System CRM dla firm: od chaosu arkuszy kalkulacyjnych do spójności za pomocą kilku kliknięć

Cele można porównać do namiaru* kompasu, według którego orientuje się statek. Namiar kompasu pozostaje niezmienny, ale w rzeczywistym rejsie statek może znacznie zboczyć z kursu. Bez namiaru statek nie odnajdzie swojego portu i nie będzie w stanie oszacować czasu potrzebnego na dotarcie do niego

Peter Drucker

*Namiar w nawigacji to, prościej mówiąc, kierunek wskazywany przez kompas.

Zgodnie z tą analogią znanego ojca współczesnego zarządzania Petera Druckera, biznes można porównać do statku handlowego płynącego przez burzliwy ocean, w którym napotyka fale zmiennego popytu, kurs na hiperpersonalizację, globalizację rynków, ekspansję na nowe regiony itd. Dlatego, aby nie zagubić się w sztormie procesów biznesowych, firmom potrzebny jest nie tylko strategiczny kurs, ale również niezawodny system nawigacyjny. Umożliwi on orientację w każdej interakcji z klientami i partnerami, budowanie zaufania i lojalności, przy jednoczesnym skupieniu na istotnych szczegółach. Tak właśnie działa CRM dla biznesu – wyznacza kurs na klienta, pomaga go utrzymać i nie zbaczać z obranej drogi. CRM pełni rolę namiaru kompasu w świecie doświadczeń klienta. Bez niego łatwo stracić kontakt, kontekst, właściwy moment – a w efekcie samego klienta.

Czym więc jest system CRM dla firm?

System CRM (Customer Relationship Management) to oprogramowanie, które jest strategicznym narzędziem umożliwiającym firmie budowanie długoterminowych i wzajemnie korzystnych relacji z klientami. CRM dla biznesu działa jak cyfrowy mózg zespołów sprzedaży, marketingu i obsługi klienta, pomagając śledzić każde zapytanie, lepiej rozumieć potrzeby klientów i odpowiadać na ich prośby w odpowiednim czasie. CRM rejestruje historię interakcji z klientami – kto o co pytał, kiedy się kontaktował, na jakim etapie transakcji się zatrzymał – i zamienia ten chaos w uporządkowany system, który podpowiada, kiedy zadzwonić, co zaoferować i jak utrzymać ich zainteresowanie.

Przyjrzyjmy się bliżej, jak wybrać odpowiednie rozwiązanie dla potrzeb i celów Twojej firmy już dziś!

W jakich obszarach biznesowych wykorzystywane są systemy CRM i jakie możliwości powinny oferować nowoczesne rozwiązania?

Nowoczesny CRM dla biznesu już dawno wykroczył poza dział sprzedaży. Stał się kompleksowym narzędziem łączącym marketing, obsługę, analitykę, komunikację, a nawet zarządzanie zespołem. Przyjrzyjmy się zatem, w jakich obszarach biznesowych CRM przynosi największą wartość.

Obszary biznesowe, w których wykorzystywany jest CRM

System CRM obejmuje kilka kluczowych obszarów biznesowych jednocześnie:

