CRM for education პროგრამული უზრუნველყოფა – ჭკვიანი გადაწყვეტილებები განათლების ინდუსტრიისთვის

თანამედროვე განათლების სექტორი მოიცავს საქმიანობის ფართო სპექტრს: ტრადიციული საგანმანათლებლო დაწესებულებებიდან დაწყებული, როგორიცაა სკოლები, კოლეჯები და უნივერსიტეტები, სხვადასხვა საგანმანათლებლო პროექტებამდე, როგორიცაა კერძო კურსები, ონლაინ პლატფორმები, სასწავლო ცენტრები და სხვა. ფორმატის მიუხედავად, ამ სექტორის წარმომადგენლებმა უნდა გააერთიანონ საუკეთესო ბიზნეს და მენეჯმენტის პრაქტიკა, იმისათვის, რომ დარჩნენ  კონკურენტუნარიანები, ეფექტურად მიაღწიონ სტრატეგიულ მიზნებს და უზრუნველყონ ხარისხიანი სწავლის გამოცდილება თავიანთი აუდიტორიისთვის.

ამ პარადიგმაში, განათლებას ბევრი მსგავსება აქვს ელექტრონულ კომერციასთან და სხვა სერვისზე ორიენტირებულ ინდუსტრიებთან, განსაკუთრებით დიდი მოცულობის მონაცემებთან მუშაობის, მაღალი ხარისხის სერვისის, კლიენტებთან (სტუდენტები, მასწავლებლები, მშობლები, ინვესტორები) გრძელვადიანი ურთიერთობის შენარჩუნება და ეფექტური კომუნიკაციის უზრუნველყოფა ურთიერთქმედების ყველა ეტაპზე. სწორედ ამიტომ, CRM სისტემები (Customer Relationship Management), რომლებმაც უკვე დაამტკიცეს თავიანთი ეფექტურობა ბიზნესში, სულ უფრო პოპულარული ხდება საგანმანათლებლო სექტორში.

მოითხოვეთ დემო

როგორ დაგეხმარებათ CRM for education გადაწყვეტილებები საგანმანათლებლო დაწესებულებებისა და პროექტების მართვაში: გამოყენების ძირითადი სფეროები

საგანმანათლებლო დაწესებულების ან პროექტის მართვა სასწავლო პროცესის ხარისხიან ორგანიზებას მოითხოვს, გლუვ ადმინისტრირებას, კომუნიკაციას და მონაცემთა მართვას, რაც შეიძლება უზრუნველყოფილი იყოს CRM for education

CRM გამოყენების ძირითადი სფეროები განათლების სექტორში:

• მისაღები კამპანიების ავტომატიზაცია – CRM გადაწყვეტილებები საშუალებას გაძლევთ უზრუნველყოთ მიღების პროცესის მართვის ავტომატიზაცია ყველა განაცხადის ერთიანი მონაცემთა ბაზის უზრუნველყოფით, მათი წარმოშობის მიუხედავად. შედეგად ყველა საჭირო მონაცემი ინახევა (რეიტინგები, ტესტის ქულები და ა.შ.) ერთ ადგილას. CRM საგანმანათლებლო დაწესებულებებისთვის საშუალებას გაძლევთ ავტომატურად გადაამოწმოთ საჭირო დოკუმენტების არსებობა, გაგზავნოთ შეხსენებები დაკარგული ფაილებისთვის და აცნობოთ განაცხადების სტატუსის შესახებ.
• საკონტაქტო მონაცემთა ბაზის მართვა – საგანმანათლებლო დაწესებულებებში „კლიენტები“ არა მხოლოდ მოსწავლეები, არამედ მშობლები, პარტნიორები და დონორები არიან. CRM ეხმარება ამ კონტაქტების სტრუქტურირებას სეგმენტირებული მონაცემთა ბაზების შექმნით უფრო ეფექტური ურთიერთქმედებისთვის.
• აუდიტორიის სეგმენტაცია – CRM საგანმანათლებლო დაწესებულებებისთვის, როგორიცაა SMART business-ის SMART CRM, უზრუნველყოფს აუდიტორიის სეგმენტაციის ინსტრუმენტებს სხვადასხვა კრიტერიუმების მიხედვით: განათლების დონე, სპეციალობა, ასაკი, აკადემიური მოსწრება და ა.შ. მაგალითად, თუ დაწესებულება გვთავაზობს პროფესიული განვითარების კურსებს ან დამატებით საგანმანათლებლო პროგრამებს, სეგმენტაცია გეხმარებათ  შესთავაზოთ ისინი მოსწავლეებს, რომლებიც დავარაუდოოდ დაინტერესდებიან.
• შიდა კომუნიკაცია დაწესებულებაში – საგანმანათლებლო პროცესის ყველა მონაწილეს – ადმინისტრაციის თანამშრომელს, მასწავლებელს და მოსწავლეს – შეუძლია ინტერაქცია ერთიანი CRM სისტემით და არა ცალკეული არხებით. ეს უზრუნველყოფს, რომ მნიშვნელოვანი ინფორმაცია, როგორიცაა გაკვეთილების განრიგი ან განახლებები, სწრაფად მივიდეს დანიშნულ აუდიტორიამდე.
• „კლიენტის“ სასიცოცხლო ციკლის მართვა – Education CRM-ს შეუძლია თვალყური ადევნოს სტუდენტის დაწესებულებასთან ურთიერთობის მთელ ისტორიას, პირველი კონტაქტიდან (განაცხადის წარდგენიდან) დამთავრებამდე და შემდგომ. მაგალითად, SMART CRM საშუალებას იძლევა ადვილად შეინახოთ მონაცემები დოკუმენტებზე, გადახდებზე, აკადემიურ მოსწრებაზე, ღონისძიებებში მონაწილეობაზე, ადმინისტრაციის მოთხოვნებზე და სხვა მნიშვნელოვანი ინფორმაცია.
• მოთხოვნების მართვა – CRM სისტემას შეუძლია უზრუნველყოს მოთხოვნისა და შეკითხვებისთვის მოსახერხებელი სერვისი, უზრუნველყოს სწრაფი რეაგირების დრო და მაღალი ხარისხის ინტერაქცია მოსწავლეებთან, მშობლებთან ან მასწავლებლებთან.
• გადახდის მენეჯმენტი – CRM აუმჯობესებს გადახდის კონტროლს, რაც საგანმანათლებლო დაწესებულებებში ადმინისტრაციული მართვის მნიშვნელოვანი ნაწილია. სისტემა საშუალებას გაძლევთ თვალყური ადევნოთ და აკონტროლოთ გადახდები (სწავლის საფასური, საცხოვრებელი და ა.შ.). მაგალითად, SMART CRM-ს აქვს ფუნქცია, რომელიც საშუალებას იძლევა გაიზავნოს ავტომატური შეხსენებები გადახდებზე ელექტრონული ფოსტით, SMS-ით ან მესენჯერით, საჭირო პარამეტრებიდან გამომდინარე.
• მარკეტინგული აქტივობების იმპლემენტაცია – საგანმანათლებლო დაწესებულებებსა და ორგანიზაციებს შეუძლიათ განახორციელონ ელ.ფოსტის გაგზავნა, სარეკლამო კამპანიები ან ვებინარები სპეციალური ინტეგრირებული ინსტრუმენტების მეშვეობით, როგორიცაა SMART Marketing მრავალ არხიანი მარკეტინგული კომუნიკაციების მართვისთვის SMART CRM პლატფორმის ფარგლებში.
• განრიგის მართვის ავტომატიზაცია – საგანმანათლებლო დაწესებულებებისთვის შექმნილი CRM გადაწყვეტილებები მოიცავს ინსტრუმენტებს კლასების, ლექციების, სემინარების, კონსულტაციების ან სხვა ღონისძიებების განრიგის მარტივად შესაქმნელად, სხვადასხვა ფაქტორების გათვალისწინებით, როგორიცაა დრო, ოთახის ხელმისაწვდომობა, რესურსები ან კურსის სპეციფიკა.
• საბუთების გაციფრულება – სტუდენტებს და პერსონალს შეუძლიათ მიიღონ წვდომა საჭირო დოკუმენტებზე, სერთიფიკატებზე ან განაცხადებზე ციფრული ფორმით, რაც ავტომატიზირებს მირების პროცესს და ამცირებს ქაღალდებზე და შეცდომებზე დამოკიდებულებას. ეს მიდგომა ზრდის ეფექტურობას, უზრუნველყოფს მოხერხებულობას და ამცირებს ფიზიკური ასლების დაბეჭდვისა და შენახვის ხარჯებს.
• დონორებისა და ინვესტორების ჩართულობა – CRM პროგრამული უზრუნველყოფა საგანმანათლებლო ორგანიზაციებისთვის საშუალებას გაძლევთ შექმნათ დეტალური და გამჭვირვალე ანგარიშები სახსრების გამოყენების, მიღწევებისა და შედეგების შესახებ, ნდობის ჩამოყალიბება დონორებთან და ინვესტორებთან. სისტემას შეუძლია ხელი შეუწყოს ფინანსური ნაკადების ადვილად თვალყურის დევნებას და რესურსების ეფექტურობას, რითაც ხელს შეუწყობს ახალი ინვესტიციების მოზიდვას საიმედოობისა და გამჭვირვალობის მეშვეობით.
• მონაცემთა უსაფრთხოების გაძლიერება – CRM for education აძლიერებს მონაცემთა უსაფრთხოებას დაშიფვრის, მრავალ დონის ავთენტიფიკაციისა და როლებზე დაფუძნებული წვდომის კონტროლის მეშვეობით. ეს ხელს უშლის სტუდენტების, მასწავლებლების და პერსონალის პერსონალურ მონაცემებზე უნებართვო წვდომას და გაჟონვას. რეგულარული სარეზერვო ასლები და სისტემის მონიტორინგი უზრუნველყოფს მონაცემთა მთლიანობას ტექნიკური გაუმართაობის შემთხვევაშიც კი.
• ანალიტიკა და რეპორტინგი – CRM სისტემებს შეუძლიათ შექმნან დეტალური ანგარიშები სტუდენტების, განმცხადებლისა და მასწავლებლის მონაცემებზე დაყრდნობით, რაც ხელს უწყობს ინფორმირებული გადაწყვეტილებების მიღებას საგანმანათლებლო პროგრამების შემუშავებასთან დაკავშირებით, განათლების ხარისხის გაუმჯობესებასა და სტუდენტთა ჩართულობის სტრატეგიების ადაპაციისთვის.

