CRM dla instytucji i projektów edukacyjnych – inteligentne rozwiązanie dla sektora edukacji

Nowoczesna branża edukacyjna obejmuje szeroki zakres działań: tradycyjne instytucje edukacyjne, takie jak szkoły, uczelnie, a także różne projekty edukacyjne, takie jak prywatne kursy, platformy internetowe, centra szkoleniowe itp. Niezależnie od formatu ich działalności, przedstawiciele tej branży muszą łączyć najlepsze praktyki biznesowe i zarządcze, aby pozostać konkurencyjnymi, skutecznie osiągać cele strategiczne i zapewniać wysokiej jakości doświadczenie edukacyjne dla swoich klientów.

W tym kontekście edukacja ma wiele wspólnego z e-commerce i innymi sektorami usługowymi. Kluczowe wyzwania obejmują zarządzanie ogromną ilością danych, zapewnienie wysokiej jakości obsługi, utrzymywanie długoterminowych relacji z klientami, czyli studentami, nauczycielami, rodzicami, inwestorami, oraz efektywne prowadzenie komunikacji na każdym etapie interakcji.

Z tego powodu systemy CRM (Customer Relationship Management), które od dawna sprawdzają się w biznesie, zyskują coraz większą popularność również w edukacji.

Zamów prezentację

Jak rozwiązania CRM education pomagają w zarządzaniu instytucjami i projektami edukacyjnymi: kluczowe obszary wykorzystania systemu

Zarządzanie instytucją edukacyjną lub projektem edukacyjnym wymaga wysokiej jakości organizacji procesu nauki, dobrze skoordynowanej administracji, komunikacji i zarządzania danymi, które może zapewnić system CRM dla edukacji (CRM for education).

Kluczowe obszary wykorzystania CRM w sektorze edukacyjnym:

