El año 2020 ha demostrado lo importantes que son los profesionales del sector de la sanidad en nuestra sociedad. Nuestras vidas dependen literalmente de sus conocimientos, competencia y dedicación a las personas.
El mundo se enfrentó a un problema global – una nueva cepa del virus, una enfermedad grave, una alta probabilidad de muerte entre las personas mayores y ningún protocolo de tratamiento. Pero también había un problema de menor escala – los médicos simplemente no podían reunirse para discutir las mejores formas de lucha por la vida de las personas.
Más información sobre el proyecto
Yuria-Pharm es una empresa farmacéutica que organiza Congresos Médicos desde el año 2008, se dirigió a SMART business con una consulta: ¿cómo ayudar a la comunidad médica y permitirles reunirse para debatir el problema del COVID-19?
Afortunadamente, tan pronto como Dynamics 365 Marketing apareció en el mercado, SMART business valoró inmediatamente su potencial y comenzó a trabajar con este servicio. Por eso en el año 2020 pudimos recomendar con confianza una solución para la celebración del Congreso Médico en línea.
Normalmente, el evento se celebraba offline y reunía de 3 a 4 mil médicos. Los organizadores esperaban que hubiera entre dos y tres veces más visitantes en línea, pero ¡qué sorpresa cuando se inscribieron en el Congreso Médico 10 veces más participantes que la vez anterior!
30 mil participantes, 110 ponentes de 20 países y sólo 26 personas que se encargaron técnicamente del evento y supervisaron la calidad de las retransmisiones de vídeo.
Los médicos, científicos, enfermeros y auxiliares de ciudades con millones de habitantes o de pequeños pueblos, de hospitales públicos o privados, con décadas de experiencia o que acababan de terminar sus prácticas pudieron conectarse al Congreso Médico desde sus smartphones de forma gratuita y compartir entre ellos sus mejores prácticas en el tratamiento de la COVID-19.
Aspectos digitales destacados del congreso en línea
Los organizadores comprendieron que conectar a personas de distintos países a través de smartphones es una tarea cada vez más complicada, por lo que crearon un ecosistema de 5 productos y servicios para su realización técnica.
Solución técnica utilizada para el congreso de terapia de infusión
El núcleo de la solución técnica es la plataforma Microsoft Dynamics 365 Marketing. Como aquí se recogen todos los canales de comunicación con los participantes del evento, la gestión es rápida y cómoda, y se reduce el umbral de entrada de nuevos empleados.
En Dynamics 365 Marketing, los organizadores pueden:
- Recopilar una base de datos consolidada de participantes.
- Manejar todo el contenido del evento.
- Administrar un chatbot.
- Recopilar y analizar las estadísticas sobre el rendimiento de cada canal publicitario.
- Introducir cambios instantáneos en el evento (mensajes de emergencia, sustitución de ponentes, etc.).
La solución para el congreso médico también incluía:
Plataforma de webinarios Vimeo, que cubría todas las necesidades para conectar a tanta gente.
GMS Messaging Service. Puesto que durante la preparación del evento resultó que los profesionales médicos no eran usuarios activos de los buzones de correo, los especialistas de SMART business tuvieron que lanzar rápidamente un canal de comunicación adicional a través de SMS y Viber.
Se desplegó una cuenta personal para el participante del congreso en Azure App Service.
En el portal web, los visitantes tenían la posibilidad de:
- Ver información sobre los ponentes y los informes.
- Crear un plan personal para asistir a los informes.
- Participar en sorteos y concursos.
- Hacer preguntas al ponente o debatir los materiales con otros participantes del congreso.
- Obtener un certificado de asistencia con su nombre, apellidos y sello húmedo.
- Ver los informes en la grabación durante las 2 semanas posteriores al congreso.
También se alojó un chatbot en Azure App Service, con una tasa de conversión en los participantes del evento superior al 90%.
Durante la organización y celebración del congreso, se utilizó Azure SQL Database como almacenamiento intermedio para los datos que al final debían transferirse a Dynamics 365 Marketing. Este enlace adicional era necesario porque existían riesgos de que la plataforma Dynamics 365 Marketing no pudiera soportar picos de carga de hasta 30 mil participantes del congreso. Como resultado, se configuró una sincronización bilateral entre la base de datos y Dynamics 365.
Sobre el componente social
El Congreso es una clara visualización de cómo las tecnologías ayudan a difundir el conocimiento. Los profesionales sanitarios de distintos países pudieron compartir sus experiencias a través de una plataforma bastante sencilla de entender.
Al final del evento, cada profesional sanitario que había visto suficientes presentaciones podía descargar un certificado de participante. En el futuro, esto le permitirá dirigirse a los organismos públicos pertinentes y perfeccionar su cualificación.
Hemos conseguido crear una plataforma de comunicación entre los médicos y científicos de Ucrania y del mundo que estaban dispuestos a compartir sus descubrimientos aplicados en el tratamiento de la COVID-19. Lo más importante es que hicimos el proceso lo más cómodo y accesible posible para todos los médicos practicantes. Los profesionales del sector de la sanidad de los siguientes países escucharon 145 presentaciones: Ucrania, Kazajstán, Tayikistán, Georgia, Moldavia, Azerbaiyán, Uzbekistán y Kirguistán. Los materiales del Congreso Médico se convirtieron en un manual de formación para todos los interesados y se pusieron a la disposición libre.
Organizar un evento de esta escala es una tarea compleja. El equipo de SMART business tenía por objetivo no solamente ocuparse de la realización técnica del congreso, sino también formar a los empleados de Yuria-Pharm para que pudieran manejar todos los procesos por sí mismos. Gracias a la interfaz intuitiva de Dynamics 365 Marketing, no surgieron problemas ni inconvenientes ni durante la preparación ni durante el propio evento. Los moderadores podían introducir cambios dinámicos directamente en pleno evento, y los participantes del Congreso Médico reaccionaban al instante a las preguntas o propuestas desde sus smartphones. Parecía que las 30 mil personas se comunicaban libremente en una misma sala.
Información adicional
SMART business se especializa en la implementación, localización y desarrollo de sistemas ERP y CRM sobre la plataforma de Microsoft Dynamics 365, así como en el desarrollo de soluciones con tecnologías de analítica de datos e inteligencia artificial. Utilizamos productos en la nube para resolver las tareas empresariales: Microsoft Azure, Microsoft Power BI, Microsoft Office 365, Yammer, Teams, Project, Flow, SharePoint.
Como Microsoft Gold Partner y experto en el desarrollo de la cultura digital empresarial, SMART business contribuye a la transformación digital de empresas de distintos tamaños, industrias y sectores en más de 60 países de todo el mundo.
