28 sty 2026
20 minut na przeczytanie
Jak Aqua Plus udało się podwoić bazę klientów w zaledwie 2 lata i jaką rolę odegrał w tym system CRM
Podwojenie bazy klientów brzmi jak ambitny cel. Jeszcze trudniejsze jest jednak utrzymanie wysokiej jakości obsługi w momencie, gdy firma dynamicznie się rozwija.
Od 2017 roku zespół Aqua Plus konsekwentnie rozwija w Ukrainie kulturę świadomego spożycia wody. Biznes powstał wokół prostej, ale silnej idei: czysta woda powinna być dostępna każdego dnia. Dlatego firma zajmuje się nie tylko sprzedażą, lecz także montażem, serwisem oraz modernizacją systemów uzdatniania wody — zarówno dla klientów indywidualnych, jak i biznesowych. Dziś Aqua Plus jest jednym z liderów rynku uzdatniania wody w zachodniej Ukrainie oraz oficjalnym partnerem naukowo-produkcyjnego przedsiębiorstwa „Ecosoft”, jednego z czołowych producentów systemów filtracji wody. Firma świadomie postawiła na cyfryzację procesów, aby móc sprostać wzrostowi bez utraty jakości obsługi klienta. W tym celu wdrożono rozwiązania od SMART business: SMART Order Management oraz SMART Connector for GMS w ramach platformy SMART CRM. Ten etap rozwoju firma opisała już szczegółowo w osobnym case study. Dziś natomiast, gdy wdrożone rozwiązania przeszły próbę czasu i realnego skalowania biznesu, zespół dzieli się praktycznymi wnioskami opartymi na własnym doświadczeniu.
Podczas wspólnego webinaru ze SMART business współzałożycielka i dyrektorka Aqua Plus, Tetiana Luhowska, szczerze opowiedziała, w jaki sposób system CRM pomógł uporządkować i zautomatyzować procesy, wzmocnić spersonalizowane podejście zespołu do klientów oraz w ciągu dwóch lat podwoić skalę działalności — bez utraty kontroli nad biznesem.
Kiedy stało się jasne, że bez nowego CRM dalej się nie da — i dlaczego wybrano rozwiązanie od SMART business?
Wraz ze wzrostem bazy klientów coraz trudniej było utrzymać pełną kontrolę nad wszystkimi procesami — od bieżących zamówień po zadania serwisowe wymagające regularnych przypomnień. Przykładowo, terminowa wymiana wkładów filtracyjnych w już zainstalowanych systemach ma bezpośredni wpływ na jakość wody i zadowolenie klientów. Gdy takich klientów są tysiące, poleganie na pamięci lub rozproszonych narzędziach przestaje być możliwe. Współpraca ze SMART business rozpoczęła się jeszcze w 2022 roku — w momencie, gdy firma wyraźnie odczuwała ograniczenia dotychczasowego systemu CRM. Aqua Plus zrezygnowała wówczas z Bitrix24, który nie odpowiadał realnym potrzebom biznesu ani wymaganiom w zakresie bezpieczeństwa. Stało się jasne, że firmie potrzebny jest nie tylko nowy system CRM, ale także zaufany partner technologiczny.
Kluczowym wymogiem podczas migracji było zachowanie wszystkich krytycznie ważnych danych: bazy klientów, historii kontaktów, protokołów wykonanych prac, zdjęć obiektów i innych materiałów. Właśnie te oczekiwania spełnił zespół SMART business. W maju 2023 roku przeprowadzono pełną migrację z Bitrix24 do SMART CRM, a już we wrześniu 2023 roku zespół Aqua Plus całkowicie przeszedł na pracę w nowym systemie.
„SMART business bardzo głęboko weszło w nasze procesy biznesowe, dzięki czemu system nie zaburzył dotychczasowej logiki pracy, lecz wręcz ją wzmocnił. Podczas wdrażania oprogramowania wiele firm mierzy się z problemem ‘dwóch różnych języków’ — klient i zespół techniczny nie zawsze się rozumieją. W SMART business odczuliśmy zupełnie inne podejście: byliśmy słuchani, a każde nasze zapytanie było przekładane na język techniczny w taki sposób, aby wszystko działało dokładnie tak, jak zakładaliśmy. Dzięki temu dziś efekt w pełni odpowiada naszym celom biznesowym.”