ეს და სხვა შესაძლებლობები შეიძლება განხორციელდეს SMART CRM პლატფორმის გამოყენებით. ის უზრუნველყოფს კომპლექსურ ეკოსისტემას საგანმანათლებლო დაწესებულებებისთვის, სთავაზობს ყველა საჭირო ინსტრუმენტს მენეჯმენტისთვის, კომუნიკაციისთვის, ავტომატიზაციისთვის, ფინანსური კონტროლისთვის, ანალიტიკისთვის და პარტნიორებთან ურთიერთობისთვის.

მოითხოვეთ დემო

CRM-ის უპირატესობები სხვადასხვა საგანმანათლებლო დაინტერესებული მხარისთვის

CRM სკოლებისთვის
სკოლებში CRM სისტემა შეიძლება იყოს შეუცვლელი ინსტრუმენტი მშობლებთან კომუნიკაციის გასაუმჯობესებლად. სისტემა უზრუნველყოფს ავტომატურ შეტყობინებებს მოსწავლეების პროგრესის, დასწრების, მნიშვნელოვანი მოვლენებისა და გეგმების შესახებ. ეს ეხმარება მშობლებს, მიიღონ ონფორმაცია შვილების პროგრესის შესახებ, ხელს უწყობს უფრო მჭიდრო თანამშრომლობას და ჩართულობას. გარდა ამისა, CRM ხელს უწყობს მშობელთა შეხვედრებისა და სხვა ღონისძიებების ორგანიზებას, უზრუნველყოფს ცენტრალიზებულ პლატფორმას რეგისტრაციისა და კომუნიკაციისთვის მშობლებს, მასწავლებლებსა და სკოლის ადმინისტრაციას შორის.