• Sprzedaż – nowoczesne systemy CRM zapewniają pełną kontrolę nad cyklem sprzedaży – od pierwszego kontaktu z potencjalnym klientem po podpisanie umowy. System automatycznie rejestruje zapytania z różnych kanałów, wspiera kwalifikację leadów, przypisuje odpowiedzialnych menedżerów, prowadzi transakcje etapami, umożliwia tworzenie zadań i przypomnień, zapisuje historię interakcji oraz integruje się z systemami obiegu dokumentów. W efekcie sprzedaż staje się uporządkowana, żadna okazja nie zostaje pominięta, a decyzje podejmowane są na podstawie aktualnych danych.
• Marketing – CRM dla biznesu znacząco poszerza możliwości w obszarze marketingu – od podstawowego pozyskiwania leadów po zaawansowane kampanie personalizowane. CRM pozwala segmentować odbiorców według zainteresowań, zachowań i etapu w lejku sprzedażowym. Rozwiązania takie jak SMART CRM umożliwiają tworzenie scenariuszy wysyłek, automatyczne uruchamianie kampanii email lub SMS w odpowiednim momencie i śledzenie wyników. Dzięki integracji z witrynami internetowymi, komunikatorami i kanałami reklamowymi, marketing staje się kreatywny, kontrolowany i mierzalny.
• Obsługa klienta – system CRM dla firm znacząco zmienia podejście do obsługi klienta. Zamiast chaotycznych odpowiedzi i gubiących się zapytań – dobrze zorganizowany system obsługi klienta. W przypadku SMART CRM wszystkie zgłoszenia – przez formularz na stronie, komunikatory, e-mail czy telefon – automatycznie trafiają do jednej bazy, nie giną i są obsługiwane zgodnie z ustalonymi priorytetami. Pracownicy mogą łatwo sprawdzić historię kontaktów i szybko zaproponować rozwiązanie z bazy wiedzy, zachowując zgodność z umową SLA (Service Level Agreement).
• Współpraca zespołowa – CRM dla biznesu to nie tylko praca z klientami, lecz także skuteczna współpraca wewnątrz zespołu. Nowoczesny system CRM umożliwia przydzielanie zadań, wyznaczanie osób odpowiedzialnych, śledzenie statusu realizacji oraz kontrolowanie kluczowych terminów. Dodatkowo wbudowane narzędzia analityczne pomagają ocenić obciążenie i produktywność każdego pracownika. W rezultacie firma zyskuje mniej chaosu i więcej skoordynowanych działań zmierzających do wspólnego celu.
• Analityka – narzędzia analityczne i raportowe w systemach CRM dla biznesu umożliwiają podejmowanie decyzji na podstawie danych, a nie intuicji czy założeń. Oznacza to, że każdy krok – od planowania kampanii marketingowej po optymalizację procesów sprzedażowych – opiera się na przetworzonych i przeanalizowanych informacjach. Dzięki takiemu podejściu firmy mogą trafniej przewidywać przyszłe trendy, wykrywać problemy na wczesnym etapie oraz szybko dostosowywać strategię. To z kolei minimalizuje ryzyko błędów i zwiększa ogólną efektywność biznesu.
• Infrastruktura IT – nowoczesne systemy CRM, takie jak SMART CRM czy Microsoft Dynamics 365 Sales, zapewniają elastyczną integrację z innymi platformami korporacyjnymi.

Dzięki temu możliwe jest stworzenie jednolitego ekosystemu do pracy z danymi i procesami biznesowymi. Jednocześnie dostęp chmurowy umożliwia pracę z CRM-em z dowolnego miejsca, bez konieczności przebywania w biurze, zapewniając mobilność i elastyczność. Co równie ważne, bezpieczeństwo to jeden z kluczowych aspektów: uwierzytelnianie dwuskładnikowe, kontrola uprawnień oraz bezpieczne przechowywanie danych gwarantują ochronę przed nieautoryzowanym dostępem, co ma fundamentalne znaczenie dla zachowania poufności i integralności danych wrażliwych.

Dlatego aby system CRM był naprawdę skuteczny w tych obszarach biznesu, musi spełniać konkretne wymagania funkcjonalne.

Jakie możliwości powinien zapewniać nowoczesny system CRM dla firm?

Przyjrzyjmy się, jakie funkcje powinien oferować nowoczesny system CRM, aby stać się potężnym narzędziem dla Twojej firmy:

1. 360-stopniowy widok klienta – CRM powinien stanowić jedno źródło prawdy o każdym kliencie, dzięki:

• Jednej bazie klientów, w której gromadzone są wszystkie dane o transakcjach, zakupach, zgłoszeniach i zapytaniach.
• Personalizacji, która obejmuje rejestrowanie preferencji klientów, segmentację i komunikację ukierunkowaną.
• Automatycznemu rejestrowaniu komunikacji: e-maile, połączenia telefoniczne, czaty, zgłoszenia ze strony internetowej – wszystko w jednym miejscu.