Jakie cechy modelu biznesowego Aqua Plus musi uwzględniać system CRM?
Specyfika działalności Aqua Plus opiera się na modelu serwisowym z długim cyklem relacji z klientem, w którym każda pomyłka komunikacyjna lub zapomniane ustalenie może kosztować utratę zaufania. Nie wystarczy więc jedynie pozyskać klienta i sfinalizować sprzedaż. Kluczowe jest, aby nie stracić go z pola widzenia po miesiącu, pół roku czy nawet po roku — gdy nadchodzi czas przeglądu serwisowego, wymiany wkładów filtracyjnych lub pojawia się nowa potrzeba. Firma musi pamiętać o wszystkich ustaleniach, we właściwym momencie przypominać o serwisie oraz zachowywać pełny kontekst współpracy — nawet wtedy, gdy z klientem pracują różni handlowcy, administratorzy czy inżynierowie.
Dlatego dla Aqua Plus krytyczne znaczenie ma jedno, spójne środowisko informacyjne, w którym gromadzona jest cała historia kontaktów z klientem. Gdy dane są rozproszone między notatnikami, arkuszami i prywatnymi zapiskami pracowników, szybkie dotarcie do właściwych informacji staje się niemal niemożliwe. Centralna baza danych w systemie CRM pozwala natomiast pracować na dowolnych parametrach — od rodzaju wymaganego urządzenia po termin kolejnego serwisu — i błyskawicznie odtworzyć kontekst współpracy.
Dodatkowym wyzwaniem są różne segmenty klientów. Aqua Plus obsługuje zarówno klientów indywidualnych (B2C), jak i firmy oraz instytucje (B2B): zakłady produkcyjne, placówki edukacyjne i inne organizacje. Każdy z tych segmentów wymaga odmiennego podejścia, innych danych oraz innej logiki komunikacji. Właśnie tutaj SMART CRM umożliwia budowanie indywidualnego podejścia w sposób systemowy — nie na poziomie intuicji, lecz w oparciu o dane i procesy
Dlatego w bazie danych przechowywane są maksymalnie kompletne informacje o klientach. W przypadku klientów biznesowych są to dane firmy, dokumenty rejestrowe oraz adresy prawne niezbędne do przygotowania umów. Z kolei przy klientach indywidualnych liczy się każdy szczegół: miejsce zamieszkania, a także informacja o tym, kto przebywa w domu w godzinach pracy. Często bowiem osoba zamawiająca usługę i dokonująca płatności nie jest obecna podczas wizyty inżyniera — w domu mogą natomiast przebywać inni domownicy. Takie informacje są zapisywane w SMART CRM wraz z danymi kontaktowymi osób upoważnionych, co znacząco ułatwia późniejszą obsługę serwisową.
Równie istotnym obszarem w SMART CRM są dane dotyczące zainstalowanego sprzętu. Wiedząc, jakie dokładnie rozwiązanie zostało wdrożone u klienta, firma może precyzyjnie zaplanować kolejne działania: okresowe przeglądy, wymianę elementów lub potencjalną sprzedaż uzupełniającą.
Dodatkowo dużą rolę odgrywa kontekst wizualny. Zdjęcia obiektów, miejsc montażu czy punktów serwisowych są przechowywane bezpośrednio w systemie CRM i wykorzystywane nie tylko do celów raportowych. Bardzo często pozwalają one rozwiązać problem klienta zdalnie — inżynier, analizując fotografie, może udzielić wskazówek telefonicznie lub za pomocą wiadomości głosowej, bez konieczności wizyty na miejscu. W efekcie klient otrzymuje wsparcie „tu i teraz”, a firma oszczędza czas specjalistów, zasoby oraz koszty. Takie podejście tworzy efekt wspólnej przestrzeni informacyjnej — gdy zarówno zespół, jak i klient posługują się tym samym językiem i widzą ten sam obraz sytuacji.