• Automatyzacja kampanii rekrutacyjnych – rozwiązania CRM pozwalają zautomatyzować zarządzanie kampanią rekrutacyjną, zapewniając jedną bazę danych wszystkich aplikacji, niezależnie od tego, skąd pochodzą. W ten sposób wszystkie niezbędne dane (oceny, wyniki testów itp.) będą dostępne w jednym środowisku. CRM dla instytucji edukacyjnych pozwala automatycznie sprawdzać dostępność wymaganych dokumentów, wysyłać przypomnienia o brakujących plikach i powiadamiać o statusie aplikacji.
• Zarządzanie bazą kontaktów – w instytucjach edukacyjnych „klientami” są nie tylko uczniowie, ale także rodzice, partnerzy i darczyńcy. CRM pomaga uporządkować te kontakty, tworząc segmentowane bazy danych z myślą o bardziej efektywnych interakcjach.
• Segmentacja odbiorców – systemy CRM dla edukacji, takie jak SMART CRM firmy SMART business, zapewniają narzędzia do segmentacji odbiorców według różnych kryteriów: poziomu wykształcenia, specjalności, wieku, wyników w nauce itp. Ułatwia to personalizację ofert edukacyjnych i komunikacji oraz pomaga zoptymalizować kampanie marketingowe. Na przykład, jeśli instytucja edukacyjna oferuje zaawansowane kursy szkoleniowe lub dodatkowe programy edukacyjne, segmentacja pomaga zaoferować je tym studentom, dla których będą one najbardziej korzystne.
• Zapewnienie komunikacji wewnątrz instytucji edukacyjnej – wszyscy uczestnicy procesu edukacyjnego – administracja, nauczyciele i uczniowie – mogą współpracować za pośrednictwem jednego systemu CRM, a nie oddzielnych kanałów. Gwarantuje to, że ważne informacje, takie jak harmonogramy zajęć i wszelkie zmiany lub nowości, nie zagubią się i szybko dotrą do grupy docelowej.
• Organizowanie cyklu życia „klienta” – CRM dla edukacji może rejestrować całą historię interakcji ucznia z instytucją edukacyjną: od pierwszego kontaktu (aplikacji) do momentu ukończenia szkoły, a nawet po jej ukończeniu. Na przykład platforma SMART CRM umożliwia wygodne przechowywanie danych dotyczących dokumentów, płatności, wyników w nauce, udziału w wydarzeniach, zgłoszeń do administracji oraz innych ważnych informacji.
• Zarządzanie zgłoszeniami – w CRM można zbudować wygodną obsługę zgłoszeń i zapytań, co zapewnia szybką reakcję i wysoką jakość interakcji z uczniami, rodzicami lub nauczycielami.
• Zarządzanie płatnościami – CRM optymalizuje kontrolę płatności, która jest ważną częścią zarządzania administracyjnego w instytucjach edukacyjnych. System umożliwia rejestrowanie i śledzenie płatności (czesne, zakwaterowanie itp.). Na przykład SMART CRM posiada funkcję, która pozwala generować automatyczne przypomnienia o płatnościach i wysyłać je za pośrednictwem poczty elektronicznej, wiadomości SMS lub komunikatora, w zależności od wymaganych ustawień.
• Realizacja działań marketingowych – instytucje i organizacje edukacyjne mogą prowadzić kampanie mailingowe, reklamy czy webinary za pomocą specjalnych zintegrowanych narzędzi, takich jak rozwiązanie SMART Marketing do zarządzania omnichannelową komunikacją marketingową w ramach platformy SMART CRM.
• Automatyzacja pracy z harmonogramami – systemy CRM przeznaczone dla instytucji edukacyjnych oferują narzędzia do wygodnego tworzenia harmonogramów zajęć, wykładów, seminariów, konsultacji lub innych wydarzeń, z uwzględnieniem różnych czynników, takich jak czas, dostępność pomieszczeń, zasoby lub specyfika programu nauczania.
• Digitalizacja dokumentacji papierowej – studenci i administracja mają dostęp do niezbędnych dokumentów, certyfikatów lub wniosków w formie cyfrowej, automatyzując ich składanie i zmniejszając zależność od papieru i błędów. Takie podejście zwiększa wydajność, zapewnia wygodę i zmniejsza koszty drukowania i przechowywania fizycznych kopii.
• Zaangażowanie darczyńców i inwestorów – CRM dla instytucji edukacyjnych pozwala na tworzenie szczegółowych i przejrzystych raportów dotyczących wykorzystania funduszy, osiągnięć i wyników, co zwiększa zaufanie darczyńców i inwestorów. System może zapewnić łatwe śledzenie przepływów finansowych i efektywności wykorzystywanych zasobów. W ten sposób CRM pomaga przyciągnąć nowe inwestycje ze względu na wiarygodność i przejrzystość działań finansowych instytucji.
• Wzmocnienie bezpieczeństwa danych – CRM dla edukacji zwiększa bezpieczeństwo danych poprzez szyfrowanie, wielopoziomowe uwierzytelnianie i ograniczony dostęp do informacji na podstawie roli. Zapobiega to nieautoryzowanemu dostępowi i wyciekowi danych osobowych uczniów, nauczycieli i administracji. Ponadto regularne kopie zapasowe i monitorowanie systemu zapewniają zachowanie danych nawet w przypadku awarii technicznych.
• Generowanie analiz i raportów – systemy CRM mogą generować szczegółowe raporty na podstawie danych o uczniach, kandydatach i nauczycielach, aby pomóc w podejmowaniu świadomych decyzji dotyczących opracowywania programów nauczania, poprawy jakości edukacji i dostosowywania strategii zaangażowania uczniów.

Te oraz inne możliwości można wykorzystać dzięki platformie SMART CRM. Zapewnia ona kompleksowy ekosystem dla instytucji edukacyjnych, dostarczając wszystkie niezbędne narzędzia do zarządzania, komunikacji, automatyzacji, kontroli finansowej, analityki i interakcji z partnerami.

