwalają rozpocząć pracę już po 3–4 tygodniach;
• Modułowość – system można łatwo rozbudowywać, dołączając nowe moduły lub integrując go z innymi systemami i usługami;
• Jedna platforma dla wszystkich krajów – umożliwia szybkie otwieranie nowych oddziałów w ramach jednej instancji CRM lub tworzenie ich kopii dla poszczególnych krajów.

• SMART Sales – do automatyzacji sprzedaży B2B;
• SMART Customer Care – do rejestracji oraz obsługi zgłoszeń serwisowych klientów;
• SMART Order Management – do rejestracji i realizacji zamówień klientów B2C;
• SMART Marketing – do zarządzania wielokanałową komunikacją marketingową.

Oczywiście podczas wdrażania nowych projektów zawsze pojawiają się jakieś trudności i zawsze coś może pójść nie tak, jak zaplanowano. Jednak fachowa pomoc zespołu SMART business była zawsze terminowa i, co najważniejsze, skuteczna. Dlatego udało nam się wdrożyć system CRM z wybranymi rozwiązaniami nawet wcześniej – trzy dni przed terminem, co nas bardzo ucieszyło

Natalia Voitenko

Kierownik działu CRM

Jakie są pierwsze wrażenia użytkowników i czy system CRM pomógł firmie Nova Post osiągnąć jej cele?

Oczywiście na początku użytkownicy mieli pytania i potrzebowali trochę czasu, aby przyzwyczaić się do systemu, jak w przypadku wszystkiego, co nowe. Jednocześnie firma pracowała wcześniej z oprogramowaniem opartym na technologiach Microsoft, takim jak SMART Sales i SMART Customer Care, więc adaptacja była dość szybka, ponieważ specyfika takich systemów jest dość intuicyjna i była nam już częściowo znana

Natalia Voitenko

Kierownik działu CRM

Perspektywy wyjścia ukraińskiego biznesu na rynki międzynarodowe

Nova Post stawia poprzeczkę bardzo wysoko dla firm logistycznych – nie każda firma jest w stanie dostarczyć przesyłkę z odległych regionów Europy do Niemiec w ciągu pięciu dni. Co więcej, klientów w krajach UE często pozytywnie zaskakuje, gdy operator naszego centrum kontaktowego odbiera telefon maksymalnie po trzech sygnałach i szybko rozwiązuje wszystkie zgłoszone problemy. W wielu krajach europejskich czekanie na linii ponad 30 minut to nadal standard, podczas gdy klienci Nova Post uznaliby taki poziom obsługi za niedopuszczalny. Dlatego przy wejściu na nowe rynki warto dokładnie analizować aktualne oczekiwania klientów, aby skutecznie budować przewagę konkurencyjną.

Natalia Voitenko

Kierownik działu CRM

Ten projekt był dla naszego zespołu niezwykle ważny. W Ukrainie firma Nova Post już dawno stała się marką o znaczeniu narodowym – trudno wyobrazić sobie codzienne życie Ukraińców bez tej firmy. A od początku pełnoskalowej inwazji, kiedy wiele rodzin straciło domy, a bliscy musieli wyjechać nie tylko do innych miast, ale także do innych krajów – wpływu tej firmy na życie obywateli nie da się przecenić. To dla nas zaszczyt, że mogliśmy wesprzeć szybki rozwój działalności firmy w krajach europejskich, aby Ukraińcy mogli utrzymać logistyczne powiązania z Ojczyzną i przyjeżdżać do oddziałów, w których mogli porozumiewać się w swoim ojczystym języku. Jesteśmy wdzięczni za zaufanie, ciekawy projekt i pełne zaangażowanie zespołu Nova Post

Natalya Onyshchuk

СЕО SMART business

Co nie odpowiadało wymaganiom firmy w poprzednich rozwiązaniach?

Jakie możliwości zapewniło rozwiązanie SMART Sales?

• łatwość opanowania i dalszego użytkowania;
• łatwość samodzielnej konfiguracji;
• integracja z platformą Microsoft 365;
• bogate możliwości personalizacji, łatwość wprowadzania zmian w procesach biznesowych;
• wygodne raportowanie i analityka dzięki integracji z Power BI.