„Nasza współpraca z klientem często trwa latami. Zazwyczaj klient zgłasza się po informacje, otrzymuje konsultację, ustalamy wstępne warunki, a realna potrzeba montażu urządzeń pojawia się dopiero po zakończeniu remontu, uruchomieniu produkcji lub tuż przed rozpoczęciem roku szkolnego. Jeśli w takim momencie firma w porę przypomni o sobie, nie jest to już sprzedaż ‘od zera’, lecz kontynuacja zaufanego dialogu z klientem. I właśnie system CRM pomaga nam pozostać w tym kontekście.”
W praktyce w systemie CRM gromadzona jest cała informacja niezbędna do zapewnienia wygodnej i przewidywalnej obsługi klienta. Ma to kluczowe znaczenie zwłaszcza w biznesach opartych na długim cyklu sprzedaży. Gdy proces decyzyjny może trwać miesiącami, a nawet latami, firma musi pamiętać nie tylko o samym kliencie, lecz także o pierwotnych ustaleniach, od których wszystko się zaczęło. Właśnie w ten sposób buduje się zaufanie do marki.
Obecnie firma intensywnie współpracuje z deweloperami oraz studiami projektowymi, które rekomendują klientom instalację systemów uzdatniania wody już na etapie budowy lub prac remontowych. To podejście jest w pełni uzasadnione — rozwiązania dla wody technicznej i pitnej znacznie łatwiej uwzględnić w projekcie na wczesnym etapie, niż montować je później w gotowym wnętrzu.
Zdarzają się również sytuacje, w których firma odnotowuje, że po roku lub dwóch klient planuje wrócić do tematu dodatkowego filtra albo oczekuje indywidualnych warunków. Dla klienta kluczowe jest to, aby do takiej rozmowy nie trzeba było wracać od zera, ponownie wszystkiego wyjaśniać ani tracić czasu na przypominanie szczegółów. Jeśli obiecano rabat lub konkretne warunki — muszą one zostać dotrzymane. Dlatego wszystkie kluczowe ustalenia są zapisywane w SMART CRM. Nawet jeśli w międzyczasie zmieni się technik, handlowiec czy harmonogram prac, podstawowe ustalenia pozostają niezmienne. Klient widzi, że firma pamięta o swoich zobowiązaniach, co bezpośrednio przekłada się na długofalowe zaufanie.
Dzięki spójnej komunikacji Aqua Plus ma pełen wgląd w całą ścieżkę klienta — od pierwszego kontaktu aż po serwis realizowany po roku czy dwóch. W CRM rejestrowane są wszystkie kluczowe działania: praca handlowców, wizyty techników, ustalenia, komentarze inżynierów oraz feedback od klientów. System przechowuje również dane kontaktowe wszystkich osób zaangażowanych w realizację na miejscu — nawet jeśli formalnie nie są one stroną zamówienia.
„Kiedy dopiero planowaliśmy otwarcie firmy i budowaliśmy nasz biznes, fundamentem były dla nas uczciwość, rzetelność, odpowiedzialność oraz wysoka jakość produktu — tak, aby, jak to się mówi, móc zawsze spojrzeć klientom w oczy. Aby jednak sprostać takiej odpowiedzialności, potrzebne jest solidne zaplecze technologiczne. I właśnie dziś SMART CRM jest dla nas takim wsparciem.”
Jak z perspektywy procesowej wygląda obsługa serwisowa w systemie CRM?
Systemy uzdatniania wody wymagają regularnej obsługi: wymiany filtrów, kontroli stanu urządzeń oraz bieżących konsultacji. Zadaniem firmy nie jest czekanie, aż klient napotka problem, lecz działanie z wyprzedzeniem — tak, aby jakość wody była stabilna, bez przestojów i sytuacji awaryjnych.
Właśnie w tym obszarze kluczową rolę odgrywa SMART CRM. Po zakończeniu montażu lub prac serwisowych w systemie zapisywane są wszystkie informacje dotyczące danego obiektu, w tym przede wszystkim terminy, w których należy przypomnieć klientowi o kolejnej wymianie filtrów lub przeglądzie. Dane te stają się punktem wyjścia do dalszego cyklu serwisowego.
