Jak firma AM Integrator Group poprawiła efektywność działu sprzedaży dzięki rozwiązaniu SMART Sales

AM Integrator Group Group jest jednym z czołowych integratorów systemów w kraju, firma ma ponad 30-letnią historię i solidne portfolio klientów. Świadczy szeroki zakres usług, od projektowania i instalacji systemów bezpieczeństwa po wdrażanie złożonych infrastruktur IT.

Kierownictwo firmy zamierzało wzmocnić swój dział sprzedaży za pomocą nowoczesnego narzędzia, aby zmaksymalizować efektywność. Zdefiniowano także główne wymagania dotyczące systemu: zaawansowane funkcje, elastyczne ustawienia, szybka integracja z istniejącym ekosystemem IT, a jednocześnie łatwość użytkowania. Organizacja testowała i wdrażała różne systemy CRM, ale nie spełniały one wymagań z różnych powodów.

Już pierwsza demonstracja produktu SMART Sales przez nasz zespół wzbudziła duże zainteresowanie wśród przedstawicieli AM Integrator Group, a jego dalsze testowanie i użytkowanie dowiodło, że w końcu znaleziono właściwe rozwiązanie. Obecnie SMART Sales jest w pełni wykorzystywane przez firmę. Zarówno pracownicy działu sprzedaży, jak i kierownictwo są zadowoleni.

Co nie odpowiadało wymaganiom firmy w poprzednich rozwiązaniach?

AM Integrator rozpoczęła własną podróż w celu optymalizacji pracy działu sprzedaży poprzez opracowanie własnego produktu, ale okazał się on trudny do opanowania przez użytkowników. Szukając wygodniejszej alternatywy, próbowano wdrożyć Microsoft Dynamics 365 Sales, ale mimo wszystkich jego niewątpliwych zalet, to rozwiązanie również się nie przyjęło.

Następnie wdrożono zagraniczny system oparty na chmurze, z którego pracownicy byli w pełni zadowoleni, ponieważ wymagał od nich minimalnego wysiłku. Nie udało się jednak w pełni zintegrować rozwiązania z istniejącą infrastrukturą Microsoft 365 (np. z pocztą e-mail i przypomnieniami o wydarzeniach). Raporty musiały być przesyłane w kilku etapach za pośrednictwem API.

Jednym z głównych problemów był brak możliwości dostosowania rozwiązania: niemożliwe było dodanie niezbędnych pól i skonfigurowanie zależności między nimi. Oprócz tych wszystkich wad, dostawca systemu CRM wprowadził również drastyczną zmianę w polityce cenowej.

Jakie możliwości zapewniło rozwiązanie SMART Sales?

W SMART Sales firma w końcu znalazła połączenie, którego nie udało jej się znaleźć w innych systemach – zaawansowane funkcje z jednej strony i łatwość obsługi z drugiej. Główne cechy, które przekonały najwyższe kierownictwo AM Integrator Group do wdrożenia naszego rozwiązania, są następujące:

• łatwość opanowania i dalszego użytkowania;
• łatwość samodzielnej konfiguracji;
• integracja z platformą Microsoft 365;
• bogate możliwości personalizacji, łatwość wprowadzania zmian w procesach biznesowych;
• wygodne raportowanie i analityka dzięki integracji z Power BI.

To narzędzie zapewniło nam wszystkie funkcje, których nam brakowało. Wreszcie możemy dostosować je do naszych potrzeb i w pełni zintegrować z produktami Microsoft. Wcześniej musieliśmy ręcznie „pobierać” raporty, a teraz otwieramy Power BI i otrzymujemy dane online w formie dashboardów. Jednocześnie rozwiązanie SMART Sales okazało się niezbyt skomplikowane dla sprzedawców i łatwe do opanowania dla nowych pracowników”

Vyacheslav Skripnik

CIO AM Integrator Group

Pracownicy działu sprzedaży firmy otrzymali nie tylko wygodne narzędzie do przeprowadzania klientów przez wszystkie etapy lejka sprzedażowego, ale także jednolite środowisko pracy. Usprawniono planowanie i kontrolę pracy. Dzięki integracji z Outlookiem i Teams sprzedawcy otrzymują przypomnienia o zaplanowanych zadaniach i działaniach nie w osobnej aplikacji, ale za pośrednictwem narzędzi, z których korzystają na co dzień. Teraz można wysłać wiadomość e-mail do klienta bezpośrednio z systemu.

Jak przebiegało wdrożenie?

Grupa AM Integrator zdecydowała się na dostosowanie produktu do własnych potrzeb i zrobiła to w sposób wyważony, w kilku etapach, dlatego projekt wdrożeniowy trwał od marca do sierpnia 2023 roku.

Kluczowymi uczestnikami projektu wdrożeniowego byli Vyacheslav Skripnik, CIO firmy, oraz Mykola Tkachenko, dyrektor handlowy. Ponadto zaangażowano dwóch specjalistów ds. sprzedaży, którzy przez miesiąc testowali system. Na podstawie ich rekomendacji niektóre funkcje rozwiązania zostały dopracowane.