To narzędzie zapewniło nam wszystkie funkcje, których nam brakowało. Wreszcie możemy dostosować je do naszych potrzeb i w pełni zintegrować z produktami Microsoft. Wcześniej musieliśmy ręcznie „pobierać” raporty, a teraz otwieramy Power BI i otrzymujemy dane online w formie dashboardów. Jednocześnie rozwiązanie SMART Sales okazało się niezbyt skomplikowane dla sprzedawców i łatwe do opanowania dla nowych pracowników”

Vyacheslav Skripnik

CIO AM Integrator Group

Jak przebiegało wdrożenie?

Zespół SMART business bardzo odpowiedzialnie podszedł do procesu szkolenia. Niezwykle przydatna była demonstracja rozwiązania w środowisku testowym, gdzie na konkretnych przykładach pokazano nam, jak wprowadzić wszystkie potrzebne ulepszenia. Przeprowadziliśmy również dość skuteczne dwudniowe szkolenie kluczowych użytkowników. Wszystko to pomogło nam dalej rozwijać produkt zgodnie z naszymi życzeniami, dostosować wszystkie niezbędne funkcje i ostatecznie uzyskać narzędzie, które zaspokaja wszystkie potrzeby działu sprzedaży

Mykola Tkachenko

Dyrektor Handlowy, AM Integrator Group

Niektóre z przydatnych ulepszeń

Praca z kolegami z tej samej branży jest zawsze i wyzwaniem, i przywilejem jednocześnie. Naszym zadaniem jest nie tylko oferowanie rozwiązań technologicznych, ale także bycie niezawodnym partnerem dla każdej firmy. Wprowadzenie SMART Sales w AM Integrator Group potwierdziło, że efektywność i prostota mogą iść w parze. Cieszymy się, że możemy pomóc firmom usprawnić ich procesy i ułatwić przetrwanie burzliwych czasów

Denys Shevchuk

Business Development Manager, SMART business

Plany na dalszą optymalizację procesów

W jaki sposób SOFTICO zapewnia firmom dostęp do najlepszych innowacyjnych rozwiązań i oprogramowania światowych liderów?

Możemy śmiało powiedzieć, że dziś SOFTICO obejmuje wszystkie obszary, w których wykorzystywane są nowoczesne technologie: cyberbezpieczeństwo, rozwiązania dotyczące infrastruktury, CAD i grafika, analityka, wsparcie techniczne, szkolenia i wszystko, co jest związane z integracją oprogramowania. Nasz zespół jest w stanie zaproponować każdemu klientowi optymalne rozwiązanie «pod klucz», które zautomatyzuje procesy biznesowe i pomoże im skuteczniej osiągać cele strategiczne. To jest nasza misja, a zarazem cel, który nas napędza. Dlatego nieustannie doskonalimy nasze umiejętności i usługi. Nieustannie rozwijamy ekosystem SOFTICO family, w którym każdy z naszych klientów i partnerów jest lojalnym towarzyszem, za pomocą którego czynimy ten świat wygodniejszym, progresywnym i lepszym

Sergey Kovrizhnih

Head of Marketing

Wymagania wstępne dotyczące integracji rozwiązania SMART Connector for Binotel od SMART business

Teraz mamy wszystko skonfigurowane tak, aby każde połączenie automatycznie generowało ticket, czyli zadanie do wykonania. Takie podejście pozwala nam usprawnić komunikację z klientami i partnerami oraz zapewnić wsparcie każdemu z nich. Oznacza to, że jeśli połączenie zostanie przerwane, to proces automatyzacji jest już skonfigurowany. W takim przypadku menedżer otrzymuje powiadomienie e-mail. Jeśli powiadomienie nie zostanie przetworzone, wkrótce potem menedżer otrzyma przypomnienie w aplikacji Teams.  Następnie, jeśli przerwane połączenie nie zostanie przyjęte do realizacji w ciągu pół godziny, kierownik otrzyma powiadomienie. W ten sposób SMART Connector for Binotel pomaga nam zminimalizować liczbę nieodebranych połączeń