2. Automatyzacja sprzedaży, obsługi i marketingu – nowoczesny CRM dla biznesu powinien eliminować manualne czynności dzięki inteligentnej automatyzacji procesów, w tym:

• Kontrola generowania leadów – system powinien automatycznie zbierać leady z różnych kanałów (strony internetowe, media społecznościowe, chatboty, reklamy).
• Automatyzacja wysyłek – automatyzacja wysyłek w systemie CRM pozwoli na tworzenie targetowanych kampanii e-mail i SMS, które są uruchamiane zgodnie z wcześniej skonfigurowanymi scenariuszami. Zapewnia to spersonalizowaną komunikację z klientami i skraca czas poświęcany na rutynowe zadania.
• Proces obsługi klienta z bazą wiedzy, która pozwala szybko znaleźć rozwiązania dla klientów poprzez automatyzację odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania.

3. Integracja z innymi usługami – Twój CRM nie powinien być odizolowaną wyspą w cyfrowym krajobrazie firmy, lecz pozwalać na:

• Synchronizację z komunikatorami popularnymi wśród klientów: WhatsApp, Telegram, Facebook Messenger, Viber, Instagram itd.
• Integrację z ERP, systemami finansowymi i księgowymi – dla kompleksowego zarządzania finansami i stanami magazynowymi.
• Wykorzystanie interfejsów API, które zapewnią elastyczność integracji z wewnętrznymi platformami firmy.

4. Analityka i sztuczna inteligencja (AI) – dane to jeden z najcenniejszych zasobów firmy, ale tylko jeśli są wykorzystywane w działaniu. Dlatego CRM dla biznesu powinien oferować:

• Pulpity nawigacyjne i analitykę w czasie rzeczywistym, z monitorowaniem kluczowych wskaźników (np. konwersji, efektywności sprzedaży).
• Funkcje prognozowania sprzedaży przy użyciu AI – analiza danych i przewidywanie zachowań klientów.
• Narzędzia do automatycznej kategoryzacji leadów – podział na segmenty według zachowań i potrzeb.

Dla przykładu: McKinsey & Company opisuje integrację AI z systemem CRM jednej z czołowych firm z branży nieruchomości. Integracja AI pozwoliła zautomatyzować komunikację z potencjalnymi klientami, zwiększyć konwersję o 25% i zmniejszyć potrzebę interwencji człowieka w 87% przypadków.

5. Komunikacja omnichannel – ponieważ klient może napisać na Instagramie, zadzwonić lub wysłać zapytanie przez formularz kontaktowy, CRM musi wszystko połączyć w jedno miejsce:

• Zintegrowane centrum komunikacji – czaty, połączenia, e-maile i komunikatory w jednym miejscu.
• Telefonia z funkcjami nagrywania, odsłuchiwania i analizy rozmów.
• Chatboty i autorespondery, które umożliwiają automatyczną obsługę najczęstszych i najbardziej popularnych zapytań.

Jak podkreśla McKinsey & Company, współcześni klienci wchodzą w interakcje z markami przez ponad 10 różnych kanałów, a dwie trzecie z nich preferuje doświadczenia cyfrowe lub zdalne. Dlatego firmy, które szybko wdrażają kanały samoobsługowe i automatyzację – na przykład CRM z funkcjami self-service – mogą znacząco zwiększyć potencjał sprzedaży i odciążyć swój zespół. McKinsey przytacza przykład jednej z międzynarodowych firm, która uruchomiła dodatkowy kanał online – inicjatywa ta przyniosła ponad 500 nowych okazji sprzedażowych i pozwoliła odciążyć zespół w czasie pandemii COVID-19.

6. Zarządzanie zadaniami i zespołem – CRM powinien stać się przestrzenią roboczą dla całego zespołu dzięki takim narzędziom i funkcjonalnościom jak:

• Kalendarz, przypomnienia i task manager, które pomagają planować spotkania, przypominać o ważnych terminach i przydzielać zadania członkom zespołu.
• Kontrola efektywności menedżerów poprzez analizę aktywności i wydajności zespołu.
• Wbudowany system szkoleń – dzięki wykorzystaniu bazy wiedzy w systemie CRM, która automatyzuje ten proces.