Menedżer widzi w systemie automatyczne przypomnienie, kontaktuje się z klientem, ustala zakres oraz koszt prac i zapisuje uzgodnienia w CRM. Następnie proces płynnie przechodzi do kolejnego etapu — zadanie trafia do administratora. Administrator uzgadnia z klientem dogodny termin i godzinę wizyty inżyniera, osobę kontaktową na miejscu oraz planuje optymalną logistykę pracy zespołu. Wszystko to odbywa się w jednym, spójnym środowisku informacyjnym, co zapewnia przejrzystość procesu i pełną kontrolę nad obsługą serwisową.
Po potwierdzeniu terminu wizyty informacja ta od razu pojawia się w kalendarzu inżynierów, a klient automatycznie otrzymuje wiadomość SMS z dokładną datą i godziną przyjazdu specjalisty. Dzięki temu firma eliminuje zbędne doprecyzowania, dodatkowe telefony oraz ryzyko nieporozumień.
Istotnym elementem jest również to, że w systemie informacje są wyraźnie rozdzielone według ról. Menedżer uzupełnia pełną kartę klienta i obiektu, natomiast administrator otrzymuje skróconą, uporządkowaną informację — dokładnie taką, jaka jest potrzebna do organizacji wizyty i pracy inżyniera. Takie podejście ogranicza „szum” komunikacyjny i przyspiesza realizację każdego etapu.
Po wykonaniu prac inżynierowie przekazują administratorowi zdjęcia oraz wyniki realizacji. Administrator potwierdza wykonanie usługi, dodaje protokół prac do systemu CRM i przekazuje komplet informacji z powrotem menedżerowi. Mając pełny obraz sytuacji — co zostało wykonane, w jakim stanie znajduje się urządzenie, jakie zalecenia pozostawił inżynier — menedżer może zamknąć bieżące zlecenie i jednocześnie zaplanować kolejne działania.
Jeśli pojawia się potrzeba dodatkowej konsultacji, potencjał sprzedaży uzupełniającej lub konieczność kolejnej wizyty w przyszłości, menedżer widzi to wszystko bez dodatkowych telefonów i czasochłonnego poszukiwania informacji. Możliwe są różne scenariusze: ustalenie kolejnego kontaktu, ustawienie przypomnienia na kilka miesięcy naprzód. Wszystkie decyzje podejmowane są w oparciu o konkretne dane, a nie przypuszczenia.
„Obecnie przychody z obsługi serwisowej stanowią ponad 50% całkowitej sprzedaży Aqua Plus i ten udział systematycznie rośnie. Naszym celem nie jest jednorazowa transakcja, lecz wieloletnia opieka nad klientem — zapewnianie mu czystej wody oraz stopniowe zwiększanie jego długoterminowej wartości dla firmy.”
Jak SMART CRM wspiera sprzedaż dodatkową?
Osobnym etapem w działalności firmy jest sprzedaż dodatkowa realizowana po wdrożeniu podstawowego rozwiązania.
Przykładowo, na początku remontu klient mógł zaplanować budżet wyłącznie na filtr do wody technicznej. Zakup filtra do wody pitnej został odłożony — zabrakło środków, kuchnia nie była jeszcze gotowa albo po prostu nie było pilnej potrzeby. System CRM pozwala zachować ten kontekst i wrócić do klienta w odpowiednim momencie — w sposób nienachalny i adekwatny do sytuacji.
Dodatkowo inżynierowie pracujący bezpośrednio na obiektach często dowiadują się o klientach znacznie więcej: ktoś kupił działkę letniskową, ktoś planuje rozbudowę domu, ktoś inny przygotowuje się do przeprowadzki. Te informacje z pierwszej ręki trafiają do systemu i na ich podstawie firma tworzy trafne, dopasowane propozycje. W efekcie klient ma poczucie, że firma rzeczywiście o nim pamięta, a biznes zwiększa sprzedaż bez agresywnej presji.
SMART CRM jasno pokazuje, z jakich produktów klient już korzysta, jakie rozwiązania zostały wcześniej zainstalowane oraz kiedy naturalnie zaproponować kolejny krok i zrealizować sprzedaż uzupełniającą. Dzięki temu obsługa przestaje być chaotyczna, a sprzedaż — przypadkowa. Zamiast tego powstaje uporządkowany, przewidywalny model współpracy, w którym zyskują obie strony.
Jak automatyzacja wpłynęła na biznes Aqua Plus?