Ze względu na doświadczenie w korzystaniu z poprzedniego systemu CRM kierownictwo początkowo miało pewne wątpliwości co do tego, czy da się wprowadzić wszystkie niezbędne zmiany. Jednak nasi eksperci stworzyli odpowiednie warunki, aby klient mógł z powodzeniem wdrożyć wszystkie swoje pomysły we własnym zakresie.

Zespół SMART business bardzo odpowiedzialnie podszedł do procesu szkolenia. Niezwykle przydatna była demonstracja rozwiązania w środowisku testowym, gdzie na konkretnych przykładach pokazano nam, jak wprowadzić wszystkie potrzebne ulepszenia. Przeprowadziliśmy również dość skuteczne dwudniowe szkolenie kluczowych użytkowników. Wszystko to pomogło nam dalej rozwijać produkt zgodnie z naszymi życzeniami, dostosować wszystkie niezbędne funkcje i ostatecznie uzyskać narzędzie, które zaspokaja wszystkie potrzeby działu sprzedaży

Mykola Tkachenko

Dyrektor Handlowy, AM Integrator Group

Inne obawy – również podyktowane wcześniejszymi doświadczeniami – dotyczyły prawidłowego przeniesienia danych transakcyjnych do nowego systemu. Wcześniej proces ten był obarczony poważnymi trudnościami: albo w ogóle nie było żadnego mechanizmu migracji, albo miał on ograniczenia. W rezultacie niektóre dane nie mogły zostać przeniesione, a niektóre musiały zostać przekonwertowane. W przypadku SMART Sales takie problemy nie wystąpiły: dane zostały przeniesione łatwo i w całości.

Niektóre z przydatnych ulepszeń

Przede wszystkim rozwiązanie SMART Sales pozwoliło AM Integrator Group znacznie usprawnić proces obsługi potencjalnych umów. Dodano etapy, które odpowiadają procesom biznesowym działu sprzedaży. Z etapami powiązano dodatkowe pola, takie jak procent prawdopodobieństwa zawarcia umowy, procent marży od kwoty transakcji oraz procent prawdopodobieństwa zawarcia umowy. Dodano analitykę według dostawcy, a także dotyczącą udziału różnych specjalistów w procesie, co również jest istotne z punktu widzenia dalszej analizy.

Po raz pierwszy firma zautomatyzowała również proces tworzenia i zatwierdzania nowego klienta. Wprowadzono pewne zmiany w interfejsie: do menu dodano wiersz kierujący użytkowników do strony wypełniania danych o nowym kliencie.

Praca z kolegami z tej samej branży jest zawsze i wyzwaniem, i przywilejem jednocześnie. Naszym zadaniem jest nie tylko oferowanie rozwiązań technologicznych, ale także bycie niezawodnym partnerem dla każdej firmy. Wprowadzenie SMART Sales w AM Integrator Group potwierdziło, że efektywność i prostota mogą iść w parze. Cieszymy się, że możemy pomóc firmom usprawnić ich procesy i ułatwić przetrwanie burzliwych czasów

Denys Shevchuk

Business Development Manager, SMART business

Plany na dalszą optymalizację procesów

Rozwiązanie SMART Sales jest już w pełni i z powodzeniem wykorzystywane, ale jak wiadomo, doskonałość nie ma granic. Kierownictwo AM Integrator Group ma pomysły na wdrożenie funkcji zarządzania umowami przetargowymi, co wiąże się z dodaniem pól, skonfigurowaniem odpowiedniej analityki oraz raportów.

Ponadto AM Integrator Group jest poważnie zainteresowana innymi rozwiązaniami platformy SMART CRM. Obecnie wdrażany jest moduł SMART Customer Care, który ma zoptymalizować pracę ze zgłoszeniami do centrum obsługi. Rozwiązanie pozwoli połączyć i zautomatyzować procesy, takie jak przyjmowanie zgłoszeń, czy obsługa korespondencji.

Najwyższe kierownictwo rozważa również wdrożenie modułu SMART Marketing z konektorem dla dostawcy eSputnik, dzięki czemu możliwe będzie nie tylko konfigurowanie i wysyłanie masowych wiadomości e-mail, ale także analizowanie wyników kampanii, co do tej pory było niemożliwe. Ponadto duże zainteresowanie wzbudził moduł SMART Chat, który pomoże pracownikom marketingu w efektywnej interakcji z klientami w komunikatorach, w tym na Facebooku.

To początek naszej owocnej współpracy z AM Integrator. Cieszymy się, że nasz rozwój i doświadczenie zespołu pomagają jednemu z czołowych ukraińskich integratorów IT w udoskonalaniu ich biznesu.

Jeśli również chcesz poprawić interakcję z klientami i uczynić ją bardziej efektywną dzięki rozwiązaniom SMART CRM – zamów konsultację..