7. Wersja mobilna i chmurowa – system CRM dla firm musi być wygodny i dostępny niezależnie od lokalizacji użytkownika i formatu jego pracy. Jest to możliwe, jeśli system zapewnia:

• Dostęp do wszystkich informacji z telefonu lub tabletu.
• Możliwość pracy z dowolnego miejsca dzięki przechowywaniu danych w chmurze.
• Uwierzytelnianie dwuskładnikowe oraz elastyczne uprawnienia dostępu, które zapewniają bezpieczeństwo i ochronę danych firmowych.

8. Elastyczność i skalowalność. Jeśli firma się rozwija, CRM musi rosnąć razem z nią. Dlatego przy wyborze rozwiązania warto uwzględnić takie czynniki jak:

• Możliwość dostosowania CRM do procesów biznesowych firmy – personalizacja interfejsów, automatyzacja specyficznych scenariuszy itp.
• Łatwa skalowalność, która umożliwia podłączenie nowych krajów, oddziałów i użytkowników.
• Elastycnzy system uprawnień, które można konfigurować dla różnych ról (menedżerów, marketingowców, handlowców itp.)

Napisz do nasі

Jakie korzyści daje wdrożenie systemu CRM dla biznesu i jakie efekty może osiągnąć firma dzięki odpowiedniemu rozwiązaniu

Wdrożenie systemu CRM pozwala firmie osiągać konkretne wyniki, które mają bezpośredni wpływ na wyniki finansowe. CRM realnie wspiera realizację kluczowych celów firmy.

Zwiększenie sprzedaży i zysków

CRM pomaga skuteczniej zarządzać leadami, zmniejszając ich utratę i zwiększając konwersję na każdym etapie lejka sprzedażowego. Automatyzacja rutynowych zadań pozwala menedżerom poświęcać więcej czasu na kontakt z klientami i finalizowanie transakcji. A dzięki aktualnym danym, systemy CRM umożliwiają przewidywanie zachowań klientów. To z kolei pozwala podejmować trafniejsze decyzje dotyczące przyszłej sprzedaży i zwiększać skuteczność planowania strategicznego.

Poprawa interakcji z klientami

Dzięki temu, że wszystkie kontakty, historia interakcji, zakupów i zapytań są przechowywane w jednym miejscu, ryzyko utraty ważnych informacji o klientach zostaje zminimalizowane. Nowoczesne rozwiązanie SMART CRM pozwala zintegrować wszystkie kanały komunikacji – e-maile, komunikatory, telefonię, media społecznościowe – zapewniając spójność w obsługę klienta. Według danych McKinsey & Company firmy, które wdrożyły omnichannel przy użyciu nowoczesnych technologii, odnotowały wzrost EBIT (zysk operacyjny przed odsetkami i podatkami) o 13,5%.

CRM umożliwia także analizę preferencji odbiorców i pozwala dostosować spersonalizowane oferty, co zwiększa lojalność i satysfakcję klientów. Firma może szybciej reagować na potrzeby klientów, zwiększając ich zadowolenie i budując trwałe relacje.

Poprawa efektywności operacyjnej

CRM dla biznesu pomoże zautomatyzować codzienne zadania, zapewni przejrzystość w śledzeniu i wykonywaniu zadań oraz zoptymalizuje wewnętrzne przepływy pracy. To z kolei zmniejsza koszty zasobów ludzkich, skraca czas realizacji rutynowych operacji i zmniejsza prawdopodobieństwo strat finansowych z powodu nieefektywnych lub błędnych decyzji.

Wzrost przychodów firmy

Wszystko to prowadzi do wzrostu przychodów firmy dzięki obniżeniu kosztów, zwiększeniu efektywności sprzedaży i poprawie jakości obsługi klienta. Zgodnie z licznymi badaniami McKinsey & Company wskazuje, że wykorzystanie zaawansowanych technologii i automatyzacja procesów sprzedażowych mogą obniżyć koszty i zwiększyć przychody firmy nawet o 20%.

Napisz do nasі

Jakie istnieją systemy CRM dopasowane do konkretnych procesów biznesowych, który system wybrać i co wpływa na wybór rozwiązania?