W Aqua Plus świadomie nie traktuje się systemu CRM jako „magicznej różdżki”, która sama z siebie zmienia biznes. System działa skutecznie tylko wtedy, gdy stoi za nim dojrzała kultura procesowa oraz gotowość zespołu do pracy w sposób uporządkowany i zdyscyplinowany.
„Case study Aqua Plus to przede wszystkim dowód na to, jak ważna jest skłonność firmy do porządkowania procesów i pracy w oparciu o jasną strukturę. SMART CRM jest jedynie narzędziem i wsparciem. Nie chcieliśmy tworzyć wrażenia, że to system zrobił wszystko za firmę. Doszliśmy jednak do wniosku, że realnie pomógł i stał się współuczestnikiem pozytywnych rezultatów biznesowych.”
W obecnych realiach ukraińskiego rynku automatyzacja przestała być kwestią wygody — dziś jest przede wszystkim kwestią odporności biznesu. Wykwalifikowani specjaliści są obecnie dosłownie na wagę złota, dlatego im więcej procesów firma jest w stanie zdjąć z ręcznego nadzoru, tym mniejsza staje się jej zależność od niedoboru kadr. Równolegle spada także liczba błędów: zapomnianych ustaleń, nieuzgodnionych wizyt czy kolizji w harmonogramach. W Aqua Plus wdrożenie SMART CRM było postrzegane jako inwestycja w rozwój. Raz poprawnie zaprojektowany i skonfigurowany proces działa dalej samodzielnie — przypomina, podpowiada oraz synchronizuje ludzi i działania. Kluczowe jest jednak to, że każdy biznes wymaga dostosowania systemu do własnej logiki działania, a właśnie ta elastyczność SMART CRM okazała się czynnikiem decydującym.
Przykładowo interfejs administratora został zaprojektowany w taki sposób, aby maksymalnie uprościć planowanie wyjazdów inżynierów. Zwięzłe podsumowanie zlecenia pozwala szybko ocenić zakres prac i czas realizacji, a czytelny widok harmonogramów umożliwia sprawdzenie obłożenia zespołu oraz zaplanowanie optymalnych tras — bez chaotycznego przemieszczania się z jednego krańca miasta na drugi. Menedżerowie z kolei mogą grupować zadania z wyprzedzeniem — na tydzień lub miesiąc — równomiernie rozkładać obciążenie oraz analizować klientów według obszarów działalności i etapów współpracy.
W efekcie każdy uczestnik procesu — od menedżera po inżyniera — planuje swój czas w oparciu o jedną, wspólną ramę odniesienia. Dla firmy serwisowej obsługującej dużą liczbę wyjazdów, klientów i różnych typów prac ma to kluczowe znaczenie. Bez jasno uporządkowanej organizacji nawet bardzo kompetentny zespół szybko zaczyna odczuwać przeciążenie.
Osobnym wyzwaniem są sezonowe i marketingowe skoki obciążenia. Przykładowo akcje takie jak Black Friday znacząco zwiększają liczbę sprzedaży pierwotnej, a tym samym obciążenie zespołu inżynierów. Dzięki SMART CRM Aqua Plus może elastycznie zarządzać tymi falami sprzedażowymi — część wizyt serwisowych jest świadomie przesuwana o tydzień lub dwa, bez pogarszania doświadczenia klienta. Dla klientów nie stanowi to problemu, ponieważ większość z nich nie monitoruje cyklu życia filtra — odpowiedzialność za to bierze na siebie firma.
W okresach mniejszego obciążenia lub urlopów CRM pozwala spokojnie przełożyć akcenty: lepiej zaplanować zadania, skupić się na serwisie i sprzedaży uzupełniającej oraz wykorzystać czas inżynierów przy innych pracach. Dzięki temu obciążenie zespołu rozkłada się równomiernie w ciągu roku, a firma nie musi działać w trybie ciągłego reagowania na problemy.
„Automatyzacja dała Aqua Plus to, co najważniejsze — poczucie kontroli. Dzięki niej możemy nie tylko się rozwijać, ale też utrzymywać wysoką jakość obsługi, nawet wtedy, gdy rośnie liczba klientów, wyjazdów i procesów. Właśnie w tym widzimy największą wartość CRM: nie w zastępowaniu ludzi, ale w realnym wsparciu ich codziennej pracy — tak, by mogli działać spokojniej, dokładniej i skuteczniej, z korzyścią zarówno dla klientów, jak i dla firmy.”