Daryna Prokopova

Quality Assurance Manager

• Automatyczną identyfikację klientów na podstawie różnych scenariuszy: – nie znaleziono klienta z podanym numerem telefonu; – znaleziono więcej niż jednego klienta z tym numerem telefonu; – klient został zidentyfikowany.
• Automatyczne tworzenie nowych kart klientów: konektor może automatycznie utworzyć nowy wpis w systemie CRM dotyczący kontaktu lub zainteresowania, gdy klient dzwoni po raz pierwszy. Pozwala to na szybką rejestrację nowych potencjalnych klientów i przechowywanie wszystkich ważnych informacji na temat interakcji z nimi w jednym scentralizowanym systemie;
• Podgąd informacji o znalezionym kliencie poprzez szybkie przełączenie się z karty połączenia;
• Powiadomienie Web Push o połączeniu przychodzącym: przeglądarka pokazuje menedżerowi komunikat, nawet jeśli okno jest nieaktywne lub zminimalizowane. Powiadomienie może zawierać numer dzwoniącego, imię i nazwisko, adres e-mail, nazwę firmy itp. Powiadomienie pomaga szybciej reagować na połączenia przychodzące i identyfikować dzwoniących;
• Gromadzenie i analiza wyników połączeń: rozwiązanie potrafi gromadzić i analizować dane dotyczące połączeń. Można je wyświetlać według dnia, tj. kiedy dokładnie wykonano połączenia, aby pogrupować je w celu dalszej analizy. System może również określić, którzy menedżerowie wykonywali lub obsługiwali określone połączenia, na przykład w celu oceny produktywności każdego specjalisty. Rozwiązanie może określić, do jakich grup użytkowników należą połączenia, dzieląc je na różne działy lub zespoły. Informacje można również podzielić według różnych kierunków połączeń: wychodzących, przychodzących, krajowych lub międzynarodowych;
• Odsłuchiwanie całej historii połączeń za pomocą osi czasu: konektor umożliwia wyświetlanie chronologii wszystkich połączeń, które klient wykonał lub odebrał w danym okresie. W ten sposób menedżerowie mogą śledzić wszystkie interakcje z danym klientem za pośrednictwem telefonii. Użytkownicy mogą przeglądać szczegóły każdej rozmowy, takie jak data, godzina, czas trwania, połączenie przychodzące lub wychodzące oraz uczestnicy rozmowy. Wizualizacja tych informacji na osi czasu ułatwia identyfikację trendów, zmian i innych ważnych aspektów interakcji z klientami za pośrednictwem telefonii. Wygodna wizualizacja przyczynia się do lepszego zrozumienia poszczególnych zgłoszeń.

Jak przebiegła integracja SMART Connector for Binotel i jak bardzo zmieniła się obsługa klienta?

1. Przejrzystą dokumentację, która pomaga specjalistom klienta zrozumieć główne zagadnienia związane z integracją rozwiązania z systemem CRM;
2. Szybkie wdrożenie konektora: zespół SMART business pomoże szybko zaplanować i wdrożyć SMART Connector for Binotel bez naruszania istniejących procesów biznesowych. Jest to gotowe rozwiązanie, które umożliwia samodzielne uruchomienie i skonfigurowanie integracji Dynamics 365 i telefonii wirtualnej w ciągu zaledwie 4 godzin, bez angażowania programistów;
3. Łatwa konfiguracja wstępna: proces konfiguracji konektora jest prosty i intuicyjny. Dzięki temu użytkownicy mogą szybko rozpocząć korzystanie z rozwiązania, nie dokładając dużego wysiłku i nie posiadając specjalistycznej wiedzy;
4. Możliwość rozszerzenia zakresu funkcji konektora: firma SMART business stale pracuje nad rozwojem funkcjonalności własnych rozwiązań, co umożliwia klientom dostęp do nowych narzędzi wraz z ich kolejnymi aktualizacjami.

SOFTICO zawsze zwraca uwagę na komunikację z klientami i partnerami, dbając o zapewnieniu wysokiej jakości usług. Nigdy nie mieliśmy okresów z dużą liczbą nieodebranych połączeń lub długim przetwarzaniem zgłoszeń. Oczywiście wojna na pełną skalę spowodowała pewne zmiany i zmusiła nas dokładania jeszcze większych starań, aby utrzymać nasze wyniki nie tylko na odpowiednim poziomie, ale także je poprawić. Jeśli chodzi o liczby, w 2022 roku odnotowano 232 nieodebrane połączenia. Średni czas odpowiedzi wyniósł 1 minutę i 32 sekundy. Dla porównania, od czasu wdrożenia nowego systemu CRM i SMART Connector for Binotel – w 2023 i na początku 2024 roku – liczba nieodebranych połączeń spadła do 64. Średni czas odpowiedzi wynosi obecnie 25 sekund. Dzieje się tak pomimo faktu, że liczba potencjalnych klientów wzrosła prawie trzykrotnie. Uważamy, że jest to bardzo dobry wynik