CRM უმაღლესი განათლების დაწესებულებისთვის
უმაღლესი საგანმანათლებლო დაწესებულებები ხშირად იყენებენ ასეთ გადაწყვეტილებებს (CRM უმაღლესი განათლებისთვის) ადმინისტრაციული პროცესების მნიშვნელოვნად გასამარტივებლად. CRM სისტემით, განმცხადებლების რეგისტრაცია, დოკუმენტების შეტანის მონიტორინგი, სტატუსის განახლებები და მიღების კამპანიის შეტყობინებები შეიძლება ავტომატიზირებული იყოს. სისტემა ასევე ეხმარება სტუდენტთა განრიგის, ჯგუფების მართვას და კამპუსის რესურსების გამოყენების ოპტიმიზაციას – საკლასო ოთახებიდან ლაბორატორიებამდე.

СRM ონლაინ სკოლებისთვის
ონლაინ განათლების CRM სისტემები იძლევა შესაძლებლობას ავტომატურად დაგეგმოთ და ჩაატაროთ ონლაინ გაკვეთილები, ასევე დისტანციურად თვალყური ადევნოთ თითოეული სტუდენტის დასწრებას, აქტიურობას და საერთო პროგრესს. სხვა ინსტრუმენტებთან ინტეგრაციით, როგორიცაა ვიდეო კონფერენციის სისტემები და ტესტირების პლატფორმები, ონლაინ სკოლებს შეუძლიათ სწრაფად აღმოფხვრან ხარვეზები და შეცვალონ სასწავლო პროცესი.

CRM განათლების ცენტრებისთვის
CRM უზრუნველყოფს კურსებზე სტუდენტთა ცენტრალიზებულ რეგისტრაციას, მათი პროგრესის მონიტორინგს, მნიშვნელოვანი თარიღების შეხსენებების გაგზავნას და ცხრილის შექმნას და კორექტირება. გარდა ამისა, სისტემა გეხმარებათ თვალყური ადევნოთ კურსებზე ადგილების ხელმისაწვდომობას, მიიღოთ გადაწყვეტილები დამატებითი ჯგუფების შექმნის ან სასწავლო პროცესის ოპტიმიზაციაში რესურსების უფრო ეფექტური გამოყენებისთვის.

მოითხოვეთ დემო

განათლების CRM საგანმანათლებლო დაწესებულებებისთვის

CRM განათლებისთვის შეიძლება განსხვავდებოდეს დაწესებულების საჭიროებიდან და სპეციფიკიდან გამომდინარე:

• On-Premise CRM სისტემები – ისინი დაინტრალირებულია უშუალოდ საგანმანათლებლო დაწესებულების სერვერებზე, რაც უზრუნველყოფს მონაცემთა კონტროლისა და უსაფრთხოების მაღალ დონეს. ისინი გამოადგებათ დაწესებულებებს, რომლებიც ამუშავებენ სენსიტიურ ინფორმაციას, რომელიც დამატებით დაცვას საჭიროებს. თუმცა, მათი მინუსი სკალირებისა და პროგრამული უზრუნველყოფის სირთულეს მოიცავს, რადგან ტექნიკური მხარდაჭერისა და სისტემის განახლებისთვის საჭიროა სპეციალიზებული გუნდი, რაც მუდმივი ინვესტიციის საჭიროებას ქმნის.
• Cloud CRM სისტემები – Cloud CRM სისტემები იძლევა წვდომას ინტერნეტთან დაკავშირებული ნებისმიერი მოწყობილობიდან. ეს უზრუნველყოფს მნიშვნელოვან მოქნილობას საგანმანათლებლო დაწესებულებებისთვის, განსაკუთრებით მაშინ, როდესაც ურთიერთობენ მრავალრიცხოვან სტუდენტებთან, მასწავლებლებთან და სხვადასხვა ადგილას მომუშავე პერსონალთან. ვინაიდან მონაცემები ინახება დისტანციურ სერვერებზე, ღრუბლოვანი CRM სისტემები ხელს უწყობს მარტივ ინტეგრაციას და განახლებებს, ამცირებს ფინანსურ ხარჯებს IT ინფრასტრუქტურისა და ტექნიკური მომსახურებისთვის. SMART CRM არის ღრუბლოვანი პლატფორმა, რომელიც უზრუნველყოფს უწყვეტ ინტეგრაციას, სწრაფ მასშტაბურობას და რეგულარულ გამოშვებას მომხმარებლის ჩარევის გარეშე, რადგან მას მართავს ვენდორი SMART business.
• სპეციალიზებული CRM კონკრეტული საგანმანათლებლო დაწესებულებებისა და პროექტებისთვის – ეს სისტემები შემუშავებულია გარკვეული ტიპის საგანმანათლებლო დაწესებულებების სპეციფიკური საჭიროებების გათვალისწინებით, როგორიცაა უნივერსიტეტები, კოლეჯები, სკოლები ან სასწავლო ცენტრები. ისინი შეიძლება შეიცავდეს სპეციალიზებულ მოდულებს სასწავლო პროგრამების მართვისთვის, მასწავლებლებთან ურთიერთობისთვის, დასწრების და შესრულების მონიტორინგისთვის, ასევე სხვა საგანმანათლებლო პლატფორმებთან ინტეგრაციის უნარს, როგორიცაა სწავლის მართვის სისტემები (LMS). სპეციალიზებული CRM სისტემები საშუალებას გაძლევთ უფრო მიიღოთ უფრო პერსონალიზებული მიდგომა დააკმაყოფილოს დაწესებულების უნიკალური საჭიროებები.

განათლებაში CRM-ის წარმატებული დანერგვის თვალსაჩინო მაგალითია საქართველოში ცნობილი კერძო საგანმანათლებლო დაწესებულების ბრიტანულ-ქართული აკადემიის ქეისი. კლიენტმა თავისი საგანმანათლებლო პროცესები SMART CRM პლატფორმაში გააერთიანა. ადმინისტრაციული ამოცანების ავტომატიზაციის, აპლიკაციების მართვის ინსტრუმენტებისა და SMART Customer Care და SMART Sales გადაწყვეტილებებით, აკადემიამ შეძლო გაეუმჯობესებინა კომუნიკაცია მოსწავლეების მშობლებთან და შეამცირა პერსონალის დატვირთვა.

SMART CRM არის პლატფორმა, რომელიც შეიძლება მოქნილად იყოს ადაპტირებული თქვენი საგანმანათლებლო დაწესებულების ან პროექტის სპეციფიკური მოთხოვნების დასაკმაყოფილებლად. ეს შესაძლებელი ხდება SMART business-ის მიერ მოწოდებული მოდულების და ინტეგრაციის ვარიანტების ფართო სპექტრით. ეს ყველაფერი საშუალებას აძლევს თითოეულ საგანმანათლებლო დაწესებულებას მიიღოს მაქსიმალური სარგებელი სისტემის დანერგვით, პროგრამული პროდუქტის პერსონალიზაციით დაწესებულების უნიკალურ საჭიროებებთან და სამუშაო პროცესებთან.

მოითხოვეთ დემო

როგორ ავირჩიოთ CRM საგანმანათლებლო დაწესებულებებისთვის და რა უნდა გავითვალისწინოთ?