Jakie wnioski można podsumować w liczbach — na podstawie wyników ilościowych i jakościowych?
Aqua Plus ocenia efekty automatyzacji nie tylko przez pryzmat twardych wskaźników, ale także przez jakość relacji z klientami. To jednak właśnie liczby najlepiej pokazują, jak uporządkowane procesy przekładają się na realny wzrost.
Wyniki ilościowe
Po wdrożeniu SMART CRM w 2023 roku firma odnotowała kluczowy rezultat: w ciągu dwóch lat baza klientów podwoiła się.
Ten wzrost nie był przypadkiem. Był efektem kilku istotnych zmian w codziennej pracy zespołu:
- firma przestała tracić klientów — zarówno nowych, jak i tych, którzy korzystali z usług wcześniej;
- zaczęła systematycznie analizować dane i wskaźniki CRM, zamiast opierać się wyłącznie na intuicji;
- menedżerowie zawsze mają jasny plan kolejnych kroków wobec każdego klienta, zamiast odkładać kontakt „na później”.
W Aqua Plus uruchomił się skuteczny mechanizm rozwoju:
- Firma posiada bazę klientów — i aktywnie z nią pracuje.
- Dobra obsługa przekłada się na polecenia.
- Rośnie liczba klientów i zleceń — firma rozbudowuje zespół inżynierów.
- Nowych specjalistów trzeba efektywnie zaangażować — menedżerowie działają szybciej i precyzyjniej.
W efekcie zyskują wszystkie strony — inżynierowie dzięki stabilnemu obciążeniu pracą, menedżerowie dzięki wzrostowi sprzedaży, a biznes dzięki wyższym przychodom i możliwości dalszego rozwoju.
Zmiany jakościowe — trudne do zmierzenia, ale łatwe do odczucia
Od 2023 roku system CRM w Aqua Plus stał się punktem odniesienia dla zaufania między firmą a klientami. Przełożyło się to na kilka wyraźnych zmian jakościowych:
- znaczące ograniczenie utraty leadów i klientów wynikającej z błędów ludzkich;
- zniknięcie problemu „głuchego telefonu” między sprzedażą, serwisem a inżynierami pracującymi w terenie;
- praca wszystkich osób zaangażowanych w obsługę klienta w jednym, wspólnym środowisku informacyjnym.
„W 2022 roku, gdy zdawaliśmy sobie sprawę, że przez pewien czas możemy zostać bez systemu CRM, naprawdę obawialiśmy się chaosu. A dla mnie porządek w pracy jest bardzo ważny — lubię, gdy wszystko ma swoje miejsce. Dlatego razem ze SMART business szybko zaczęliśmy budować nowy system: krok po kroku, bez gwałtownych zmian, ale z jasno określonym celem. Chcieliśmy dojść do tego, co mamy dziś — jednego, wspólnego środowiska informacyjnego dla sprzedaży i serwisu, kontroli ustaleń z klientami oraz przejrzystych procesów, które wspierają rozwój firmy, zamiast go blokować. I to właśnie jest prawdziwa „magia” CRM — magia porządku we własnym biznesie. Mieliśmy szczęście, że SMART business pomogli nam stworzyć narzędzie, które ten porządek realnie zapewnia.”
Dziś w systemie działa przejrzysty ciąg przyczynowo-skutkowy: to, co menedżer ustali z klientem, administrator przekłada na plan działań, a inżynier realizuje w terenie. Każdy widzi swoją rolę w tym wspólnym łańcuchu i ma świadomość, że błąd na którymkolwiek etapie odbije się na pracy całego zespołu. Właśnie to buduje poczucie odpowiedzialności i wewnętrzną dyscyplinę.
Funkcjonalność CRM pomaga też nie tracić kontaktu z klientami: automatyczne przypomnienia, raporty dotyczące klientów, z którymi kontakt się urwał, oraz komunikacja masowa wspierająca relacje na każdym etapie współpracy. Bo niedotrzymana obietnica to nie tylko strata jednego klienta, ale również utrata wielu potencjalnych poleceń.
