Technologiczne wsparcie dla tych, którzy wspierają innych: jak automatyzacja za pomocą CRM wzmocniła działalność „Klubu Dobrodziejów”

Dobroczynność to nie tylko emocje, empatia i raporty. To przede wszystkim zdolność do strategicznego działania, myślenia przyszłościowego i budowania trwałych rozwiązań nawet w niestabilnym środowisku. Sektor, który tradycyjnie funkcjonuje w warunkach ograniczonych zasobów, dziś wykazuje elastyczność, otwartość na technologie i gotowość do zmian. Obecnie działa on na granicy swoich możliwości: wojna, kryzysy humanitarne i niestabilność gospodarcza jedynie potęgują liczbę próśb o pomoc. Potrzeby rosną każdego dnia, a zasobów jest zdecydowanie za mało. W takiej sytuacji automatyzacja i systemowe podejście przestają być luksusem — stają się warunkiem krytycznym dla przetrwania i rozwoju organizacji, które codziennie biorą odpowiedzialność za tych, którzy zostali bez odpowiedniego wsparcia. W tej historii sukcesu opowiadamy o misji „Klubu Dobrodziejów” i dzielimy się tym, jak zespół SMART business pomógł zoptymalizować procesy fundacji i skoncentrować się na najważniejszym — pomocy dzieciom.

Od Google Forms do CRM: przesłanki, które zainicjowały poszukiwanie nowego rozwiązania

Na początku pełnoskalowej inwazji Rosji na Ukrainę „Klub Dobrodziejów” skoncentrował swoją pomoc na tymczasowych schroniskach, gdzie trafiały rodziny z dziećmi, ratując życie przed działaniami wojennymi. Już w maju 2022 roku fundacja odnotowała jednak gwałtowny wzrost liczby indywidualnych próśb o wsparcie — najczęściej chodziło o paczki żywnościowe, leki, środki higieny oraz tymczasowe zakwaterowanie.

Popyt ten rósł wraz z rozprzestrzenianiem się działań wojennych na mniejsze miasta i wsie, gdzie trudno było zorganizować stabilne formy wsparcia. Wiele zgłoszeń trafiało przez media społecznościowe, co ujawniło konieczność wdrożenia bardziej systemowego podejścia: informacje ginęły, trudno było śledzić status zgłoszeń, a każda minuta przetwarzania była cenna, bo decydowała o losach konkretnych rodzin. To właśnie wtedy pojawiła się pilna potrzeba uporządkowanego procesu zbierania i przetwarzania danych.

Czuliśmy, że liczba próśb o pomoc staje się coraz większa, a każda minuta mogła być decydująca dla rodzin z różnych zakątków Ukrainy. Było jasne: trzeba działać natychmiast i szukać skutecznych rozwiązań, które pozwolą systematyzować zgłoszenia, szybko reagować na każde z nich i zapewniać rodzinom niezbędne wsparcie bez opóźnień. Na szczęście zespół SMART business błyskawicznie się zaangażował i dostarczył nam system, który pozwolił przenieść pracę fundacji na nowy poziom wydajności.

Maria Todorczuk

Założycielka i prezeska „Klubu Dobrodziejów”

Przed wdrożeniem systemu CRM, aby uporządkować liczne zgłoszenia gubiące się wśród wiadomości w mediach społecznościowych fundacji, zespół wprowadził Google Forms. Pozwoliło to zebrać wszystkie informacje w jednym miejscu, ale było to jedynie rozwiązanie tymczasowe, które nie odpowiadało na szereg innych kluczowych potrzeb. Już w momencie uruchomienia formularza fundacja otrzymała ponad 10 000 zgłoszeń, co pokazało skalę potrzeb i ogrom pracy, jaką należało obsłużyć.

Kolejne fale formularzy ujawniły ograniczenia takiego podejścia: system nie wytrzymywał obciążenia, pojawiały się problemy techniczne, a proces przetwarzania danych pozostawał pracochłonny, co zagrażało terminowości udzielania pomocy. Co więcej, aby połączyć dane z różnych tabel i stworzyć pełny obraz zgłoszeń, zespół musiał wykonywać całą pracę ręcznie, co pochłaniało ogromną ilość czasu.