საგანმანათლებლო ორგანიზაციებისთვის CRM პროგრამული უზრუნველყოფის არჩევა მნიშვნელოვანი ნაბიჯია, რომელიც დაწესებულების პირველადი საჭიროებების გულდასმით გათვალისწინებას მოითხოვს. იდეალური გადაწყვეტილების შესარჩევად უნდა მიაქციოთ, რამდენიმე ძირითად ასპექტს:

1. ფუნქციონალი და მოდულები – აუცილებელია, რომ სისტემის ფუნქციონალი შეესაბამებოდეს კონკრეტული საგანმანათლებლო დაწესებულების ან პროექტის მოთხოვნებს. განსაზღვრეთ, გჭირდებათ თუ არა სისტემის ინტეგრაცია სხვა პლატფორმებთან, როგორიცაა LMS ან ფინანსური გადაწყვეტილებები. არის თუ არა საჭირო სპეციალიზებული მოდულები? გაიგეთ რომელი ფუნქციებია საჭირო თქვენი დაწესებულებისთვის და დარწმუნდით, რომ CRM სისტემა მხარს უჭერს მათ.
2. მოქნილობა და პერსონალიზაცია – უკეთესი იქნება თუ CRM შეიძლებს თქვენს დაწესებულების სპეციფიკურ საჭიროებებზე ადაპტაციას. ეს განსაკუთრებით მნიშვნელოვანია დიდი უნივერსიტეტებისთვის ან გრძელვადიანი საგანმანათლებლო პროექტებისთვის. მოძებნეთ გადაწყვეტილება, რომელიც საშუალებას მოგცემთ მარტივად დაარეგულიროთ სისტემა საგანმანათლებლო პროცესში ცვლილებებთან და ინტეგრირდეთ სხვა სერვისებთან მნიშვნელოვანი დროისა და რესურსების ინვესტიციის გარეშე.
3. მონაცემთა უსაფრთხოება – საგანმანათლებლო CRM არჩევანი არ უნდა შემოიფარგლოს მხოლოდ ფუნქციონალით, რადგან სტუდენტებისა და პერსონალის პერსონალური მონაცემების დაცვა ძალზე მნიშვნელოვანია. შეამოწმეთ, აკმაყოფილებს თუ არა სისტემა მონაცემთა დაცვის სტანდარტებს და რამდენად უზრუნველყოფს უსაფრთხოების ადეკვატურ დონეებს სენსიტიური ინფორმაციის დასაცავად.
4. მხარდაჭერა და განახლებები – CRM სისტემამ უნდა უზრუნველყოს რეგულარული განახლებები და ტექნიკური მხარდაჭერა. მნიშვნელოვანია, რომ ვენდორმა უზრუნველყოს დროული განახლებები, პროგრამული პროდუქტის გაძლიერება და შემდგომი განვითარება.
5. მასშტაბურობა – თუ თქვენი საგანმანათლებლო დაწესებულება ან პროექტი გეგმავს გაფართოებას, სისტემას უნდა შეეძლოს მომხმარებელთა, აპლიკაციების ან მონაცემების უფრო დიდი რაოდენობის მხარდაჭერა.
6. ღირებულება და ROI – CRM-ის შეფასებისას, შეადარეთ გადაწყვეტილების ღირებულება მოსალოდნელი სარგებელი. სისტემაში ჩადებულმა ინვესტიციებმა შედეგი უნდა გამოიღოს ეფექტურობის გაუმჯობესებით და ხარჯების შემცირებით, განსაკუთრებით ადმინისტრაციული პროცესებისთვის.

ამრიგად, განათლების CRM პროგრამული უზრუნველყოფის არჩევა არის კომპლექსური პროცესი, რომელიც მრავალი ფაქტორის გათვალისწინებას მოითხოვს: ფუნქციონალიდან ფასამდე და ვენდორის მხარდაჭერამდე.

SMART business მზად არის დაგეხმაროთ ამ პროცესში. SMART CRM პლატფორმის განხილვისას, გამოცდილი ექსპერტები დაგეხმარებიან შეაფასონ ძირითადი საჭიროებები და უზრუნველყონ ყველა საჭირო ინფორმაცია კარგად ინფორმირებული და დაბალანსებული გადაწყვეტილების მისაღებად.

მოითხოვეთ დემო