Zamów demo

Korzyści z CRM dla różnych instytucji sektora edukacyjnego:

CRM dla szkoły
W szkołach system CRM może być niezbędnym narzędziem do poprawy komunikacji z rodzicami uczniów. W końcu system pozwala na automatyczne wysyłanie powiadomień o postępach uczniów, nieobecnościach, ważnych wydarzeniach i planach na przyszłość. W ten sposób rodzice mogą w każdej chwili otrzymywać aktualne informacje o swoich dzieciach, co Tsprzyja lepszej współpracy i większemu zaangażowaniu w proces edukacyjny. Ponadto CRM może pomóc w organizacji zebrań rodziców i nauczycieli oraz innych wydarzeń, zapewniając scentralizowaną platformę do rejestracji i komunikacji między rodzicami, nauczycielami i administracją szkoły.

CRM dla uczelni wyższych
Uczelnie wyższe zazwyczaj korzystają z takich rozwiązań (СRM for higher education), aby znacznie uprościć procesy administracyjne. System CRM może zautomatyzować rejestrację kandydatów, kontrolować składanie dokumentów, sprawdzać status wniosków oraz informować o kampaniach rekrutacyjnych. System pomaga również zarządzać planami zajęć studentów, grupami, a także optymalizuje wykorzystanie zasobów kampusu, od sal wykładowych po laboratoria.

CRM dla szkoły online
Systemy CRM dla edukacji online dają możliwość automatycznego planowania i organizacji lekcji online, a także zdalnego śledzenia obecności, wyników i ogólnych postępów każdego ucznia. Dzięki integracji z innymi narzędziami, takimi jak systemy wideokonferencyjne i platformy testowe, szkoły online mogą szybko reagować na luki w wiedzy uczniów i dostosowywać proces nauki.

System CRM dla centrum edukacyjnego
CRM umożliwia scentralizowaną rejestrację studentów na kursy, śledzenie ich postępów, przypominanie im o ważnych terminach oraz elastyczne tworzenie i dostosowywanie harmonogramów. Ponadto system umożliwia śledzenie liczby dostępnych miejsc na kursach, co pomaga w podejmowaniu decyzji o tworzeniu dodatkowych grup lub optymalizacji procesu nauki w celu bardziej efektywnego wykorzystania zasobów.

Zamów demo

Jakie istnieją rodzaje CRM dla instytucji edukacyjnych?

CRM dla instytucji edukacyjnych może różnić się w zależności od potrzeb i specyfiki instytucji:

• Lokalne systemy CRM – są instalowane bezpośrednio na serwerach instytucji edukacyjnej, co zapewnia wysoki poziom kontroli i bezpieczeństwa danych. Są odpowiednie dla instytucji, które pracują z wrażliwymi informacjami wymagającymi dodatkowej ochrony. Ich wadą jest jednak trudność w skalowaniu i wsparciu, ponieważ do utrzymania i aktualizacji systemu potrzebny jest zespół specjalistów, co wymaga ciągłych inwestycji.
• Chmurowe systemy CRM – chmurowe systemy CRM umożliwiają dostęp z dowolnego urządzenia podłączonego do Internetu. Zapewnia to znaczną elastyczność placówkom edukacyjnym, zwłaszcza gdy muszą one współpracować z dużą liczbą studentów, wykładowców i pracowników pracujących w różnych lokalizacjach. Ponieważ dane są przechowywane na zdalnych serwerach, systemy CRM oparte na chmurze oferują łatwość integracji i aktualizacji, co zmniejsza koszty związane z infrastrukturą IT i jej utrzymaniem. SMART CRM jest właśnie taką chmurową platformą, która zapewnia łatwą integrację, szybką skalowalność i regularne aktualizacje bez potrzeby interwencji użytkownika, ponieważ jest dostarczana przez dostawcę SMART business.
• Specjalistyczne CRM dla konkretnych instytucji edukacyjnych i projektów to systemy zaprojektowane z myślą o specyfice określonych typów instytucji edukacyjnych, takich jak uniwersytety, uczelnie, szkoły lub ośrodki szkoleniowe. Mogą one obejmować specjalne moduły do zarządzania programami szkoleniowymi, interakcji z kadrą nauczycielską, monitorowania obecności i osiągnięć akademickich, a także możliwość integracji z innymi platformami edukacyjnymi, takimi jak systemy zarządzania nauczaniem (LMS). Specjalistyczne systemy CRM umożliwiają dostosowanie funkcjonalności do konkretnych potrzeb danej instytucji.