Wybór systemu CRM dla firmy zależy od tego, czym dokładnie zajmuje się organizacja, jaki jest jej zakres działalności i jakie cele stawia przed swoim zespołem. Klasyfikacja systemów CRM pozwala zrozumieć, które rozwiązania najlepiej nadają się do automatyzacji określonych procesów biznesowych – od sprzedaży, przez marketing, aż po obsługę klienta.

CRM-y dla różnych procesów biznesowych

W zależności od celów firmy, rynek oferuje rozwiązania, które pomagają zwiększyć sprzedaż, usprawnić komunikację z klientami lub skuteczniej zarządzać zgłoszeniami serwisowymi.

CRM do automatyzacji sprzedaży

Kluczowymi elementami sprzedaży są szybkość, przejrzystość i kontrola na każdym etapie lejka sprzedażowego, a systemy CRM dla sprzedaży pomagają budować te procesy.

Co zapewnia taki CRM?

1. Kontrolę nad wszystkimi etapami transakcji w jednym miejscu pracy.
2. Zwiększenie efektywności pracy z klientem, aby żaden nie był pominięty.
3. Automatyczne generowanie raportów dotyczących lejka sprzedaży.
4. Rejestrowanie historii komunikacji z każdym kontaktem.

Dla kogo:

• Firmy B2B z długim cyklem sprzedaży.
• Firmy z wieloma kanałami generowania leadów.
• Firmy z dużymi działami sprzedaży.

Przykładem takiego systemu jest rozwiązanie SMART Sales, które automatyzuje procesy sprzedaży B2B od pojawienia się potencjalnego klienta do zawarcia umowy.

CRM do automatyzacji marketingu

Obecnie marketing nie ogranicza się do wysyłania wiadomości e-mail czy prowadzenia strony w mediach społecznościowych, ale obejmuje znacznie szerszy zakres procesów. Dlatego nowoczesny CRM dla marketingu pomaga uzgodnić działania z celami – zwiększając sprzedaż, lojalność odbiorców i wskaźnik ponownych zakupów.

Co robi taki CRM?

• Pomaga segmentować klientów.
• Zapewnia automatyzację wysyłek i komunikacji.
• Pozwala bez wysiłku prowadzić spersonalizowane kampanie.
• Umożliwia tworzenie baz danych szablonów tekstowych dla różnych kanałów interakcji.
• Zapewnia nowoczesne narzędzia analityczne do analizy operacyjnej i kontroli wyników działań marketingowych.

Dla kogo:

• Firmy dążące do zwiększenia lojalności klientów.
• Firmy, które chcą połączyć analitykę i marketing w jednym rozwiązaniu.

Aby zaspokoić te potrzeby, zalecamy rozważenie SMART Marketing do zarządzania wielokanałową komunikacją marketingową i tworzenia całościowego i spójnego doświadczenia klienta.

CRM do automatyzacji procesów w sektorze usług

Dla firm usługowych ważne jest szybkie obsługiwanie zgłoszeń, przechowywanie historii interakcji z klientami oraz monitorowanie realizacji zadań. Dlatego CRM dla sektora usług koncentruje się na sprawnej obsłudze zgłoszeń, przejrzystości procesów obsługi oraz efektywnej interakcji między zespołami.

Co zapewnia taki system:

1. Automatyzację rejestrowania zgłoszeń i zamówień.
2. Przydzielanie zadań do konkretnych wykonawców.
3. Narzędzia do monitorowania terminów, umów SLA i płatności.
4. Scentralizowane przechowywanie dokumentów i szablonów do wygodnej pracy z klientami.

Idealny dla:

• Firm usługowych z dużą liczbą zamówień cyklicznych.
• Firm z dużą liczbą zapytań od klientów.
• Firm, które chcą zautomatyzować wewnętrzną interakcję między działami.

Przykładowo, rozwiązanie SMART Customer Care zostało zaprojektowane specjalnie z myślą o obsłudze klienta. Pozwala efektywnie zarządzać zgłoszeniami, optymalizować wewnętrzne pr

Zamów demo

Czy branża wpływa na wybór systemu CRM?

Niektóre platformy CRM rzeczywiście oferują wersje branżowe – inne dla rolnictwa, inne dla handlu detalicznego, a jeszcze inne dla firm IT. Taki podział pozwala firmom uzyskać rozwiązanie częściowo dopasowane do specyfiki ich działalności.