Daryna Prokopova

Quality Assurance Manager

1. Usprawnienie komunikacji z klientami i partnerami: dzięki szerokiemu zakresowi funkcji, takich jak identyfikacja, nagrywanie rozmów, routing i automatyczne tworzenie ticketów, pracownicy otrzymują kompleksowe narzędzie, które pozwala na zapewnienie bardziej spersonalizowanej i wydajnej obsługi;
2. Zwiększenie produktywności menedżerów: automatyzacja rutynowych zadań, takich jak tworzenie kart klientów, nawiązywanie połączeń, nagrywanie rozmów, przesyłanie plików audio i wiele innych, zmniejsza obciążenie specjalistów. Dzięki SMART Connector for Binotel menedżerowie mogą skupić się na rozwiązywaniu problemów i zgłoszeń klientów bez rozpraszania uwagi;
3. Wygodny dostęp do analiz: integracja umożliwia gromadzenie, przechowywanie i analizowanie danych dotyczących połączeń. Przejrzyste analizy zapewniają dostęp do cennych informacji na temat zarządzania sprzedażą i obsługi klienta;
4. Efektywna integracja z innymi narzędziami: konektor łatwo integruje się z aplikacjami i usługami Microsoft. Ta elastyczność rozwiązania pozwala mu stać się integralną częścią ekosystemu firmy.

Wdrożenie SMART Connector for Binotel w ramach współpracy między firmami SOFTICO i SMART business jest doskonałym przykładem tego, jak synergia dwóch firm IT może stworzyć udane rozwiązanie, które zwiększy wydajność biznesu i pomoże zapewnić najlepszą obsługę, gwarantując niezawodność podczas każdego kontaktu z klientem

Lidiia Kronikovska

Senior CRM Consultant, Business Architect

Kilka wskazówek dla firm od SOFTICO na temat tego, na co zwrócić uwagę przy wdrażaniu nowych rozwiązań i wyborze dostawcy innowacji

Z naszego doświadczenia wynika, że wybierając nowy system CRM lub konektor do telefonii IP, warto jak najszybciej rozpocząć testowanie produktu. Na każdym etapie należy zebrać informacje zwrotne od pracowników firmy, którzy będą bezpośrednio zaangażowani we wdrożenie: co jest nie tak, co jest wygodne, a co kategorycznie nie jest satysfakcjonujące. Kompleksowy feedback będzie najcenniejszą informacją zarówno dla Ciebie, jak i Twojego partnera integracyjnego. W ten sposób zbudowaliśmy nasz proces z zespołem SMART, który zawsze zapewniał szybkie i profesjonalne wsparcie techniczne, był otwarty na propozycje i pomógł nam dokonać wszelkich niezbędnych zmian

Sergey Kovrizhnih

Senior Head of Marketing

1. Dynamics 365 Sales
2. Dynamics 365 Customer Insights Journeys
3. Dynamics 365 Customer Insights Data
4. Dynamics 365 Customer Voice
5. Dynamics 365 Customer Service
6. SMART Connector for GMS

Jakie wyzwania powinny eliminować nowe rozwiązania?

Naszym głównym zadaniem była konsolidacja bazy klientów i jej szczegółowa segmentacja, co pozwoliłoby nam kierować działania marketingowe do konkretnych mikrosegmentów i prowadzić spersonalizowaną komunikację. Oprócz tego, konieczne było dalsze powiększanie bazy danych poprzez zbieranie danych potencjalnych klientów z różnych źródeł i integrowanie ich w jednym systemie.

Oksana Medvedeva

Kierownik projektu wdrożeniowego, BROCARD

Dlaczego BROCARD wybrał SMART business?

Dzięki Customer Insights jesteśmy w stanie wziąć pod uwagę nie tylko dane społeczno-demograficzne klientów, ale także ważne czynniki behawioralne, takie jak średni paragon, częstotliwość zakupów, reakcje na nasze wiadomości, ulubiony sklep i preferencje marki. Możemy również zrozumieć stosunek klientów do naszego programu lojalnościowego: na ile jest on dla nich interesujący i czy uzyskujemy oczekiwany efekt.