Osoby, które próbowały zarejestrować się po pomoc, często napotykały trudności techniczne: nie udawało się załadować dokumentów, formularz się zawieszał, a status zgłoszenia pozostawał niejasny, co tylko zwiększało stres w tak trudnym czasie. Była sytuacja, kiedy liczba zgłoszeń gwałtownie wzrosła i jeden z formularzy nie wytrzymał obciążenia — przestał działać całkowicie. Wtedy stało się jasne, że potrzebne jest radykalnie nowe podejście.

Tetiana Ejsmont

Kierowniczka centrum weryfikacyjnego „Klubu Dobrodziejów”

Tak narodziła się idea wdrożenia nowoczesnego systemu CRM, który pozwoliłby zautomatyzować przetwarzanie danych, zwiększyć efektywność pracy i przyspieszyć reakcję na potrzeby rodzin.

Szukając narzędzia, które umożliwiłoby maksymalną automatyzację procesów i skuteczną obsługę zgłoszeń, fundacja zwróciła się do SMART business. Zespół dostawcy zaproponował rozwiązanie CRM stworzone na bazie Microsoft Power Platform. To platforma typu Low-code/No-code, umożliwiająca szybkie dostosowanie systemu CRM do specyficznych potrzeb organizacji bez konieczności długotrwałych prac programistycznych od podstaw.

Wykorzystanie Microsoft Power Platform otworzyło przed „Klubem Dobrodziejów” szereg możliwości: elastyczną konfigurację, integrację z innymi narzędziami, łatwe skalowanie wraz ze wzrostem potrzeb oraz przejrzystą analitykę wspierającą szybkie podejmowanie decyzji.

Dzięki doświadczeniu SMART business w realizacji podobnych projektów udało się zaplanować proces tak, by CRM nie tylko gromadził i przechowywał dane, ale stał się narzędziem wspierającym indywidualne podejście do każdego zgłoszenia. W sektorze charytatywnym ma to szczególne znaczenie — chodzi o to, by zespół dobroczyńców mógł koncentrować się na realnych potrzebach ludzi, a nie na rutynowych operacjach. To właśnie automatyzacja pozwoliła fundacji uwolnić zasoby do pracy bezpośrednio z rodzinami, szybko reagować na zgłoszenia i skutecznie dostarczać pomoc tym, którzy jej najbardziej potrzebują.

Integracja, centralizacja i kontrola: funkcjonalne korzyści wdrożenia rozwiązania CRM

Na początku działalności centrum weryfikacyjnego fundacja opierała się głównie na pracy ludzi — ponad dwudziestu wolontariuszy ręcznie sprawdzało dokumenty, dzwoniło do rodzin i porównywało informacje. To wymagało ogromu czasu i wysiłku.

Dzięki wdrożeniu rozwiązania CRM od SMART business udało się zoptymalizować rutynowe procesy. Teraz zgłoszenia są weryfikowane i przetwarzane wielokrotnie szybciej, a dla wnioskodawców proces składania dokumentów stał się znacznie prostszy i bardziej przejrzysty. Do kluczowych możliwości systemu należą:

1. Wygodna rejestracja online — CRM zintegrowano ze stroną internetową fundacji, co pozwoliło beneficjentom składać wnioski szybko i bez zbędnych kroków czy opóźnień.
2. Centralna baza danych — wszystkie profile przechowywane są w jednym systemie, co zapobiega duplikatom i od razu eliminuje powtarzające się zgłoszenia.
3. Zautomatyzowana weryfikacja dokumentów — wymagane pliki (np. kopie dokumentów) dołączane są bezpośrednio do profilu beneficjenta, co ułatwia pracę wolontariuszom i przyspiesza cały proces.
4. Systemowa komunikacja z beneficjentami — każdy etap przetwarzania wniosku jest wspierany automatycznymi powiadomieniami. Ludzie od razu otrzymują potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, mogą śledzić jego status i wiedzą, kiedy spodziewać się wyniku. Taka przejrzystość eliminuje niepewność, buduje zaufanie i pokazuje odpowiedzialność fundacji.
5. Śledzenie wysyłek w czasie rzeczywistym — integracja CRM z panelem operatora pocztowego umożliwia szybkie uzyskanie informacji o statusie paczek, co jest kluczowe dla rodzin czekających na pomoc.
6. Szybsze raportowanie dla darczyńców — uporządkowane dane pozwalają przygotowywać raporty znacznie szybciej. Darczyńcy otrzymują jasny obraz wykorzystania zasobów, co wzmacnia ich zaufanie i zachęca do dalszego wsparcia.