Jakie są plany na przyszłość i jak Aqua Plus przygotowuje się do kolejnego etapu rozwoju?
W ostatnich latach Aqua Plus znacząco się rozwinęła, a ten wzrost przyniósł ze sobą nowe wyzwania. O ile wcześniej kluczowym celem było uporządkowanie sprzedaży i obsługi serwisowej, o tyle dziś nacisk kładziony jest na dalsze zwiększanie cyfrowej dojrzałości oraz niezależność informacyjną firmy.
Zespół świadomie dąży do tego, aby wszystkie kluczowe procesy funkcjonowały w jeden, spójny sposób i nie były uzależnione od rozproszonych narzędzi ani od czynnika ludzkiego. Dzisiejsze realia wymagają aktywnego wykorzystywania nowoczesnych technologii, dlatego Aqua Plus jest gotowa inwestować w te obszary, w których cyfryzacja realnie wzmacnia biznes, a nie jest jedynie dodatkiem.
Pierwszy krok: rozwój warstwy komunikacyjnej CRM
Obecnie tylko około 20% kontaktów z klientami odbywa się telefonicznie, podczas gdy blisko 80% to rozmowy prowadzone w komunikatorach. Właśnie dlatego firma planuje wdrożenie modułów komunikacyjnych — SMART Chat oraz SMART Easy Bot — które pozwolą połączyć wszystkie kanały kontaktu bezpośrednio w systemie CRM.
W 2023 roku priorytetem była szybka i bezpieczna migracja, tak aby nie utracić danych i nie zakłócić ciągłości działania biznesu. Dziś, gdy system działa stabilnie, Aqua Plus może spokojnie rozszerzać jego funkcjonalność. Celem jest pełny wgląd w historię komunikacji z klientem w jednym miejscu — niezależnie od tego, czy kontakt odbywał się telefonicznie, mailowo czy przez komunikatory.
Drugi krok: wdrożenie systemu ERP
Potrzeby biznesowe Aqua Plus wykraczają już poza samo zarządzanie sprzedażą i serwisem. Firma chce połączyć w jednym systemie finanse, analitykę, zarządzanie środkami oraz dane operacyjne — bez konieczności przechodzenia między różnymi narzędziami i ręcznego łączenia danych w jedną całość.
Szczególnie istotną rolę odgrywają dla Aqua Plus dane statystyczne i analityka. To one umożliwiają podejmowanie świadomych decyzji zarządczych oraz planowanie rozwoju firmy z wyprzedzeniem.
„Uważam, że bez danych i analityki bardzo trudno się rozwijać. Jako właściciel firmy możesz opierać się na intuicji, ale emocje nie zawsze są obiektywne. Dlatego potrzebny jest system, który pokazuje aktualny obraz firmy w liczbach — co działa, a co nie, gdzie się rozwijamy, a gdzie tracimy. Przyznaję, że wewnętrznie nie jest mi jeszcze łatwo nastawić się na wdrożenie ERP, ale mam pełną świadomość, że nie ma innej drogi, jeśli myślimy o skalowaniu i dalszym rozwoju.”
W efekcie Aqua Plus zmierza w stronę modelu, w którym CRM i ERP tworzą jeden, spójny fundament cyfrowy firmy — przejrzysty, łatwy do zarządzania i gotowy na dalszy wzrost. Partnerstwo ze SMART business pozwala realizować ten proces nie chaotycznie, lecz systematycznie — krok po kroku, z naciskiem na długoterminową wartość zarówno dla klientów, jak i dla samego biznesu.
„Jeśli Twoja firma jest dziś na etapie wzrostu — gdy ręczne zarządzanie przestaje wystarczać, a przestarzałe, chaotyczne narzędzia zaczynają hamować rozwój — ten case może być dobrym punktem wyjścia. Zespół SMART business pomaga firmom budować uporządkowane, skalowalne modele cyfrowe — od CRM po ERP — oparte na rzeczywistych procesach, a nie idealizowanych schematach. Właśnie w ten sposób powstają historie stabilnego, przewidywalnego wzrostu: kiedy technologia nie komplikuje pracy, lecz staje się solidnym fundamentem dla rozwoju firmy i długotrwałego zaufania klientów.