Takie podejście ma jednak również wadę – takie CRM-y często trudniej jest dostosować, gdy firma zmienia swój model lub skaluje się i wykracza poza jedną branżę. Platforma SMART CRM to elastyczny system zaprojektowany z myślą o procesach, a nie szablonach branżowych. Logika pracy podzielona jest na obszary – sprzedaż B2B i B2C, marketing, obsługa oraz interakcja wewnętrzna. Oznacza to, że SMART CRM sprawdza się równie dobrze w firmach z sektora usług, jak i w produkcji, edukacji, rolnictwie, IT, handlu detalicznym, organizacjach non-profit i charytatywnych oraz w każdej innej branży.

Czy wielkość firmy wpływa na wybór systemu CRM?

W przypadku wyboru systemu CRM istotne nie są skala działalności firmy ani liczba oddziałów, lecz cele, jakie firma chce osiągnąć. Jeśli firma ma dużą bazę klientów i stawia na spersonalizowaną komunikację, warto rozważyć zaawansowane rozwiązania o szerokim zakresie funkcji. Przykładem takiego wdrożenia jest projekt SMART business dla sieci BROCARD. Dla klienta stworzono ekosystem oparty na szeregu rozwiązań Microsoft Dynamics 365 (Sales, Customer Insights Journeys, Customer Insights Data, Customer Voice oraz Customer Service). Tak kompleksowe wdrożenie pozwoliło BROCARD zintegrować wszystkie źródła danych o klientach, przeprowadzić zaawansowaną segmentację i przejść do spersonalizowanej komunikacji, znajdując indywidualne podejście do 1,8 miliona klientów.

Jednocześnie nawet firma o międzynarodowym zasięgu może wybrać mniejszą platformę CRM, jeśli kluczowymi celami są szybkie rozpoczęcie pracy, zdolność adaptacji i łatwość użytkowania. Potwierdza to kolejny przykład współpracy SMART business z Nova Post.

W ramach projektu wdrożono platformę SMART CRM dla europejskich oddziałów klienta. Już w pierwszych miesiącach system umożliwił obsługę 500 zgłoszeń i 3,5 tysiąca połączeń dziennie, zapewniając działowi sprzedaży i centrum kontaktowemu jedno wygodne środowisko cyfrowe, które mogło szybko skalować się wraz z rozwojem firmy.

Dlatego system CRM powinien być wybierany nie ze względu na wielkość firmy, lecz jej potrzeby i cele, ponieważ niekiedy uniwersalność i szybkość działania są ważniejsze niż liczba dostępnych funkcji. A jeśli Twoje procesy biznesowe są unikalne, a dostosowanie gotowych rozwiązań wymaga zbyt dużo czasu i zasobów – firma SMART business może pomóc stworzyć spersonalizowane rozwiązanie oparte na technologii Microsoft Power Platform.

Napisz do nas

Jaki system CRM wybrać dla swojej firmy i jakie są alternatywy dla oprogramowania rosyjskiego pochodzenia?

Globalna tendencja do całkowitego wykluczenia rosyjskich produktów, usług i narracji z cywilizowanego świata jest dziś koniecznością. Ich destrukcyjny wpływ na globalne bezpieczeństwo jest oczywisty. Od 2022 roku wzrosła liczba rosyjskich cyberataków nie tylko na Ukrainę, ale także na jej sojuszników – członków UE i NATO. Celem są nie tylko instytucje rządowe i infrastruktura krytyczna, ale również sektor prywatny – potwierdzają to zachodnie służby specjalne. Rosja zagraża światu cyberwojnami, a wzrost liczby ataków przed rozpoczęciem działań zbrojnych to już rozpoznawalny schemat działania agresora. Przykładem tego są cyberataki na strony rządowe i media w Gruzji, które poprzedziły rosyjską inwazję na ten kraj. Podobny scenariusz został zrealizowany w Ukrainie już na początku Rewolucji godności.