Rezultaty mówią same za siebie: w ciągu półtora roku od początku pełnoskalowej wojny „Klub Dobrodziejów” wsparł ponad 90 000 dzieci, przekazując rodzinom z dziećmi około 200 ton produktów. I to przykład, w którym nie chodzi tylko o liczby. Za każdą cyfrą stoją prawdziwe historie rodzin, które otrzymały pomoc na czas i poczuły, że nie zostały same ze swoimi problemami. Było to możliwe dzięki połączeniu nowoczesnych technologii z oddaniem zespołu i wolontariuszy, którzy razem zamienili pomoc w proces systemowy i efektywny.

Po połączeniu formularza z ankietą na stronie internetowej od razu stało się jasne, o ile prostszy i szybszy może być ten proces. Jeśli wcześniej musieliśmy poświęcać do trzech dni na weryfikacje, eksport i przygotowanie list do wysyłki SMS-ów, to teraz dzięki systemowi CRM wszystkie te kroki zajmują zaledwie jeden dzień. Oszczędzamy przy tym nie tylko czas, ale też zasoby ludzkie, które możemy skierować na ważniejsze zadania, tym samym zwiększając skalę naszej działalności charytatywnej.

Tetiana Ejsmont

Kierowniczka centrum weryfikacyjnego „Klubu Dobrodziejów”

Udzielanie pomocy na taką skalę wymaga nienagannej koordynacji i przejrzystości na każdym etapie procesu. Dlatego ciągłe doskonalenie istniejących mechanizmów działania staje się kluczowym warunkiem skutecznego rozwoju i stabilnego funkcjonowania fundacji.

Kolejnym etapem współpracy ze SMART business „Klub Dobrodziejów” widzi stworzenie pełnoprawnej służby wsparcia. Jej podstawą będą również narzędzia Microsoft, które pozwolą zbudować jeszcze szerszą i lepszą komunikację z beneficjentami na każdym etapie: od momentu potwierdzenia zgłoszenia, aż po zakończenie procesu udzielania pomocy i kontakt zwrotny z rodziną. Rozwój zaplecza technologicznego pomoże fundacji zapewniać ciągłość komunikacji oraz poczucie troski w całym procesie wsparcia.

Ukraińcy po raz kolejny udowodnili zdolność do szybkiego reagowania w sytuacjach kryzysowych i wspierania tych, którzy najbardziej tego potrzebują. Inspirujące jest to, że organizacje takie jak „Klub Dobrodziejów” działają systemowo, tworząc warunki, w których każdy może się zaangażować — oferując swoje umiejętności, zasoby i doświadczenie, aby realnie pomagać.

A gdy skala wsparcia obejmuje dziesiątki tysięcy beneficjentów, kluczowe staje się zapewnienie jasnej i stałej komunikacji zwrotnej z każdym potrzebującym, sprawne przetwarzanie zgłoszeń, planowanie kolejnych ważnych zbiórek, przygotowywanie przejrzystych raportów oraz informowanie wszystkich uczestników procesu. Bez tego łatwo stracić zaufanie zarówno odbiorców pomocy, jak i darczyńców. Właśnie tutaj z pomocą przychodzi inteligentna automatyzacja — zwiększa efektywność każdego etapu i przyspiesza moment, w którym potrzebujący otrzymują wsparcie.

Natalya Onyshchuk

СЕО SMART business

Warto podkreślić, że firma SMART business dostarcza nie tylko rozwiązania technologiczne dla organizacji komercyjnych i non-profit, ale także wieloletnią ekspertyzę swojego zespołu, aby usprawniać procesy wewnętrzne i wspierać skalowanie działalności. Zespół ekspertów dobiera narzędzia, które skutecznie odpowiadają na konkretne wyzwania i potrzeby każdej organizacji, zapewniając szybkie i produktywne wdrożenie oraz wsparcie projektów. Zamawiając konsultację, otrzymasz szybką reakcję i indywidualne podejście do każdego wyzwania — to pozwoli znaleźć optymalne rozwiązanie dla dowolnych potrzeb.