Dobitnym przykładem udanego wyboru i wdrożenia systemu CRM dla edukacji jest przykład British-Georgian Academy, znanej prywatnej instytucji edukacyjnej w Gruzji. Klient zintegrował swoje procesy edukacyjne z platformą SMART CRM. Dzięki automatyzacji zadań administracyjnych, narzędziom do zarządzania aplikacjami oraz rozwiązaniom SMART Customer Care i SMART Sales, akademia była w stanie poprawić jakość komunikacji z rodzicami uczniów i zmniejszyć obciążenie pracowników.

SMART CRM to platforma, którą można elastycznie dostosować do konkretnych wymagań instytucji edukacyjnej lub projektu. Jest to możliwe dzięki dużemu stosowi modułów i szerokiej gamie przydatnych integracji dostarczanych przez dostawcę SMART business. Wszystko to sprawia, że każda instytucja edukacyjna może czerpać maksymalne korzyści z wdrożenia systemu, dostosowując oprogramowanie do indywidualnych potrzeb i specyfiki swoich procesów.

Zamów demo

Jak wybrać system CRM dla instytucji edukacyjnych i na co zwrócić uwagę?

Wybór CRM dla instytucji edukacyjnych to ważny krok, który wymaga starannego podejścia i rozważenia głównych potrzeb organizacji. Aby wybrać idealne rozwiązanie, należy zwrócić uwagę na kilka kluczowych aspektów:

1. Funkcje i moduły – ważne jest, aby funkcje systemu spełniały wymagania konkretnej instytucji lub projektu edukacyjnego. Dowiedz się, czy potrzebna jest integracja systemu z innymi platformami, takimi jak LMS, lub z rozwiązaniami finansowymi. Czy potrzebne są specjalistyczne moduły? Ustal, jakie funkcje są niezbędne dla Twojej instytucji i upewnij się, że system CRM je oferuje.
2. Elastyczność i możliwość dostosowania – zaletą będzie możliwość dostosowania CRM do konkretnych potrzeb danej instytucji. Jest to szczególnie ważne w przypadku dużych uniwersytetów lub długoterminowych projektów edukacyjnych. Poszukaj rozwiązania, które umożliwia łatwe dostosowanie systemu do zmian w procesie edukacyjnym i integrację z innymi usługami bez znaczącego nakładu czasu i zasobów.
3. Bezpieczeństwo danych – wybór systemu CRM dla edukacji nie powinien ograniczać się wyłącznie do funkcjonalności, ponieważ ochrona danych osobowych studentów i pracowników jest niezwykle ważna. Sprawdź, czy system spełnia wymagania dotyczące ochrony danych i zapewnia wystarczający poziom bezpieczeństwa, aby zapewnić bezpieczeństwo danych wrażliwych.
4. Wsparcie i aktualizacje – system CRM powinien zapewniać regularne aktualizacje i wsparcie techniczne, aby nadążać za duchem czasu. Ważne jest, aby dostawca zapewniał najnowsze aktualizacje, ulepszając i rozwijając oprogramowanie.
5. Skalowalność – jeśli twoja instytucja lub projekt planuje rozwój, system powinien być w stanie obsłużyć więcej użytkowników, aplikacji lub danych bez utraty wydajności.
6. Koszt i zwrot z inwestycji – oceniając CRM, należy porównać koszt rozwiązania z oczekiwanymi korzyściami. Inwestycja w system powinna uzasadniać się zwiększoną wydajnością i zmniejszonymi kosztami, zwłaszcza w przypadku procesów administracyjnych.

Tak więc wybór systemu CRM dla instytucji edukacyjnej jest złożonym procesem, który wymaga uwzględnienia wielu czynników: od zestawu funkcji po cenę i wsparcie dostawcy.

Firma SMART business jest gotowa poprowadzić Cię przez ten proces. Podejmując decyzję o wyborze platformy SMART CRM, uzyskasz pomoc doświadczonych ekspertów, którzy pomogą Ci przeanalizować kluczowe potrzeby i dostarczą wszelkich informacji potrzebnych do podjęcia świadomej i wyważonej decyzji.

Zamów demo