Antonina Ogandzhanian

Dyrektor Marketingu w BROCARD

Sieć BROCARD jako pierwsza w regionie Europy Wschodniej wdrożyła innowacyjne rozwiązanie firmy Microsoft – Dynamics 365 Customer Insights Data. Jesteśmy wdzięczni za wybór nas jako partnera wdrożeniowego, co pozwoliło nam potwierdzić nasze kompetencje w tym obszarze rozwiązań biznesowych. Wśród funkcjonalności projektu chciałbym zwrócić uwagę na niestandardowe dla produktu Customer Insights Journeys wykorzystanie kanałów Viber i SMS za pośrednictwem lokalnego dostawcy, co zostało zapewnione dzięki naszemu autorskiemu rozwiązaniu – SMART Connector for GMS.

Denys Shevchuk

Business Development Manager, SMART business

Aktualne wyniki i plany dalszego rozwoju

Jestem zachwycony sposobem, w jaki zespół Brocard wytrwale wdraża najnowsze platformy w celu usprawnienia procesów i poprawy jakości obsługi klienta. Mogę powiedzieć, że pod względem technologii Brocard jest wzorem dla wielu ukraińskich firm. Cieszę się, że wspólnie z Brocard i Microsoft możemy wdrażać rozwiązania dopasowane do wszelkich zadań i wyzwań tej burzliwej teraźniejszości.

Kirill Rudnev

Współzałożyciel i partner zarządzający SMART business

Od Google Forms do CRM: przesłanki, które zainicjowały poszukiwanie nowego rozwiązania

Czuliśmy, że liczba próśb o pomoc staje się coraz większa, a każda minuta mogła być decydująca dla rodzin z różnych zakątków Ukrainy. Było jasne: trzeba działać natychmiast i szukać skutecznych rozwiązań, które pozwolą systematyzować zgłoszenia, szybko reagować na każde z nich i zapewniać rodzinom niezbędne wsparcie bez opóźnień. Na szczęście zespół SMART business błyskawicznie się zaangażował i dostarczył nam system, który pozwolił przenieść pracę fundacji na nowy poziom wydajności.

Maria Todorczuk

Założycielka i prezeska „Klubu Dobrodziejów”

Osoby, które próbowały zarejestrować się po pomoc, często napotykały trudności techniczne: nie udawało się załadować dokumentów, formularz się zawieszał, a status zgłoszenia pozostawał niejasny, co tylko zwiększało stres w tak trudnym czasie. Była sytuacja, kiedy liczba zgłoszeń gwałtownie wzrosła i jeden z formularzy nie wytrzymał obciążenia — przestał działać całkowicie. Wtedy stało się jasne, że potrzebne jest radykalnie nowe podejście.

Tetiana Ejsmont

Kierowniczka centrum weryfikacyjnego „Klubu Dobrodziejów”

Integracja, centralizacja i kontrola: funkcjonalne korzyści wdrożenia rozwiązania CRM

1. Wygodna rejestracja online — CRM zintegrowano ze stroną internetową fundacji, co pozwoliło beneficjentom składać wnioski szybko i bez zbędnych kroków czy opóźnień.
2. Centralna baza danych — wszystkie profile przechowywane są w jednym systemie, co zapobiega duplikatom i od razu eliminuje powtarzające się zgłoszenia.
3. Zautomatyzowana weryfikacja dokumentów — wymagane pliki (np. kopie dokumentów) dołączane są bezpośrednio do profilu beneficjenta, co ułatwia pracę wolontariuszom i przyspiesza cały proces.
4. Systemowa komunikacja z beneficjentami — każdy etap przetwarzania wniosku jest wspierany automatycznymi powiadomieniami. Ludzie od razu otrzymują potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, mogą śledzić jego status i wiedzą, kiedy spodziewać się wyniku. Taka przejrzystość eliminuje niepewność, buduje zaufanie i pokazuje odpowiedzialność fundacji.
5. Śledzenie wysyłek w czasie rzeczywistym — integracja CRM z panelem operatora pocztowego umożliwia szybkie uzyskanie informacji o statusie paczek, co jest kluczowe dla rodzin czekających na pomoc.
6. Szybsze raportowanie dla darczyńców — uporządkowane dane pozwalają przygotowywać raporty znacznie szybciej. Darczyńcy otrzymują jasny obraz wykorzystania zasobów, co wzmacnia ich zaufanie i zachęca do dalszego wsparcia.