Rosyjskie firmy nie są w stanie funkcjonować niezależnie od państwa prowadzącego wojnę na pełną skalę przeciwko Ukrainie i systematycznie łamiącego prawo międzynarodowe. Kupując lub kontynuując korzystanie z rosyjskiego oprogramowania, biznes de facto przyczynia się do finansowania agresora – a tym samym wspiera niestabilność na świecie. W tym kontekście korzystanie z rosyjskich systemów CRM, takich jak Bitrix24, AmoCRM, RetailCRM, KommoCRM czy Megaplan, nie jest decyzją technologiczną, lecz świadomym ryzykiem. Żaden z tych systemów nie gwarantuje zgodności z międzynarodowymi standardami ochrony danych osobowych, cyberbezpieczeństwa i przejrzystości działania. W kraju, gdzie firmy są zobowiązane do przekazywania danych na żądanie służb specjalnych, nie może być mowy o realnej poufności i bezpiecznym przechowywaniu danych firmowych. Dlatego coraz więcej firm rezygnuje z rosyjskiego oprogramowania na rzecz sprawdzonych rozwiązań spełniających międzynarodowe wymogi.

Jako bezpieczną alternatywę SMART business oferuje autorskie rozwiązanie SMART CRM, oparte na technologii Microsoft Power Platform. Ponadto SMART business jest Złotym Partnerem Microsoft i posiada doświadczenie we wdrażaniu Microsoft Dynamics 365, platformy, która spełnia międzynarodowe standardy bezpieczeństwa, jest skalowalna, aby zaspokoić potrzeby firm każdej wielkości oraz integruje się z innymi produktami Microsoft w celu zbudowania jednolitego cyfrowego ekosystemu. Platforma pomaga efektywnie zarządzać leadami, automatyzować procesy sprzedażowe, usprawniać interakcje z klientami oraz generować szczegółowe i zrozumiałe analizy. Obie platformy – SMART CRM i Microsoft Dynamics 365 – zapewniają nie tylko nowoczesne narzędzia do zarządzania relacjami z klientami, ale także wysoki poziom bezpieczeństwa i zgodność z globalnymi standardami.

Napisz do nas

Jak skutecznie wdrożyć system CRM w firmie?

Wdrożenie systemu CRM to szansa, by uporządkować, usprawnić i uczynić pracę z klientami bardziej przejrzystą. Jeśli podejdziemy do tego procesu ze zrozumieniem celów i logiki działania firmy, CRM nie stanie się dodatkowym obciążeniem, lecz niezawodnym wsparciem dla zespołu.

Wskazówka 1 – Zacznij nie od systemu, a od celów

Zanim zaczniesz szukać systemu CRM dla firmy, odpowiedz sobie na kilka pytań: co dokładnie chcesz usprawnić? Czy sprzedaż przebiega wystarczająco szybko? Czy firma traci klientów po pierwszym kontakcie? Czy menedżerowie oddzwaniają do wszystkich?

Każdy z tych problemów można przypisać do konkretnego celu, który da się zmierzyć za pomocą KPI. Na przykład: jeśli problemem jest odpływ klientów, system CRM powinien pomagać śledzić daty ostatnich interakcji, by przypominać o konieczności kontaktu w odpowiednim czasie.

Wskazówka 2 – Wybierz system i dostawcę, który pasuje do Twojej firmy

Zasada „kup najdroższe – nie pożałujesz” nie zawsze się sprawdza. Idealny CRM to nie ten, który ma najwięcej funkcji, ale ten, który wspiera Twoje konkretne procesy i może skalować się razem z firmą.

Jednocześnie sukces wdrożenia zależy od współpracy między klientem a dostawcą. Partner wdrożeniowy powinien dobrze rozumieć specyfikę branży i umieć dopasować narzędzie do realnych procesów biznesowych. Przykładowo, platformy typu low-code/no-code pozwalają łatwo dostosowywać system do potrzeb firmy bez konieczności angażowania dużego zespołu programistów i bez potrzeby posiadania specjalistycznej wiedzy.