Po połączeniu formularza z ankietą na stronie internetowej od razu stało się jasne, o ile prostszy i szybszy może być ten proces. Jeśli wcześniej musieliśmy poświęcać do trzech dni na weryfikacje, eksport i przygotowanie list do wysyłki SMS-ów, to teraz dzięki systemowi CRM wszystkie te kroki zajmują zaledwie jeden dzień. Oszczędzamy przy tym nie tylko czas, ale też zasoby ludzkie, które możemy skierować na ważniejsze zadania, tym samym zwiększając skalę naszej działalności charytatywnej.

Tetiana Ejsmont

Kierowniczka centrum weryfikacyjnego „Klubu Dobrodziejów”

Ukraińcy po raz kolejny udowodnili zdolność do szybkiego reagowania w sytuacjach kryzysowych i wspierania tych, którzy najbardziej tego potrzebują. Inspirujące jest to, że organizacje takie jak „Klub Dobrodziejów” działają systemowo, tworząc warunki, w których każdy może się zaangażować — oferując swoje umiejętności, zasoby i doświadczenie, aby realnie pomagać. A gdy skala wsparcia obejmuje dziesiątki tysięcy beneficjentów, kluczowe staje się zapewnienie jasnej i stałej komunikacji zwrotnej z każdym potrzebującym, sprawne przetwarzanie zgłoszeń, planowanie kolejnych ważnych zbiórek, przygotowywanie przejrzystych raportów oraz informowanie wszystkich uczestników procesu. Bez tego łatwo stracić zaufanie zarówno odbiorców pomocy, jak i darczyńców. Właśnie tutaj z pomocą przychodzi inteligentna automatyzacja — zwiększa efektywność każdego etapu i przyspiesza moment, w którym potrzebujący otrzymują wsparcie.

Natalya Onyshchuk

СЕО SMART business

Więcej o projekcie DOPOMOGA

Wszyscy darczyńcy muszą priorytetowo rozpatrywać projekty odbudowy i mieć jasne procesy dostarczania sprzętu, jego dystrybucji i wykorzystywania zgodnie z przeznaczeniem. W związku z tym należy stworzyć przejrzyste mechanizmy antykorupcyjne do pracy z pomocą humanitarną/techniczną, co z kolei pomoże zbudować zaufanie do odbiorców sprzętu i dalszej pomocy ze strony partnerów.

Oleksiy Povolotskiy

Dyrektor ds. ładu korporacyjnego i zgodności w DTEK

Optymalizacja procesu dzięki rozwiązaniu SMART Sales

Po wdrożeniu rozwiązania proces interakcji z klientami, a w naszym przypadku z darczyńcami, stał się usprawniony i przejrzysty. Ważną rolę odegrała w tym dostępność gotowego cyklu biznesowego w systemie, co oznacza, że teraz wyraźnie widzimy, na jakim etapie jest każda konkretna transakcja. Mówiąc o wydajności, wraz z pojawieniem się SMART Sales, procesy przyspieszyły co najmniej 4-krotnie, a ryzyko utraty klienta (darczyńcy) znacznie spadło.

Oleksij Vyhodskyj

Dyrektor ds. systemów informatycznych i technologii, DTEK

Wizualizacja cyklu sprzedaży B2B w SMART Sales

Cieszymy się, że takie funkcje jak procesy biznesowe do interakcji z partnerami, wbudowana analityka, a nawet możliwość pracy lokalnej, gdy nie ma dostępu do chmury, okazały się przydatne dla naszego klienta.

Denys Shevchuk

Business Development Manager, SMART business

O naszej współpracy i znaczeniu projektu DOPOMOGA

Nasza firma od dawna koncentruje się na tworzeniu gotowych rozwiązań z gotowymi scenariuszami biznesowymi w różnych dziedzinach. Dzięki temu firmy naszych klientów lub ich poszczególne obszary biznesowe, dla których odpowiednie są rozwiązania pudełkowe, mogą szybko uzyskać gotową funkcjonalność i czerpać korzyści z jej wykorzystania. W czasie wojny, gdy zmiany zachodzą każdego dnia, szybkość wdrożenia, a także szybkość podejmowania decyzji, jest kluczowym warunkiem i zaletą. Dlatego cieszymy się, że mogliśmy pomóc DTEK w tak ważnym dla kraju projekcie.

Natalia Onyshchuk

CEO SMART business