Wskazówka 3 – Nie próbuj naprawiać chaosu za pomocą CRM

CRM nie jest magicznym rozwiązaniem, które zlikwiduje wszystkie problemy. Jeśli procesy w firmie są nieuporządkowane i niespójne, należy to naprawić przed wdrożeniem systemu. Warto rozłożyć ścieżkę klienta na etapy, określić, co można zautomatyzować, a co wyeliminować. Przykładowo, jeśli menedżerowie nie zapisują historii komunikacji, warto wdrożyć jej automatyczne rejestrowanie. Chodzi o to, by CRM nie generował dodatkowej pracy, lecz optymalizował już istniejące procesy.

Wskazówka 4 – Przedstaw zespołowi konkretne korzyści, jakie zapewnia mu CRM

Nawet najlepiej dopasowany system nie przyniesie rezultatów, jeśli zespół postrzega go jako kolejne utrudnienie. Zmiany w firmie często budzą opór, dlatego warto zaangażować pracowników już na etapie wdrożenia – wybrać wewnętrznych ambasadorów, przeprowadzić krótkie i praktyczne szkolenie. Najważniejsze jednak to pokazać realne korzyści. Na przykład: „Dzięki temu systemowi zaoszczędzisz 2 godziny dziennie, co pozwoli Ci skupić się na klientach, którzy rzeczywiście przynoszą wyniki” lub „Nie będziesz już musiał pamiętać, kiedy i do kogo zadzwonić – nie zapomnisz o ważnym kontakcie, nie stracisz potencjalnego klienta i zrealizujesz swoje KPI, co przełoży się na premie i zyski”.

Wskazówka 5 – Zautomatyzuj kluczowe procesy

Skuteczny CRM dla biznesu nie wymaga dodatkowych czynności – podpowiada i pomaga: przypomina, kiedy i do kogo zadzwonić, tworzy zadania po przesłaniu zapytania za pośrednictwem strony internetowej i zbiera dane analityczne. Jeśli pracownicy muszą ręcznie wprowadzać dane z formularzy, wypełniać pola, które mogą nigdy nie być potrzebne, taki system stanie się obciążeniem dla całego zespołu.

Wskazówka 6 – Zintegruj swój system CRM z innymi narzędziami firmy

CRM nie powinien działać w oderwaniu od reszty ekosystemu. Powinien integrować się z ERP, EDMS, BI oraz innymi narzędziami. Idealny scenariusz wygląda tak: klient nawiązuje kontakt → CRM automatycznie tworzy kartę → menedżer widzi zadanie → rozmowa zostaje zarejestrowana → dane trafiają do analityki – i wszystko to bez zbędnych kroków!

Wskazówka 7 – Wykorzystuj dane w swojej pracy, a nie tylko je gromadź

CRM to nie archiwum, ale kompleksowe narzędzie do podejmowania strategicznych decyzji. Jeśli analityka pokazuje, że 80% leadów jest traconych po pierwszym kontakcie – to sygnał: może skrypt rozmowy nie działa albo pierwszy kontakt następuje zbyt późno, kiedy interes klienta już zgasł. Należy nie tylko gromadzić dane w CRM-ie, ale także codziennie analizować ich oraz identyfikować, co trzeba zmienić, aby osiągnąć pożądane wyniki.

Wskazówka 8 – Monitoruj i optymalizuj system na bieżąco

CRM to dynamiczne narzędzie, które wymaga regularnej optymalizacji i rozwoju. Raz na kwartał warto sprawdzić: czy menedżerowie uzupełniają wszystkie pola? Czy w firmie pojawiły się nowe procesy, których CRM jeszcze nie obsługuje? Czasem drobna zmiana – np. dodanie lub usunięcie pola – może zaoszczędzić dziesiątki godzin pracy.

Dzięki ponad 16-letniemu doświadczeniu w pracy z różnymi modelami biznesowymi, branżami i skalą działalności SMART business doskonale rozumie potrzeby firm i tworzy rozwiązania, które jak najlepiej spełniają potrzeby i wyzwania międzynarodowej społeczności biznesowej.

Napisz do nas, a SMART business pomoże Ci wybrać system CRM, który doskonale zintegruje się z istniejącymi procesami biznesowymi Twojej firmy, zapewni skuteczną obsługę klienta oraz wzmocni Twój biznes na wszystkich etapach jego rozwoju i skalowania!

Napisz do nas